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Policy di gestione delle segnalazioni

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TERMINI E CONDIZIONI GENERALI DI VENDITA

(WWW.JILSANDER.COM)

I presenti termini e condizioni generali di vendita (di seguito le “ CGV” ) sono applicabili a qualsiasi vendita online di prodotti contrassegnati dal marchio JIL SANDER (di seguito denominati i “Prodotti”), attraverso il sito ufficiale di e-commerce www.jilsander.com (di seguito il "Sito"), proposta dalla società JIL SANDER S.P.A., con sede legale in Foro Buonaparte 71, Milano , regolarmente iscritta presso il Registro dell imprese di Milano al numero MI - 2537077 e partita IVA 10513210962 (di seguito denominata "Jil Sander”).

La vendita online dei Prodotti sul Sito è effettuata, ai termini e alle condizioni stabilite dalle presenti CGV e nel rispetto di tutte le leggi e le normative applicabili in vigore, da Jil Sander S.p.A. come sopra definita (di seguito il "Venditore").

1. POLITICA COMMERCIALE DEL VENDITORE

1.1 Il Venditore offre in vendita i Prodotti disponibili sul Sito e svolge la propria attività di vendita online esclusivamente nei confronti dei clienti che acquistano i Prodotti attraverso il Sito, in qualità di "consumatori" finali, vale a dire qualsiasi persona fisica che agisce per scopi personali, e che non rientrano nell’ambito della propria attività commerciale, industriale, artigianale, liberale o agricola, escludendo in tal modo qualsiasi rivenditore o qualsiasi intermediario che agisca in nome e per conto dei rivenditori (di seguito definiti i "Clienti" e ciascuno di essi un "Cliente").

1.2 Resta inteso che solo i Clienti che abbiano raggiunto la maggiore età e che abbiano la piena capacità giuridica di impegnarsi ai sensi delle presenti CGV potranno accedere al servizio di vendita online offerto dal Venditore sul Sito. Di conseguenza, chiunque non presenti le caratteristiche del Cliente, come definite al precedente paragrafo 1.1, né le condizioni di cui al presente paragrafo, è invitato a non effettuare alcun ordine sul Sito.

1.3 Il servizio di vendita online offerto dal Venditore sul Sito ITALIA, relativamente alla consegna e/o al ritiro in Boutique, secondo il caso, è disponibile solo per le località elencate nella sezione cambia Paese, sul Sito, fermo restando che un Cliente non residente nelle località menzionate è libero di acquistare sul Sito chiedendo la consegna o il ritiro in boutique, solo se previsto e disponibile.

1.4 Con riferimento alla propria politica commerciale, il Venditore si riserva il diritto di non gestire: (i) qualsiasi ordine effettuato da qualsiasi soggetto non conforme ai criteri di cui ai precedenti paragrafi 1.1, 1.2 e 1.3, (ii) in ogni caso, ordini non conformi alla propria politica commerciale e/o non conformi ai termini e alle condizioni delle presenti CGV, e (iii) qualsiasi richiesta anomala da parte di un Cliente, in termini di quantità di Prodotti ordinati (al riguardo, a titolo esemplificativo, può considerarsi anomalo ogni ordine superiore alla quantità di 5 (cinque) pezzi per lo stesso Prodotto per ordine), o (iv) in caso di attività segnalata o sospettata essere di natura fraudolenta, illegale o non autorizzata, anche nel caso di sospetto di acquisti effettuati per fini commerciali e non personali.

1.5 Di conseguenza, le presenti CGV disciplinano esclusivamente la vendita online dei Prodotti da parte del Venditore al Cliente tramite il Sito (di seguito, il “Contratto”).

1.6 Le CGV non disciplinano la fornitura di servizi o la vendita di prodotti da parte di terzi diversi dal Venditore, che possono essere presenti sul Sito tramite link, banner o altri collegamenti ipertestuali. Prima di effettuare qualsiasi ordine e acquistare prodotti e servizi di qualsiasi natura offerti da detti terzi, si raccomanda ai Clienti di verificare attentamente i termini e le condizioni generali di vendita dei prodotti e servizi stessi, dal momento che il Venditore dichiara sin d’ora di non essere in alcun modo responsabile per la prestazione di servizi e/o la vendita di prodotti da parte di detti terzi e/o, in generale, per la conclusione di vendite online tra gli utenti del Sito e detti terzi.

1.7 Prima di effettuare qualsiasi ordine di Prodotti sul Sito, al Cliente sarà chiesto di accettare incondizionatamente, in particolare (i) le presenti CGV, (ii) i termini e le condizioni d'uso del Sito (di seguito i "T&C d'uso"), (iii) la politica sulla privacy e la protezione dei dati personali del Venditore e le politiche sui cookie (di seguito la "Politica sulla privacy e sui cookie"), nonché (iv) l'informativa sul diritto di recesso e reso. Tutti questi documenti sono disponibili e consultabili dal Cliente nelle rispettive schede dedicate a tale scopo, disponibili sul Sito nella sezione area legale. Il Cliente è pertanto invitato a leggere attentamente tali documenti prima di effettuare un ordine. In assenza di accordo ed accettazione di qualsiasi previsione di cui ai presenti documenti, il Cliente non sarà autorizzato a effettuare un ordine sul Sito e lo si invita pertanto a non farlo.

2. COME STIPULARE IL CONTRATTO CON IL VENDITORE

2.1 Per poter concludere un Contratto con il Venditore, il Cliente deve attenersi alle istruzioni che verranno indicate online nelle diverse fasi che precedono la conclusione del Contratto, tra cui: (i) selezionare e inserire i Prodotti desiderati nel carrello, (ii) compilare il modulo d’ordine a tal fine previsto con i dati personali necessari per il trattamento dell’ordine (nome, indirizzo, e-mail, numero di telefono, indirizzo di consegna/fatturazione), (iii) selezionare il metodo di consegna o ritiro nel negozio e (iv) selezionare il mezzo di pagamento tra quelli disponibili.

2.2 Prima di effettuare l'ordine il Cliente potrà visualizzare un riepilogo contenente le seguenti informazioni: (i) informazioni essenziali e prezzo di ciascun Prodotto selezionato, (ii) prezzo totale dell’ordine (incluse imposte e oneri applicabili), (iii) mezzi di pagamento scelti, (iv) modalità di consegna scelta, (v) data di consegna stimata (vi) costi di trasporto se applicabili (inclusi eventuali costi aggiuntivi che il Cliente è tenuto a sostenere per aver optato per una specifica modalità di spedizione e consegna diversa e/o più veloce rispetto a quella definita dal Venditore come standard), (vii) condizioni e modalità di esercizio del diritto di recesso, nonché modalità di eventuale reso dei Prodotti acquistati, (viii) dati personali forniti ai fini dell'elaborazione dell’ordine, e (ix) contatti del Venditore e del servizio clienti, se necessario. Il Cliente potrà quindi, prima di confermare l’invio dell’ordine e procedere al pagamento, rivedere la propria selezione, verificare che l’ordine corrisponda alle proprie intenzioni di acquisto, modificarlo se necessario e/o correggere eventuali errori in merito ai propri dati personali, necessari per la corretta elaborazione dell’ordine da parte del Venditore.

2.3 La trasmissione dell'ordine da parte del Cliente costituisce un'offerta vincolante per l'acquisto dei Prodotti selezionati dal Venditore, subordinatamente alle presenti CGV, ferma restando la facoltà di recesso del Cliente di cui al successivo Articolo 7, nonché l'obbligo per il Cliente di pagare il prezzo dei Prodotti ordinati.

2.4 Una volta effettuato un ordine, questo verrà registrato nella banca dati del Venditore per il tempo necessario all’elaborazione dello stesso, in conformità alle leggi applicabili e alla Politica sulla privacy. Il Venditore confermerà la ricezione dell’ordine tramite e-mail, fermo restando che qualsiasi ordine effettuato dal Cliente è in tutti i casi soggetto all’accettazione del Venditore. L'e-mail di conferma della ricezione di qualsiasi ordine da parte del Cliente non indica pertanto l'accettazione dell'ordine. Il Venditore, infatti, si riserva, previa verifica, di non accettare tutto o parte dell’ordine, senza alcuna responsabilità a riguardo. A titolo esemplificativo e non esaustivo un ordine non potrà essere accettato, in tutto o in parte, dal Venditore (i) nei casi di cui al precedente paragrafo 1.4, (ii) qualora un Prodotto selezionato non sia più disponibile, (iii) qualora il pagamento non sia stato autorizzato e/o (iv) qualora i dati personali forniti dal Cliente e necessari per l’elaborazione dell’ordine risultino non validi, e/o (v) qualora il Cliente non adempia ai propri obblighi derivanti da un precedente contratto con il Venditore. Nel caso in cui l'ordine non venga accettato, il Venditore ne darà comunicazione al Cliente tramite e-mail e, se del caso, provvederà al rimborso delle corrispondenti somme già versate.

2.5 Il Contratto tra il Cliente e il Venditore si intenderà concluso con la ricezione da parte del Cliente della e-mail del Venditore a conferma della consegna dell'ordine così accettato (di seguito la "Conferma d'ordine"). La Conferma d’ordine sarà inviata al Cliente all’indirizzo e-mail indicato nell’ordine. Nel caso di indisponibilità di uno o più Prodotti ordinati, il Venditore contatterà il Cliente per informarlo e l’ordine sarà quindi parzialmente cancellato e il prezzo da pagare sarà solo equivalente all’importo dei Prodotti disponibili. Il Venditore rimborserà, secondo il caso, qualsiasi importo già corrisposto, corrispondente ai prezzi dei Prodotti non disponibili.

2.6 La Conferma d’ordine conterrà il numero dell’ordine, le informazioni essenziali dei Prodotti acquistati, nonché il prezzo da pagare e il metodo di consegna scelto e l’indirizzo di consegna, laddove applicabile. Una volta registrati, il Cliente potrà in ogni momento accedere ai propri ordini consultando la scheda dati dell'ordine direttamente disponibile sul Sito.

3. DESCRIZIONE DEL PRODOTTO E PREZZO

3.1 Il Venditore dichiara che i Prodotti venduti tramite il Sito sono prodotti originali.

3.2 Sul Sito, il Venditore non offre in vendita prodotti di seconda mano, prodotti difettosi e/o comunque di qualità inferiore rispetto agli standard applicabili a prodotti simili offerti sul mercato.

3.3 Le informazioni e le caratteristiche essenziali dei Prodotti sono disponibili sul Sito mediante consultazione dei relativi Dettagli & Cura. Le immagini dei Prodotti presenti sul Sito non possono essere considerate contrattuali, in quanto possono differire dalla realtà, ad esempio, il colore, il tessuto, la consistenza possono differire da quelle dei Prodotti reali, per cause non imputabili al Venditore, che possono essere dovute, tra l’altro, al browser Internet e/o alle caratteristiche dei dispositivi utilizzati dal Cliente. Il Cliente deve pertanto compiere la propria scelta sulla base delle sole Schede prodotto ed il Venditore declina espressamente ogni responsabilità al riguardo.

3.4 I prezzi dei Prodotti sono indicati sul Sito. I prezzi sono indicati in euro, fermo restando che l’IVA e ogni altra imposta applicabile sono considerate incluse nel prezzo visualizzato. Ai prezzi dei Prodotti ordinati e comunicati al Cliente, nel corso del riepilogo dell'ordine e prima della convalida da parte di quest'ultimo, saranno aggiunte solo le eventuali spese di consegna.

3.5 Il Venditore si riserva il diritto di modificare i prezzi dei Prodotti in qualsiasi momento e senza preavviso, fermo restando che ogni modifica non si applicherà agli ordini già confermati da una Conferma d’ordine e ancora in corso di elaborazione alla data dell’aggiornamento del prezzo.

4. PAGAMENTI

4.1 Il Cliente si impegna a pagare il prezzo dei Prodotti nonché gli eventuali costi di spedizione e consegna legati alla Conferma d’ordine, di cui al precedente paragrafo 3.4, fermo restando che il pagamento sarà effettuato a favore di Jil Sander S.p.A., come sopra individuata. Resta inteso che il Venditore non addebiterà alcun costo aggiuntivo al Cliente, salvo specificatamente indicato nel riepilogo e nella Conferma d’ordine.

4.2 Il Cliente pagherà con i mezzi di pagamento che avrà scelto al momento della relativa trasmissione dell'ordine, tra quelli che il Venditore metterà a disposizione sul Sito, ossia:

carta di credito o di debito (a titolo esemplificativo ma non esaustivo: Visa©, MasterCard©, American Express©, Diners©, JBC© che saranno messi a disposizione);
PayPal e PayPal Express;
Klarna (paga di volta in volta);

4.3 In caso di pagamento con carta di credito, le informazioni finanziarie (ad esempio il numero di carta di credito/debito o la data di scadenza) saranno trasmesse, mediante un protocollo criptato, alle organizzazioni terze che forniscono i servizi relativi al pagamento elettronico a distanza, senza che nessuna terza parte possa accedervi. Tali informazioni non potranno inoltre mai essere utilizzate dal Venditore se non per eseguire le procedure relative all'elaborazione dell’ordine ed effettuare i corrispondenti rimborsi in caso di possibili resi dei Prodotti, a seguito dell’esercizio del diritto di recesso da parte del Cliente o nel caso in cui sia necessario impedire o segnalare alle autorità competenti eventuali attività fraudolente sul Sito. In ogni caso, tutti i dati personali forniti dal Cliente saranno trattati dal Venditore nel rispetto della normativa vigente in materia e delle disposizioni contenute alla sezione area Legale – Politica sulla privacy disponibile sul Sito.

4.4 L'importo dell'ordine sarà addebitato al momento della spedizione/ritiro del Prodotto in Boutique e solo dopo che: (i) il Venditore ha inviato al Cliente la Conferma d’ordine e (ii) l’emittente della carta di pagamento ha autorizzato il Cliente ad addebitare la carta di credito indicata ovvero ha autorizzato il conto Paypal del Cliente, laddove applicabile.

4.5 Qualora il pagamento venga rifiutato per qualsiasi ragione, l'ordine verrà cancellato e il Contratto sarà risolto automaticamente, senza alcuna responsabilità da parte del Venditore in tal senso. Il Venditore informerà il Cliente senza indugio tramite e-mail.

4.6 Gli eventuali oneri applicati dall'emittente della carta di credito, dalla banca o da altri istituti di pagamento, connessi all'elaborazione del pagamento dell'ordine, sono a carico esclusivo del Cliente.

4.7 Una volta effettuato il pagamento, previa accettazione da parte del Cliente, il Venditore emetterà una ricevuta elettronica contenente le informazioni inserite dal Cliente al momento dell'ordine a tal fine.

4.8 In nessun caso il Venditore sarò ritenuto responsabile per errori di pagamento tramite il servizio di pagamento terzo verificatisi a causa della mancata connessione del Cliente ovvero per danno diretti e/o indiretti che per qualsiasi ragione/tiolo, il Cliente dovesse subire per effetto e/o in conseguenza di sospensioni e/o interruzioni del funzionamento del sito dell’istituto bancari (ivi inclusi eventuali attacchi informatici).

5. SPEDIZIONE E CONSEGNA DEI PRODOTTI – RITIRO IN BOUTIQUE

5.1 Il Venditore lascia alla scelta del Cliente la possibilità di (i) far recapitare i Prodotti, oggetto della Conferma d’ordine, all’indirizzo di sua scelta tra i Paesi disponibili elencati sul Sito; o (ii) beneficiare del servizio “Ritiro in boutique” per ritirare i Prodotti direttamente dalla boutique gestita dal Venditore con il marchio “JIL SANDER” presente nel Paese/regione di acquisto e nell’elenco delle boutique che offrono tale servizio, disponibile sul Sito, alla sezione “Store locator” (di seguito la “Boutique”). Il cliente comunicherà la sua scelta al momento della collocazione dell'ordine.

5.2 Consegna all’indirizzo scelto dal Cliente

Qualora il Cliente optasse per la ricezione dell’ordine all’indirizzo di sua scelta tra i paesi disponibili elencati sul Sito, la consegna avverrà nel rispetto del termine concordato con il Venditore durante la Conferma d’ordine, subordinatamente al pagamento del prezzo. Si precisa che i tempi di consegna indicato è fornito a puro titolo informativo e che il Venditore può rifiutare la consegna presso: i) caselle postali; ii) strutture pubbliche, aeroporti e/o porti iii) persone fisiche e/o giuridiche che forniscono servizi di spedizione al di fuori del paese selezionato dal Sito.

Poiché la consegna è effettuata dai vettori, gli eventuali costi di consegna non sono inclusi nel prezzo ma sono indicati separatamente nel riepilogo a disposizione del Cliente, prima di convalidare l'ordine, e saranno addebitati al Cliente, salvo in caso di promozione del Venditore, a propria discrezione e regolarmente comunicata sul Sito.

Il Cliente riceverà i dettagli della spedizione e consegna da parte del vettore tramite e-mail all’indirizzo riportato nel modulo d’ordine. Nella misura consentita dalla legge applicabile, il Venditore non si assume alcuna responsabilità per danni derivanti da specifici accordi tra il Cliente e il vettore.

Alla consegna, il Cliente è invitato a verificare che il pacco consegnato sia integro e non danneggiato in alcun modo e che corrisponda a quanto indicato nella bolla di consegna. Il Cliente è altresì invitato a verificare che i Prodotti siano conformi alle caratteristiche dei Prodotti ordinati (modello, taglia, colore, quantità). Qualsiasi danno e/o errore dovrà essere segnalato al vettore sulla bolla di consegna, prima di sottoscriverla, e al servizio clienti, non appena possibile dopo la consegna, altrimenti il Venditore si riserva il diritto di non dare seguito ad eventuali richieste successive, ad eccezione di quelle relative ai difetti di conformità previsti dalla legge, di cui al successivo Articolo 10.

5.3 Ritiro in Boutique

Qualora il Cliente optasse per il servizio di Ritiro in boutique, laddove disponibile, il Cliente riceverà tramite e-mail, all’indirizzo indicato nel Modulo d’ordine, un invito a ritirare i Prodotti acquistati presso la Boutique selezionata, una volta disponibili. Il Cliente potrà quindi ritirare i Prodotti dal giorno in cui riceve il suddetto invito, che potrebbe essere il giorno in cui il Cliente riceve la Conferma d’ordine o, al più tardi, entro 10 (dieci) giorni dalla data di ricezione della e-mail di invito in questione.

Per poter ritirare l’ordine dalla Boutique selezionata, il Cliente dovrà presentare al personale di vendita (i) copia dell’e-mail di Conferma d’ordine e dell’e-mail di invito al Cliente a ritirare l’ordine, e (ii) un documento di identità in corso di validità al momento del ritiro. In caso di mancata presentazione dei documenti di cui ai precedenti punti (i) e (ii), il personale di vendita sarà autorizzato a rifiutare la richiesta di incasso. In questo caso il servizio clienti farà tutto il possibile per contattare il Cliente e trovare una nuova data di ritiro conveniente per quest’ultimo.

Se il Cliente non ritirerà l'Ordine entro 10 (dieci) giorni dalla data di ricezione dell'e-mail di conferma della disponibilità dell'Ordine da ritirare presso la Boutique selezionata, il Contratto si intenderà risolto automaticamente. Il Cliente non potrà più pertanto ritirare o richiedere il suo Ordine dalla Boutique selezionata o dal Venditore. In conseguenza della risoluzione del Contratto, verrà restituito al Cliente l’importo corrisposto, nei tempi e con le modalità indicate dal Venditore.

Qualora il Cliente scelga di affidare ad una terza persona il ritiro del proprio Ordine dalla Boutique selezionata, tale persona dovrà presentare, oltre alla copia dell’e-mail di Conferma d’ordine e all’invito al ritiro, una procura rilasciata dal Cliente, unitamente alla fotocopia del documento di identità in corso di validità del Cliente, nonché il proprio documento di identità in corso di validità il giorno del ritiro.

Si precisa altresì che i tempi di consegna saranno i medesimi di quelli previsti per la consegna presso un indirizzo di scelta del Cliente di cui al precedente paragrafo 5.2, salvo che i Prodotti oggetto dell’ordine siano già disponibili nella Boutique selezionata alla data di invio della Conferma d’ordine.

5.4 Al fine di meglio conoscere le specifiche modalità di spedizione e consegna dei Prodotti all’indirizzo indicato dal Cliente ovvero scegliendo il servizio di Ritiro in boutique, il Cliente è invitato a consultare la sezione servizio clienti disponibile sul Sito. Le informazioni contenute in questa sezione devono essere attentamente considerate parte integrante e sostanziale delle presenti CGV e pertanto si considerano pienamente conosciute e accettate dal Cliente al momento della presentazione dell'ordine al Venditore.

5.5 La titolarità dei Prodotti e il rischio di perdita, danneggiamento e distruzione degli stessi passeranno al Cliente al momento della consegna all'indirizzo concordato o, se del caso, al ritiro dalla Boutique selezionata.

6. PRE-ORDERS

6.1 Il Cliente potrà validamente concludere un Contratto con il Venditore avente ad oggetto Prodotti in pre-orders intendendosi tali i Prodotti che non siano immediatamente disponibili per la spedizione e la cui data di disponibilità è indicativamente riportata sulla pagina web del prodotto (i “Prodotti Pre - Order”).

6.2 A seguito dell’ordine dei Prodotti in Pre - Order, il Venditore garantisce al Cliente fino ad esaurimento scorte, e sulla base dell’ordine di prenotazione, la priorità sull’acquisto dei Prodotti Pre - Order. Il Cliente può aggiungere al carrello il Prodotto e inoltrare l’ordine di acquisto con le modalità previste all’articolo 2.

6.3 Ricevuto l’ordine di acquisto, il Venditore invia al Cliente la Conferma dell’ordine dei Prodotti pre- Order.

6.4 Quando il Prodotto Pre - Order è reso disponibile, il Cliente ricevere all’indirizzo e-mail comunicato al momento dell’odine, la conferma della spedizione del Prodotto in Pre- Order.

6.5 Al momento dell’inoltro dell’ordine di acquisto, viene comunicata al Cliente una data stimata di consegna del Prodotto Pre - Order. Il Cliente prende atto del fatto ed accetta che la data stimata di consegna, trattandosi di prodotto non ancora disponibile per la vendita al pubblico, potrà subire delle variazioni.

6.6 La disciplina della modalità di consegna dei Prodotto Pre - Order è regolata dall’articolo 5, con esclusione del 5.3 (il Prodotto non sarà ritirabile in Boutique).

6.7 Il Cliente può annullare l’ordine del Prodotto in Pre- Order, fino al momento della spedizione dello stesso, successivamente, il cliente può recedere dal contratto concluso con il Venditore con le modalità previste al successivo art. 7.

6.8 Con riferimento ai Prodotti acquistati con modalità pre-ordine, il pagamento del prodotto, delle spese di spedizione e altri oneri eventualmente applicabili può avvenire esclusivamente mediante carte di credito, di cui il Cliente dovrà inserire i riferimenti al momento della prenotazione del Prodotto in Pre-Order ai sensi dell’articolo 6.2. Il pagamento viene elaborato solo al momento della spedizione del Prodotto.

7. SERVIZIO CLIENTI

7.1 Il Cliente potrà richiedere a Jil Sander, come infra definita, ogni informazione, reclamo, esercitare i propri diritti, quali l’implementazione di garanzie legali, o ottenere informazioni sulle condizioni di vendita dei Prodotti o sui Prodotti stessi, attraverso il servizio clienti organizzato da Jil Sander. Per ulteriori informazioni si rimanda alla sezione di assistenza al cliente disponibile sul Sito.

7.2 Il Cliente potrà a sua discrezione contattare telefonicamente il servizio clienti di Jil Sander o qualsiasi altro mezzo di contatto indicato da Jil Sander e richiedere all’operatore di collocare l’Ordine per conto del Cliente. In tal caso, il Cliente verrà informato via e-mail, all’indirizzo e-mail fornito dallo stesso, che l’acquisto è stato completato con successo e che l’ordine è in fase di elaborazione. Nel caso in cui il Cliente non riceva la suddetta e-mail di conferma è responsabilità del Cliente segnalare il problema al servizio clienti di Jil Sander e richiedere l’invio di una nuova e-mail. Il Venditore non risponderà nel caso in cui l'e-mail di conferma non sia ricevuta all'indirizzo e-mail indicato dal Cliente (per qualsiasi motivo) o, in generale, nel caso in cui il Cliente non comunichi tempestivamente al Venditore la mancata ricezione dell'e-mail di conferma. Per tutto quanto non specificato nel presente paragrafo 7.2, le disposizioni contenute nelle presenti CGV e, in generale, nel Sito si applicano all'elaborazione dell'ordine, nonché alle sue successive fasi.

8. DIRITTO DI RECESSO

8.1 Il Cliente ha 14 (quattordici) giorni di tempo per esercitare il proprio diritto di recesso dal Contratto, senza dover fornire motivazioni, salvo qualora le leggi e le norme locali applicabili prevedano un periodo di tempo obbligatorio più lungo, che si applicherà secondo il caso. Tale periodo decorre (i) dalla data di consegna dei Prodotti all’indirizzo concordato dal Cliente, oppure (ii) dalla data di ritiro dei Prodotti dalla Boutique selezionata, come rispettivamente definita nei precedenti paragrafi 5.2 e 5.3. Qualora l'ordine riguardi più Prodotti consegnati separatamente, il periodo decorrerà dalla data di ricevimento o ritiro in Boutique, secondo il caso, dell'ultimo pacco ricevuto, oggetto della Conferma d'ordine.

8.2 Il Cliente deve comunicare al Venditore, entro il termine sopra indicato, la volontà di esercitare tale diritto di recesso, secondo le modalità previste dal presente Articolo. Per comunicare tale decisione il Cliente potrà utilizzare il modulo di recesso standard, disponibile sul Sito nella Sezione 'Account', pagina 'Resi & Cambi' per clienti registrati; per i clienti guest sezione 'Servizio clienti' pagina 'Resi & Cambi'.

8.3 Il diritto di recesso non si applica agli acquisti di (i) Prodotti realizzati su richiesta del Cliente o chiaramente personalizzati, la cui fabbricazione richiede adattamenti speciali per soddisfare esigenze tecniche ed estetiche molto precise (es. capi su misura, alterazioni), (ii) Prodotti aperti e non restituibili per motivi igienici o di tutela della salute e (iii) Prodotti contrassegnati come saldo finale, se del caso, secondo le leggi locali.

8.4 Il Venditore accetterà l'esercizio del diritto di recesso da parte del Cliente, fermo restando il rispetto delle seguenti condizioni: (i) i Prodotti restituiti non dovranno essere stati in alcun modo utilizzati, indossati, lavati e/o alterati, (ii) l’etichetta identificativa dovrà comunque essere ancora apposta sui Prodotti, così come la stessa è stata apposta, (iii) il sigillo monouso non dovrà essere stato rimosso dal prodotto, (iv) i Prodotti dovranno essere restituiti nel loro imballo originale non danneggiato

8.5 Fermo restando il rispetto delle condizioni di cui ai precedenti paragrafi 7.3 e 7.4, il Cliente dovrà restituire i Prodotti acquistati entro 14 (quattordici) giorni dalla data in cui ha ricevuto o ritirato i Prodotti interessati secondo i termini e le condizioni che seguono, messi a sua disposizione:

(i) Reso tramite etichetta prepagata: il Cliente potrà utilizzare l’etichetta di reso prepagata inclusa nel pacco del vettore designato dal Venditore per la spedizione dei Prodotti acquistati, senza compilare alcun modulo di reso online e senza specificare alcuna ragione del diritto di recesso; oppure

(ii) Reso tramite modulo online: Il Cliente potrà scegliere di compilare la richiesta di diritto di recesso per il/i Prodotto/i acquistato/i direttamente sul Sito nella Sezione 'Account', pagina 'Resi & Cambi' per clienti registrati; per i clienti guest sezione 'Servizio clienti' pagina 'Resi & Cambi'. Al termine di tale procedura, il Cliente riceverà un'e-mail di conferma, all’indirizzo indicato al momento dell’ordine, contenente una nuova etichetta di reso prepagata che dovrà stampare e incollare all’esterno del pacco per inviare il/i Prodotto/i da restituire, sostituendo quella presente nel pacco di spedizione originale ove inclusa; oppure

(iii) Resi in boutique (laddove tale servizio sia applicabile): Il Cliente potrà scegliere di restituire gratuitamente i Prodotti direttamente in una Boutique (situata nel paese in cui i Prodotti sono stati consegnati e autorizzata per tale servizio, il cui elenco è disponibile sul Sito, nella Sezione 'Account', pagina 'Resi & Cambi' per clienti registrati; per i clienti guest sezione 'Servizio clienti' pagina 'Resi & Cambi'. Il Cliente consegnerà i Prodotti restituiti al personale di vendita della Boutique selezionata e fornirà il riferimento del numero d'ordine indicato nell'e-mail di Conferma d'ordine (che permetterà di verificare che l'ordine sia stato effettuato sul Sito). Il personale addetto alla vendita verificherà, in presenza del Cliente, la sussistenza di tutte le condizioni per l’esercizio del diritto di recesso di cui al presente Articolo. Se le condizioni sono soddisfatte, il personale di vendita accetterà il reso e il Cliente riceverà un'e-mail di conferma all'indirizzo indicato al momento dell'ordine. Il rimborso sarà effettuato dal Venditore secondo il metodo di pagamento utilizzato dal Cliente per l’acquisto dei Prodotti. Non verrà effettuato alcun rimborso immediato presso la Boutique.

(iv) Reso tramite il servizio clienti: Il Cliente potrà sempre avvalersi del servizio clienti di Jil Sander per restituire il/i Prodotto/i acquistato/i. Su richiesta del Cliente, il servizio clienti di Jil Sander potrà formulare una richiesta di reso direttamente nel proprio sistema, indicando il/i Prodotto/i che sarà/saranno restituito/i. Al termine di tale procedura, il Cliente riceverà un'e-mail di conferma all’indirizzo fornito al momento dell’ordine. Il Prodotto sarà quindi restituito direttamente al magazzino di Jil Sander.

8.6 Se il Cliente sceglie la modalità precedente (i), (ii) o (iv), il Cliente non dovrà pagare i costi di restituzione, in quanto i relativi costi saranno a carico del Venditore, che pagherà il servizio fornito dal vettore. Resta tuttavia inteso che, qualora il Cliente decida di avvalersi di un vettore diverso da quello indicato dal Venditore, il Cliente dovrà pagare l’intero costo del reso e che tale non gli verrà rimborsato. In ogni caso il Cliente è tenuto ad affidare il Prodotto ad un corriere di fiducia e di conservare la ricevuta che attesta l’invio del pacco. Il Venditore non sarà in alcun caso responsabile per lo smarrimento del Prodotto restituito con quest’ultima modalità.

8.7 In caso di recesso, il Cliente sarà rimborsato per tutti i pagamenti effettuati, incluse le eventuali spese di consegna, salvo che per le modalità del 8.6 ad eccezione dei costi aggiuntivi nel caso in cui il Cliente abbia espressamente scelto una modalità di consegna diversa da quella standard offerta dal Venditore. I costi eventualmente sostenuti dal Cliente rimarranno a suo carico.

I rimborsi saranno effettuati utilizzando lo stesso mezzo di pagamento utilizzato dal Cliente per l’operazione iniziale; in ogni caso, il Cliente non dovrà sostenere alcun costo in conseguenza dell’esercizio del diritto di recesso.

I rimborsi saranno effettuati entro 14 (quattordici) giorni dalla lavorazione del reso da parte del Venditore .

8.8 Resta inteso che il Cliente sarà contattato dal servizio clienti di Jil Sander nel caso in cui il diritto di recesso non possa essere accettato per inosservanza delle condizioni previste nel presente Articolo. In tal caso, i Prodotti verranno restituiti al Cliente e i costi di consegna saranno a suo carico. Qualora il Cliente rifiuti tale consegna, il Venditore si riserva il diritto di conservare i Prodotti e l’importo corrispondente al prezzo di acquisto, nonché l’importo relativo ai costi di consegna.

9. CAMBI

9.1 Oltre al diritto di recesso, il Venditore offre al Cliente il diritto di cambiare i Prodotti, ad eccezione di quelli realizzati su misura o personalizzati, se del caso, ai sensi delle leggi locali, alle condizioni previste dal presente Articolo.

9.2 Il Cliente potrà cambiare i Prodotti acquistati entro 14 (quattordici) giorni dalla data di ricevimento dei Prodotti. A tale scopo il Cliente potrà compilare il modulo di reso online per richiedere il cambio o contattare il servizio clienti di Jil Sander per concordare la restituzione dei Prodotti interessati dal cambio. Il Cliente potrà restituire i Prodotti interessati in base ai termini e alle condizioni di cui al precedente Articolo 7, fermo restando che il cambio in Boutique di Prodotti acquistati online verrà gestito come reso del Prodotto e contestuale nuovo acquisto.

9.3 Ogni nuova consegna potrà avvenire solo dopo che il Venditore avrà ricevuto i Prodotti restituiti.

9.4 Le condizioni di accettazione di qualsiasi cambio rimangono le stesse previste per l'accettazione dei resi nell'ambito dell'esercizio del diritto di recesso di cui al precedente Articolo 7, in particolare i Prodotti restituiti incompleti, danneggiati, deteriorati, sporchi o in qualsiasi altra condizione che possa ragionevolmente indicare che siano stati utilizzati o indossati, non potranno essere cambiati.

9.5 Il cambio dei Prodotti avrà come conseguenza la risoluzione del Contratto e il pagamento della nuova vendita avverrà mediante compensazione dell’importo della vendita iniziale.

9.6 Nel quadro della politica commerciale sui cambi, proposta ai sensi del presente Articolo, il Venditore si riserva il diritto di rifiutare un cambio che superi due (2) richieste successive per lo stesso Prodotto da parte del Cliente.

10. ESCLUSIONE DI GARANZIA E LIMITAZIONE DI RESPONSABILITÀ

10.1 Le presenti CGV definiscono tutti gli obblighi e le responsabilità di Jil Sander in relazione alla vendita online dei Prodotti tramite il Sito. In particolare, il Venditore non garantisce che i Prodotti siano idonei per qualsiasi uso particolare inteso dal Cliente, salvo tale uso sia stato reso noto al Venditore al momento della conclusione del Contratto.

10.2 Nella misura massima consentita dalla legge, il Sito, i suoi contenuti e servizi sono forniti gratuitamente "nello stato in cui si trovano" e in base alla disponibilità. Jil Sander non fornisce alcuna garanzia relativamente al Sito, ai suoi contenuti o servizi, ivi incluse, a titolo non esaustivo eventuali garanzie di continuità e di assenza di interruzioni o errori di funzionamento, di protezione da programmi dannosi (come virus, bug, malware, ecc.) e di adeguatezza per uno scopo particolare e, al contrario, Jil Sander esclude espressamente qualsiasi garanzia in tal senso. Poiché i servizi sono offerti gratuitamente, Jil Sander si impegna a garantire che le informazioni rese disponibili attraverso il Sito siano accurate e aggiornate. Tuttavia, Jil Sander non può in nessun caso garantire l’accuratezza di tali informazioni o che tali informazioni siano prive di errori od omissioni e Jil Sander esclude espressamente qualsiasi garanzia o responsabilità in tal senso. Jil Sander si riserva il diritto di aggiornare e/o modificare il contenuto del Sito in qualsiasi momento senza alcun preavviso e senza alcuna responsabilità, secondo quanto pienamente previsto all’Articolo 13 che segue.

11. GARANZIA

11.1 Il Cliente deve assicurarsi che i Prodotti consegnati corrispondano all’ordine effettuato. Oltre al diritto di recesso e al diritto di cambio, i Prodotti sono soggetti alle condizioni di garanzia previste dalla legge.

11.2 In conformità alle leggi e alle normative applicabili, la garanzia legale di conformità è applicabile alla vendita dei Prodotti. Il Venditore ha l’obbligo di consegnare i Prodotti conformemente al Contratto. Il Venditore è altresì responsabile per i vizi occulti dei Prodotti venduti, fatte salve le disposizioni delle leggi e delle normative applicabili.

11.3 In base a quanto previsto dalle leggi e dalle normative applicabili, si applica la garanzia legale di conformità in caso di difetto di conformità del Prodotto e fermo restando che il Prodotto sia stato utilizzato secondo lo scopo previsto.

11.4 In caso di difetti di conformità del Prodotto, il Cliente ha il diritto di richiedere la riparazione o la sostituzione dello stesso, a sua scelta e a titolo gratuito in entrambi i casi. Tuttavia, nel rispetto delle leggi e delle normative applicabili, il Venditore non potrà procedere in base alla scelta del Cliente qualora tale scelta comporti un costo palesemente sproporzionato rispetto all’altro metodo, tenuto conto del valore dei beni o dell’importanza del difetto. In tal caso, il Venditore è obbligato a procedere, salvo impossibilità, secondo la modalità non prescelta dal Cliente.

11.5 In base alle disposizioni delle leggi e delle normative applicabili, qualora la riparazione e la sostituzione del Prodotto sia impossibile per il Venditore, il Cliente potrà restituire il bene e ottenere la restituzione del prezzo o mantenere il bene e ottenere la restituzione parziale del prezzo. Tuttavia, il Contratto non può essere risolto se il difetto di conformità è trascurabile.

11.6 La garanzia legale di conformità è valida per 2 (due) anni dalla data di consegna del Prodotto, salvo diverse disposizioni di legge locali, secondo il caso. La garanzia legale di conformità si applica indipendentemente da qualsiasi garanzia commerciale eventualmente concessa dal Venditore.

11.7 La garanzia legale contro i difetti occulti si applica se un difetto nel Prodotto lo rende inadatto all’uso per cui è destinato o se ne riduce l’uso. Per tutto quanto non espressamente previsto dal presente documento, si rinvia alle norme previste in materia dalle leggi e dalle normative vigenti in materia a tale effetto.

11.8 Il Cliente dovrà avere il diritto di restituire il Prodotto e ottenere il rimborso del prezzo, ovvero di conservare il Prodotto ed ottenere il rimborso parziale del prezzo.

11.9 La garanzia legale contro i vizi occulti è valida per 2 (due) anni dalla scoperta del difetto occulto, salvo altrimenti previsto dalle leggi locali, secondo il caso.

11.10 Resta inteso che il Cliente non avrà diritto ad esercitare la garanzia nei seguenti casi:

i. in mancanza di prova d’acquisto

ii. se il Prodotto è stato danneggiato, utilizzato o modificato o in altro modo alterato dal Cliente o da terzi;

iii. in mancanza delle etichette originarie

iv. in ogni caso, decorso il termine di 2 (due) mesi per la denuncia del difetto di conformità.

12. LEGGI APPLICABILI E CONTROVERSIE

12.1 Le presenti CGV sono soggetti al diritto applicabile e alle leggi e normative applicabili del Paese di residenza/domicilio del Cliente.

12.2 In caso di controversia e prima dell’eventuale ricorso al Mediatore dei consumatori, il Cliente dovrà contattare il servizio clienti di Jil Sander per posta o e-mail, come di seguito indicato, per cercare di risolvere la controversia in via amichevole:

JIL SANDER S.pA. Foro Buonaparte 71 - 20121 Milano, Italia

Alla cortese attenzione del: Servizio clienti

e-mail: customercare@jilsander.com

Qualora la controversia non possa essere composta in via amichevole, il Cliente potrà fare ricorso, gratuitamente, a una mediazione del consumatore. Il mediatore deve essere contattato entro il termine massimo di un (1) anno dal reclamo iniziale, attraverso la Commissione europea, tramite la sua piattaforma online per la risoluzione delle controversie, disponibile al seguente link, conformemente alla Direttiva 2013/11 del Parlamento europeo e del Consiglio del 21 maggio 2013 relativa alla composizione extragiudiziale delle controversie in materia di consumo e al Regolamento (UE) n. 524/2013 del Parlamento europeo e del Consiglio del 21 maggio 2013 in materia di risoluzione delle controversie online:

https://ec.europa.eu/consumers/odr/main/index.cfm?event=main.home.chooseLanguage

12.3 Fermo restando quanto precede, qualora non si trovi una soluzione amichevole (ivi incluso a seguito della procedura di mediazione descritta poc'anzi) o nel caso in cui il Cliente voglia intentare direttamente la causa o la controversia davanti ad un Tribunale, senza seguire una procedura di composizione amichevole, il Tribunale competente territorialmente per ogni controversia, salvo diverse disposizioni di legge che farebbero riferimento alla competenza inderogabile di un Tribunale straniero, è quello di residenza / domicilio del Cliente.

13. DISPOSIZIONI VARIE

13.1 Ciascuna disposizione delle presenti CGV sarà considerata separatamente e indipendentemente dalle altre. Qualora una disposizione delle presenti CGV fosse ritenuta nulla, non valida o inapplicabile per qualsiasi ragione, ciò non pregiudicherà la validità e l'applicabilità delle restanti disposizioni.

13.2 Qualora il Venditore non richieda, in qualsiasi momento, l'adempimento di alcuna disposizione delle presenti CGV, ciò non potrà essere interpretato come una rinuncia al diritto di applicare detta disposizione in un secondo momento.

13.3 Qualsiasi evento di forza maggiore, ai sensi delle leggi applicabili, comporterà la sospensione degli obblighi contenuti nelle presenti CGV che sono influenzati dall'evento di forza maggiore e la parte interessata dall'evento di forza maggiore non sarà ritenuta responsabile della sua incapacità di adempiere a tali obblighi. Tale parte è tenuta a informare l'altra parte di tale evento entro 7 (sette) giorni dal suo verificarsi.

13.4 Tutte le informazioni relative al trattamento dei dati personali sono disponibili nella Politica sulla privacy disponibile sul Sito.

14. MODIFICHE E AGGIORNAMENTI

Le CGV sono accettati dal Cliente nella versione pubblicata al momento della conclusione del Contratto, anche per quanto riguarda le garanzie ivi incluse. Il Venditore si riserva il diritto di modificare le CGV di volta in volta, nonché di tenere conto delle modifiche normative. La versione aggiornata delle CGV acquisterà efficacia dalla data della loro pubblicazione sul Sito e il Cliente vi aderirà così come aderirà a tutte le successive modifiche ed integrazioni. È pertanto responsabilità del Cliente monitorare costantemente il Sito ed essere a conoscenza di eventuali modifiche o integrazioni alle presenti CGV, nonché eventuali modifiche o integrazioni a qualsiasi altra disposizione del Sito che disciplini in qualsiasi modo il rapporto tra il Cliente e il Venditore. Qualsiasi modifica e/o aggiunta alle CGV, a ogni altra disposizione del Sito che disciplina il rapporto tra il Cliente e il Venditore non si applicherà a qualsiasi ordine già accettato dal Venditore.

Pubblicazione Aprile 2023

Policy di gestione delle segnalazioni

Parte I – PRINCIPI GENERALI

1. Scopo

2. Ambito di applicazione

3. Principi Generali

4. Definizioni

Parte II – PROCESSO DI SEGNALAZIONE

5. Ruoli e Responsabilità

6. Segnalazioni

7. Segnalante

8. Canali di segnalazione

9. Gestione delle segnalazioni

a. Ricezione delle segnalazioni

b. Valutazione dell'ammissibilità della segnalazione

d. Chiusura del caso

10. Divieto di Ritorsione

Parte III – DISPOSIZIONI FINALI

11. Tutela della riservatezza

12. Misure di sostegno e misure per la protezione delle Persone Coinvolte

13. Processo di miglioramento continuo

14. Archiviazione e tracciabilità della documentazione

15. Formazione e comunicazione

16. Misure disciplinari

17. Norme di riferimento e Privacy

Parte I – PRINCIPI GENERALI

Scopo

OTB SpA (di seguito anche "OTB" o "la Società") e le sue controllate (di seguito anche il “Gruppo OTB” o il “Gruppo”) si impegnano a sostenere i propri valori, ad aderire agli standard etici delineati nel Codice Etico di Gruppo e a mostrare il proprio impegno nel rispettare ed essere conformi alle normative vigenti. Al fine di perseguire questi principi, OTB ha implementato un sistema omnicomprensivo per le segnalazioni e la gestione coerente di potenziali/sospette violazioni (Segnalazioni Whistleblowing), definito Sistema di Gestione Whistleblowing.

Lo scopo della Policy di Gestione delle Segnalazioni (di seguito anche “Policy”) è quello di delineare le procedure per la gestione delle Segnalazioni Whistleblowing, ivi incluse le fasi relative alla ricezione, all'analisi e alla risoluzione di tali segnalazioni. La procedura definisce l’oggetto delle segnalazioni, i soggetti autorizzati a effettuare le segnalazioni e la struttura organizzativa, i ruoli e le responsabilità che i Segnalanti e il Gruppo devono rispettare durante il processo di segnalazione e gestione della stessa.

La Policy è stata redatta in conformità alla Legge Italiana sul Whistleblowing, alla direttiva UE 2019/1937 ed a tutte le normative sul Whistleblowing applicabili, nei paesi in cui il Gruppo opera. Con riferimento alle Società Italiane del Gruppo è da intendersi integralmente richiamata nei Modelli di Gestione d’Organizzazione ai fini del D.Lgs. 231/01 ed include anche le modalità di segnalazione di potenziali Violazioni al Codice Etico di Gruppo.

2. Ambito di applicazione

La presente procedura si applica al Gruppo OTB, ivi inclusi tutti i soggetti previsti dalla Direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, sulla tutela delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione (di seguito anche la “Direttiva UE Whistleblowing”) e da tutte le altre normative sul Whistleblowing applicabili, ossia coloro che operano in nome e per conto del Gruppo OTB, quali amministratori, dirigenti, collaboratori a tempo indeterminato e a tempo determinato o che svolgano prestazioni occasionali, lavoratori somministrati, volontari e tirocinanti, azionisti nonché terze parti quali a titolo esemplificativo lavoratori autonomi, liberi professionisti, consulenti e candidati.

3. Principi Generali

I soggetti coinvolti nelle attività disciplinate dalla presente procedura devono operare nel rispetto del sistema normativo, organizzativo e di poteri basato sui seguenti principi:

Riservatezza

L'identità del Segnalante, così come quella del segnalato e di eventuali altri soggetti coinvolti, oltre che il contenuto della segnalazione e dei relativi documenti, non devono essere rivelate a persone non direttamente coinvolte nella gestione della segnalazione, a meno che non sia stato ottenuto il consenso preventivo da parte di tali soggetti. La divulgazione può essere consentita solo se strettamente necessaria per la gestione della segnalazione e deve essere limitata al personale autorizzato responsabile della gestione della segnalazione, come descritto nella presente procedura. In questi casi, il Segnalante deve essere tempestivamente informato e fornire il proprio consenso espresso.

La riservatezza e l'anonimato sono rispettati anche attraverso l'adozione di uno strumento informatico dedicato alle Segnalazioni Whistleblowing che garantisce sistemi di crittografia.

Trasparenza

Le attività regolate dalla presente procedura devono provvedere a garantire la trasparenza nello svolgimento dei propri incarichi e a fornire un’informativa completa e veritiera.

Autonomia, Imparzialità, Indipendenza e Professionalità

Le Segnalazioni Whistleblowing devono essere gestite in modo da garantire il rispetto dei principi di autonomia, imparzialità, indipendenza e professionalità.

Veridicità e Fondatezza

Le segnalazioni devono avere ad oggetto notizie che il Segnalante ragionevolmente ritenga essere vere.

Divieto di Ritorsione a tutela dei Segnalanti e delle Altre Parti Coinvolte

Le Ritorsioni sono rigorosamente vietate quando il Segnalante effettua una segnalazione in buona fede e sulla base di motivi fondati. Tale principio è disciplinato dall'art. 17, comma 4, del D.Lgs. n. 24/2023 e dall'art. 19 della Direttiva UE Whistleblowing e da tutte le altre normative sul Whistleblowing applicabili, che non solo regolamentano ma impediscono qualsiasi forma di Ritorsione nei confronti di chi segnala potenziali violazioni. L’obiettivo primario di tale previsione è quello di proteggere tutti i soggetti coinvolti nella segnalazione da qualsiasi forma di trattamento ingiusto o dannoso.

Il divieto di Ritorsione è valido quando il Segnalante ha presentato la segnalazione sulla base di motivazioni ben fondate.

4. Definizioni

Gruppo OTB:

OTB SpA e tutte le Società direttamente ed indirettamente controllate.

Facilitatore:

La persona fisica che assiste il Segnalante nel processo di segnalazione e che può operare sia all'interno sia all'esterno del contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata. A titolo esemplificativo, può trattarsi del Gestore delle Segnalazioni, del responsabile diretto del Segnalante, del responsabile delle Risorse Umane, di un collega, di una terza persona o di qualsiasi altra figura interna o esterna all'organizzazione. Come il Segnalante, anche il Facilitatore è tutelato in base al paragrafo "11. Tutela della riservatezza” della presente procedura.

Gestore delle Segnalazioni Principale:

La figura di Gestore delle Segnalazioni che assume il ruolo di Responsabile del Canale Interno.

Gestore delle Segnalazioni Secondario:

La figura di Gestore delle Segnalazioni che assume il ruolo di Responsabile del Canale Interno, qualora il Gestore delle Segnalazioni principale presenti un conflitto di interessi. OTB Group Internal Audit La funzione di Internal Audit del Gruppo OTB che funge da Gestore delle Segnalazioni Primario, come meglio precisato al paragrafo “5. Ruoli e Responsabilità” della presente procedura.

Organismo di Vigilanza :

Organismo autonomo incaricato di vigilare e monitorare i comportamenti illeciti ai sensi del Decreto Legislativo n. 231/2001.

Presidente dell’Organismo di Vigilanza:

Il Presidente dell'Organismo di Vigilanza nominato ai sensi dell'art. 6 del D.Lgs. 231/2001. Per il dettaglio si veda quanto riportato nel paragrafo “5. Ruoli e Responsabilità”.

Local Legal Offices:

Divisione legale specializzata all'interno della Società del Gruppo OTB, ove non esistente svolta dalla Funzione Finance, che si occupa di questioni legali specifiche di una particolare regione geografica o area operativa. Per il dettaglio si veda quanto riportato nel paragrafo “5. Ruoli e Responsabilità”.

OTB Group Legal Office:

La divisione legale centrale del Gruppo OTB che gestisce questioni legali, problematiche e affari su scala mondiale o internazionale. Per il dettaglio si veda quanto riportato nel paragrafo “5. Ruoli e Responsabilità”.

Persona Coinvolta:

Una persona fisica o giuridica o un organo societario citata nella segnalazione del Segnalante a cui è riconducibile la presunta violazione o come persona altrimenti coinvolta.

Ritorsione:

Qualsiasi condotta, atto od omissione, anche solo tentata o minacciata, commessa nei confronti di una persona che ha presentato una segnalazione e che può causarle, direttamente o indirettamente, un danno ingiusto.

Segnalante:

Chiunque segnali una sospetta violazione o una pratica illegale di cui sia venuto a conoscenza nell'ambito delle proprie attività lavorative.

Segnalazione Whistleblowing:

Una comunicazione, effettuata in forma scritta o orale, relativa a una sospetta violazione, come meglio specificato nei paragrafi 6, 7 e 8 della presente procedura.

Legge Italiana sul Whistleblowing:

Decreto Legislativo 10 marzo 2023, n. 24 di attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali.

Direttiva UE Whistleblowing:

Direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, sulla tutela delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione.

Legge Francese sul Whistleblowing:

Loi n° 2022-401 du 21 mars 2022 visant à améliorer la protection des lanceurs d’alerte.

Legge Spagnola sul Whistleblowing:

Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

Legge Inglese sul Whistleblowing:

s.43K of the Employment Rights Act 1996.

Legge Tedesca sul Whistleblowing:

Whistleblower Protection Act (Hinweisgeberschutzgesetz).

Legge Olandese sul Whistleblowing:

Dutch Whistleblowing Protection Act.

Altre Leggi sul Whistleblowing:

Tutte le altre leggi che regolano la protezione delle persone che denunciano violazioni delle leggi vigenti nei Paesi in cui hanno sede le società del Gruppo OTB.

Terze Parti:

- Lavoratori autonomi e somministrati, collaboratori, liberi professionisti, consulenti;

- persone il cui rapporto di lavoro deve ancora iniziare e che hanno acquisito informazioni sulle violazioni durante il processo di assunzione;

- ex dipendenti o partner di OTB o delle sue controllate che sono venuti a conoscenza di violazioni durante il loro rapporto di lavoro con la Società.

Violazioni ai sensi della Direttiva UE Whistleblowing Comportamenti, atti od omissioni che danneggiano l'azienda e che possono consistere in:

- illeciti che rientrano nell'ambito di applicazione degli atti dell'Unione europea o nazionali;

- violazioni che danneggiano gli interessi finanziari dell'Unione Europea;

- violazioni riguardanti il mercato interno, di cui all’articolo 26, paragrafo 2, TFUE comprese violazioni delle norme UE in materia di concorrenza e aiuti di Stato;

- atti o comportamenti che vanificano l'oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell'Unione nei settori indicati ai punti precedenti;

- violazioni delle normative locali in materia di responsabilità delle società, ad esempio, in Italia ai sensi del Decreto Legislativo n. 231/2001.

Per tutte le violazioni non esplicitamente menzionate in questa sede, si rimanda alle normative locali (es. Legge Italiana sul Whistleblowing, Legge Francese sul Whistleblowing, Legge Olandese sul Whistleblowing, Legge Inglese sul Whistleblowing, Legge Tedesca sul Whistleblowing, Legge Spagnola sul Whistleblowing e tutte le altre leggi che regolano la tutela delle persone che effettuano segnalazioni di violazioni delle leggi vigenti nei Paesi in cui hanno sede le società del Gruppo OTB).

Parte II – PROCESSO DI SEGNALAZIONE

5. Ruoli e Responsabilità

Gestore delle Segnalazioni Principale e Secondario

La figura di Gestore delle Segnalazioni assume il ruolo di Responsabile del Canale Interno ai sensi della Direttiva UE Whistleblowing.

Il Gestore delle Segnalazioni è responsabile delle seguenti attività:

a) rilasciare al Segnalante l’avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione;

b) mantenere le interlocuzioni con il Segnalante e, se necessario, chiedere ulteriori informazioni;

c) dare diligente seguito alle segnalazioni ricevute;

d) fornire un riscontro alla segnalazione entro 3 mesi dall’avviso di ricevimento o, se non è stato inviato alcun avviso, entro 3 mesi dalla scadenza del periodo di sette giorni dalla segnalazione;

e) fornire informazioni chiare sul canale, sulle procedure e sulle modalità per effettuare le segnalazioni interne, nonché sul canale, sulle procedure e sulle modalità per effettuare le segnalazioni esterne.

In particolare, il Gestore delle Segnalazioni, nello svolgimento delle sue funzioni, si occupa di:

- monitorare il processo di segnalazione, garantendo aggiornamenti periodici sul suo stato e su quello dei canali di segnalazione, ove opportuno;

- dare diligente seguito alle segnalazioni ricevute, coordinando tutti gli attori coinvolti nel processo di gestione delle segnalazioni;

- valutare l’ammissibilità della segnalazione, anche con il supporto di consulenti esterni, per le segnalazioni ai sensi della Direttiva UE Whistleblowing e delle altre normative sul Whistleblowing applicabili, e per le Società Italiane, con il supporto dell'Organismo di Vigilanza per le segnalazioni ai sensi del D.Lgs. n. 231/2001, al fine di verificare che questa non abbia una manifesta infondatezza o un contenuto generico;

- avviare l’istruttoria interna, in caso di segnalazioni ammissibili, con il supporto di responsabili di altre funzioni interne e/o di consulenti esterni, individuando i soggetti incaricati di condurre le indagini, valutando la correttezza e l'attendibilità dei fatti segnalati;

- fornire un riscontro al Segnalante come previsto dalla Direttiva UE Whistleblowing e dalle altre normative sul Whistleblowing applicabili.

Di seguito sono riportati i dettagli delle persone designate come Gestore delle Segnalazioni per i diversi tipi di società del Gruppo OTB.

5.1 OTB S.p.A. e società italiane del Gruppo OTB

La funzione OTB Group Internal Audit (Gestore delle Segnalazioni Principale) e l’OTB Group Legal Office (Gestore delle Segnalazioni Secondario) assumono il ruolo di Gestore delle Segnalazioni (Responsabile del Canale Interno) per le filiali italiane del Gruppo. Nel caso in cui la segnalazione abbia rilevanza ai fini del D.Lgs. 231/2001, il Gestore delle Segnalazioni avvisa il Presidente dell'Organismo di Vigilanza della società interessata dalla segnalazione, affinché lo stesso possa svolgere le indagini del caso.

In caso di conflitto di interessi, ovvero qualora la segnalazione riguardi il Gestore principale, o un suo collaboratore, la funzione responsabile della gestione del Canale Interno è rappresentata dall’altro Gestore delle Segnalazioni non in conflitto (Gestore delle Segnalazioni Secondario).

5.2 Società europee del Gruppo OTB

La funzione OTB Group Internal Audit (Gestore delle Segnalazioni Principale) e il Local Legal Office della società interessata (Gestore delle Segnalazioni Secondario) dalla segnalazione assumono il ruolo di Gestore delle Segnalazioni (Responsabile del Canale Interno) per le società europee del Gruppo.

In caso di conflitto di interessi, ovvero qualora la segnalazione riguardi il Gestore delle Segnalazioni Principale o un suo collaboratore, la funzione responsabile della gestione del Canale Interno, insieme all’altro Gestore delle Segnalazioni non in conflitto, è rappresentata dall’OTB Group Legal Office (Gestore delle Segnalazioni Secondario).

5.3 Società non europee del Gruppo OTB (USA, APAC, JP e KOREA)

Le funzioni OTB Group Internal Audit e il Local Legal Office della società interessata (Gestore delle Segnalazioni Principale) dalla segnalazione assumono il ruolo di Gestore delle Segnalazioni (Responsabile del Canale Interno) per le società situate nelle Region estere alla comunità europea.

In caso di conflitto di interessi, ovvero qualora la segnalazione riguardi il Gestore delle Segnalazioni Principale o un suo collaboratore, la funzione responsabile della gestione del Canale Interno, è rappresentata dal responsabile delle Risorse Umane (HR Regional Officer) della Region interessata (Gestore delle Segnalazioni Secondario), con conseguente reporting al Chief People & Organization Officer del Gruppo OTB.

6. Segnalazioni

Le seguenti violazioni possono essere oggetto di segnalazione ai sensi della Direttiva UE Whistleblowing:

1) condotte illecite rilevanti ai sensi del Decreto Legislativo 8 giugno 2001, n. 231, o violazioni dei modelli di organizzazione e gestione ivi previsti, che non rientrano nei numeri 3), 4), 5) e 6) o nel caso di violazioni di leggi straniere in materia di responsabilità amministrativa degli enti o di prevenzione dei reati, nonché di violazioni del Modello Organizzativo o del Codice Etico di OTB e/o di norme/procedure interne, codici di condotta e modelli organizzativi adottati da altre società del Gruppo OTB;

2) illeciti che rientrano nell'ambito di applicazione degli atti dell'Unione europea o nazionali ovvero degli atti nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell'Unione europea indicati nell'allegato alla Direttiva UE Whistleblowing, relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell'ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;

3) atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell'Unione di cui all'articolo 325 del Trattato sul funzionamento dell'Unione europea specificati nel diritto derivato pertinente dell'Unione europea; si pensi, a titolo esemplificativo, al caso in cui una società del Gruppo OTB commetta una frode fiscale, al fine di evadere le imposte;

4) atti od omissioni riguardanti il mercato interno, di cui all'articolo 26, paragrafo 2, del Trattato sul funzionamento dell'Unione europea, comprese le violazioni delle norme dell'Unione europea in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, nonché le violazioni riguardanti il mercato interno connesse ad atti che violano le norme in materia di imposta sulle società o i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l'oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle società;

5) atti o comportamenti che vanificano l'oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell'Unione nei settori indicati nei numeri 2), 3) e 4);

6) violazioni del Codice Etico di Gruppo; in tali casistiche si esorta la visione del suddetto documento per comprendere nel dettaglio gli ambiti delle possibili segnalazioni e le rispettive modalità.

Le informazioni relative alle violazioni devono riguardare comportamenti, atti od omissioni di cui il Segnalante sia venuto a conoscenza nell'ambito della propria attività lavorativa.

Non rientrano tra le violazioni che devono essere segnalate attraverso i canali previsti:

- reclami, controversie o richieste relative ad un interesse personale del Segnalante, come ad esempio questioni riguardanti esclusivamente il proprio rapporto di lavoro personale con i colleghi;

- informazioni chiaramente prive di fondamento;

- informazioni che sono già disponibili e di pubblico dominio;

- informazioni acquisite sulla base di speculazioni o pettegolezzi inattendibili (es. "rumors");

- violazioni già disciplinate da altri atti comunitari o nazionali;

- violazioni in materia di sicurezza nazionale e di appalti relativi alla difesa o alla sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell'Unione Europea.

Per essere ammissibile, la segnalazione non solo deve soddisfare i suddetti requisiti oggettivi, ma deve anche essere il più possibile precisa e circostanziata.

In particolare, è necessario che risultino chiare:

- le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione;

- la descrizione del fatto;

- le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto a cui attribuire il fatto segnalato.

È inoltre utile allegare qualsiasi documentazione che possa fornire elementi di fondatezza dei fatti oggetto della segnalazione.

7. Segnalante

Le segnalazioni di violazioni di cui alla Direttiva UE Whistleblowing e alle altre normative sul Whistleblowing applicabili possono essere effettuate da:

- tutti i collaboratori del Gruppo OTB, nonché i lavoratori a tempo determinato o che svolgono prestazioni occasionali, i volontari e i tirocinanti;

- personale con funzioni di rappresentanza, amministrazione o direzione, o che esercitano la gestione e il controllo delle attività aziendali;

- i lavoratori subordinati, autonomi, i lavoratori somministrati, i collaboratori, i liberi professionisti, i fornitori di beni e servizi, i consulenti;

- persone il cui rapporto di lavoro con la Società o il Gruppo deve ancora iniziare e che siano venute a conoscenza di informazioni sulle violazioni durante il processo di assunzione;

- ex collaboratori o partner del Gruppo OTB che siano venuti a conoscenza di violazioni durante il loro precedente rapporto di lavoro con la Società/il Gruppo.

Ai soggetti che effettuano una segnalazione ai sensi della Direttiva UE Whistleblowing e delle altre normative sul Whistleblowing applicabili, come descritto nel presente documento, sono riconosciuti i diritti di tutela previsti dalla normativa stessa e illustrati nella Parte III della presente procedura.

8. Canali di segnalazione

Il Gruppo OTB ha istituito un sistema di reporting interno per la presentazione di segnalazioni relative a violazioni di cui alla Direttiva UE Whistleblowing e alle altre normative sul Whistleblowing applicabili, ivi incluse le violazioni di cui al Decreto Legislativo n. 231/2001, ove applicabile. Le segnalazioni possono essere inoltrate utilizzando la piattaforma digitale di segnalazione disponibile da computer o cellulare ai link riportati nella tabella sotto (Tabella 1), attraverso le seguenti modalità:

- forma scritta;

- in forma orale, tramite la registrazione di una nota audio. La piattaforma consente di camuffare la voce del Segnalante nel caso in cui questo voglia restare anonimo.

In entrambi i casi il canale è idoneo ad assicurare la riservatezza delle fonti e delle informazioni di cui si venga in possesso, nonché a garantire l’anonimato della segnalazione.

Tabella 1- Link al tool di gestione delle segnalazioni Società Link di accesso al Tool

OTB SpA, BVX Srl, OTB Foundation / https://OTB.integrityline.com

Diesel SpA, Diesel Italia Srl / https://Diesel.integrityline.com

Marni Group Srl / https://Marni.integrityline.com

Jil Sander SpA / https://Jil-Sander.integrityline.com

Margiela SAS Italian branch / https://Margiela.integrityline.com

Staff International SpA, Props Vigevano Srl Frassineti Srl / https://STAFF INTERNATIONAL.integrityline.com

Brave KID Srl / https://Brave Kid.integrityline.com

Con riferimento alle Società estere del Gruppo si faccia riferimento al canale di segnalazione previsto nel Codice Etico di Gruppo disponibile sul sito internet di OTB.

Il Segnalante potrà scegliere di presentare la segnalazione sia in forma anonima sia fornendo volontariamente i propri dati personali. Qualora il Segnalante decidesse di proseguire con la segnalazione in forma anonima, al fine di garantirne l’anonimato, sarà necessario per il Segnalante ricordare il codice ID della segnalazione generato dal sistema al momento dell’invio della stessa e la password, in quanto la piattaforma non registra il login. In caso di perdita delle credenziali non sarà, quindi, possibile recuperare il flusso della segnalazione. In tal caso, sarà cura del Segnalante provvedere ad effettuare regolarmente l’accesso sulla piattaforma per visualizzare gli aggiornamenti relativi alla propria segnalazione. Il Gestore delle Segnalazioni potrà avere necessità di ottenere le informazioni relative all’identità del Segnalante per effettuare gli approfondimenti opportuni, in tal caso potrà chiedere a quest’ultimo di fornire i propri dati.

Qualora il Segnalante decida di restare anonimo, la segnalazione non potrà avere seguito e non sarà presa in considerazione da parte del Gestore delle Segnalazioni. Tale decisione verrà comunicata al Segnalante tramite un avviso di chiusura della segnalazione.

Per quanto riguarda le segnalazioni relative a violazioni che coinvolgono il Gruppo OTB, il Segnalante può presentare la propria segnalazione anche attraverso i Canali di Segnalazione Esterna istituiti dalle Autorità Pubbliche designate dai rispettivi Stati Membri dell'Unione Europea. L'accesso ai Canali di Segnalazione Esterni è tuttavia consentito esclusivamente per le violazioni rilevanti e alle condizioni previste dalla Legge Italiana sul Whistleblowing, dalla Legge Francese sul Whistleblowing, dalla Legge Olandese sul Whistleblowing, dalla Legge Inglese sul Whistleblowing, dalla Legge Tedesca sul Whistleblowing, dalla Legge Spagnola sul Whistleblowing e dalle altre Leggi sul Whistleblowing, come descritto di seguito:

- il canale interno non è attivo o non garantisce la riservatezza del Segnalante;

- la segnalazione effettuata attraverso il canale interno non ha avuto seguito da parte del Gestore delle Segnalazioni entro i termini previsti o non è stata adeguatamente affrontata;

- il Segnalante ha ragionevoli motivi per ritenere che la segnalazione effettuata attraverso il canale interno non avrà un seguito efficace o comporterà un rischio di Ritorsione;

- il Segnalante ha ragionevoli motivi per ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o manifesto per l'interesse pubblico (es. salute e sicurezza o pericolo ambientale).

La divulgazione pubblica (attraverso la stampa o i media elettronici o comunque con mezzi accessibili al pubblico che possano raggiungere un numero elevato di persone) può essere utilizzata solo nei seguenti casi:

- il Segnalante ha già effettuato una segnalazione interna o esterna a cui non è stato dato seguito entro i termini previsti;

- il Segnalante ha ragionevoli motivi per ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o manifesto per l'interesse pubblico;

- il Segnalante ha ragionevoli motivi per ritenere che, in caso di segnalazione esterna, vi sia il rischio di ritorsioni o che la segnalazione possa non avere efficace seguito a causa di circostanze specifiche, come quelle in cui le prove possono essere occultate o distrutte, o in cui le persone che hanno ricevuto la segnalazione possono essere colluse con l'autore della violazione o coinvolte nella violazione.

Quando sono utilizzati i canali di segnalazione sopra menzionati, i Segnalanti hanno la possibilità di avvalersi del supporto di una persona designata che li assista durante il processo, la quale assume il ruolo di Facilitatore. In particolare, i Segnalanti hanno l'autonomia di nominare un Facilitatore, che può essere scelto tra persone interne e/o esterne all'azienda, secondo quanto ritenuto utile dal Segnalante. A titolo esemplificativo, ma non esaustivo, il ruolo di Facilitatore può essere assegnato al Gestore delle Segnalazioni, al responsabile diretto, al responsabile delle Risorse Umane, a un collega, a un soggetto terzo o a qualsiasi altro soggetto interno o esterno alla società.

Per tutti i canali non esplicitamente menzionati in questa sede, si rimanda alle normative locali (es. Legge Italiana sul Whistleblowing, Legge Francese sul Whistleblowing, Legge Olandese sul Whistleblowing, Legge Inglese sul Whistleblowing, Legge Tedesca sul Whistleblowing, Legge Spagnola sul Whistleblowing e tutte le altre leggi che regolano la tutela delle persone che effettuano segnalazioni di violazioni delle leggi vigenti nei Paesi in cui hanno sede le società del Gruppo OTB).

9. Gestione delle segnalazioni

Le segnalazioni interne ricevute attraverso i canali descritti nel paragrafo precedente saranno gestite come descritto di seguito.

a. Ricezione delle segnalazioni

Tale attività è svolta e coordinata dal Gestore delle Segnalazioni, il quale deve comunicare al Segnalante, entro 7 giorni dal ricevimento, l'avvenuta ricezione della segnalazione.

Tale comunicazione è accessibile da parte del Segnalante tramite una mail automatica di notifica - inviata tramite la piattaforma digitale di segnalazione - la quale è inoltre, inviata ad aggiornamento dello stato della segnalazione. Il Segnalante può accedere tramite il link diretto alla piattaforma digitale ricevuto con la mail di notifica alla segnalazione e verificarne lo stato di avanzamento. Tale procedimento si applica nel caso in cui il Segnalante fornisca volontariamente i propri dati personali. Nel caso in cui il Segnalante decida di procedere con la segnalazione in forma anonima, sarà suo compito accedere regolarmente alla piattaforma per visualizzare gli aggiornamenti relativi alla sua segnalazione. In quest'ultimo caso, il Segnalante potrà accedere in autonomia e in qualsiasi momento alla piattaforma, inserendo il codice ID della segnalazione generato dal sistema al momento dell’invio della segnalazione e la password scelta, al fine di monitorare l’avanzamento della segnalazione e interloquire con il Gestore delle Segnalazioni per fornire ulteriori dettagli/informazioni. Si specifica che, in caso di smarrimento del codice ID della segnalazione, non sarà possibile recuperarlo e sarà necessario aprire una nuova segnalazione. Si raccomanda, pertanto, di memorizzare e conservare con cura tale codice.

Se la segnalazione è ricevuta da un soggetto esterno ai canali di segnalazione individuati e autorizzati, il quale sarà identificato come Facilitatore, lo stesso deve trasmetterla entro 7 giorni al soggetto competente attraverso i canali di segnalazione indicati nel presente documento, dandone contestuale comunicazione al Segnalante.

b. Valutazione dell'ammissibilità della segnalazione

Tale compito è svolto dal Gestore delle Segnalazioni, anche in collaborazione, ove ritenuto opportuno, con consulenti esterni, per le segnalazioni rientranti nella Direttiva UE Whistleblowing e nelle altre normative sul Whistleblowing applicabili e con il coinvolgimento dell'Organismo di Vigilanza della società interessata dalla segnalazione per le segnalazioni rientranti nel D.Lgs. n. 231/2001.

Questa fase è finalizzata a:

1- verificare che la segnalazione sia stata presentata in conformità alle disposizioni del presente documento;

2- valutare il contenuto della segnalazione al fine di verificare se siano rispettati i requisiti per rientrare in una delle casistiche disciplinate dal presente documento (violazioni ai sensi della Direttiva UE Whistleblowing e delle altre normative sul Whistleblowing applicabili, del D.Lgs. n. 231/2001, etc.);

3- instaurare un dialogo con il Segnalante e, ove ritenuto necessario, richiedere ulteriori informazioni o chiarimenti.

Pertanto, il Gestore delle Segnalazioni, con il supporto dell'Organismo di Vigilanza nel caso di segnalazioni rilevanti ai sensi del D.Lgs. 231/2001, valuta l'ammissibilità della segnalazione in base al suo allineamento con le linee guida indicate nel presente documento, dandone successivamente comunicazione al Segnalante. Il Segnalante può rimanere informato attraverso le notifiche automatiche inviate via e-mail dalla piattaforma digitale di segnalazione, la quale fornisce aggiornamenti sullo stato della segnalazione. Accedendo al link fornito nella e-mail di risposta automatica, il Segnalante può verificare lo stato attuale della segnalazione. Nel caso in cui il Segnalante decida di procedere con la segnalazione in forma anonima, sarà suo compito accedere regolarmente alla piattaforma per visualizzare gli aggiornamenti relativi alla sua segnalazione. In questo caso, il Segnalante potrà accedere in autonomia e in qualsiasi momento alla piattaforma, inserendo il codice ID della segnalazione generato dal sistema al momento dell’invio della segnalazione e la password scelta, al fine di monitorare l’avanzamento della segnalazione e interloquire con il Gestore delle Segnalazioni per fornire ulteriori dettagli/informazioni.

A seguito della verifica dell'idoneità della segnalazione, il Gestore delle Segnalazioni individua i soggetti che devono partecipare alla successiva fase istruttoria e fornisce loro le informazioni essenziali per avviare il processo di indagine.

A tal proposito, si precisa che:

- nel caso in cui la segnalazione riguardi una violazione del D.Lgs. 231/2001, la segnalazione sarà gestita dall'Organismo di Vigilanza della società interessata dalla segnalazione con il supporto della funzione OTB Group Internal Audit (Gestore della segnalazione Principale) o della funzione OTB Group Legal Office (Gestore della Segnalazione secondario) in caso di conflitto di interessi;

- se la segnalazione riguarda una violazione di cui alla Direttiva UE Whistleblowing o di cui alle altre normative sul Whistleblowing applicabili, la segnalazione sarà gestita dal Gestore delle Segnalazioni (che può essere identificato come persona diversa a seconda della regione in cui si trova la società, come riportato nel paragrafo 5 del presente documento), in linea con le disposizioni di cui ai paragrafi "Indagine" e "Chiusura del caso" del presente documento;

c. Istruttoria

Questa fase è eseguita e coordinata da diversi soggetti, a seconda della natura della segnalazione:

- nel caso di segnalazioni che potrebbero riguardare una fattispecie disciplinata dal D.Lgs. n. 231/2001, la supervisione dell'indagine è affidata all'Organismo di Vigilanza della società interessata dalla segnalazione, mentre il Gestore delle Segnalazioni ha il compito di attivare l'iter investigativo e di assicurarne il rispetto dei tempi previsti;

- per le segnalazioni potenzialmente rientranti nel campo di applicazione della Direttiva UE Whistleblowing e delle altre normative sul Whistleblowing applicabili, il Gestore delle Segnalazioni, come individuato al paragrafo 5“Ruoli e Responsabilità”, supervisiona l’indagine. Spetta al Gestore delle Segnalazioni avviare la procedura di indagine e assicurarne la tempestiva conclusione, coinvolgendo e coordinando eventuali collaboratori e consulenti per lo svolgimento dell’attività.

Il soggetto responsabile della fase istruttoria è tenuto a garantire l'esecuzione delle attività ispettive. In questa fase, a seguito del consenso ottenuto da parte del segnalante,(1) è possibile avvalersi del supporto operativo e tecnico di funzioni e/o consulenti esterni precedentemente individuati(2).

Il processo investigativo è finalizzato alla conduzione di indagini mirate volte a individuare, verificare e valutare tutti i potenziali elementi che possano confermare la fondatezza dei fatti segnalati. Questa fase investigativa deve rimanere imparziale nei confronti delle Funzioni coinvolte, del Segnalante e della persona oggetto della segnalazione, e deve essere condotta senza pregiudizi. Inoltre, la persona oggetto della segnalazione deve avere la possibilità di rispondere e ricevere assistenza.

Questa fase deve rispettare, tra gli altri, a titolo esemplificativo e non esaustivo, i seguenti principi:

- definire e documentare in modo chiaro e completo l'obiettivo e l'ambito;

- garantire la sicurezza e la riservatezza dei contenuti e della documentazione, nonché delle persone coinvolte;

- trattare i dati personali in conformità alle norme sulla protezione dei dati (come indicato nel paragrafo 3 "Principi Generali" del presente documento);

- mantenere una comunicazione chiara e priva di ambiguità;

- fornire aggiornamenti periodici al Segnalante in merito allo stato di avanzamento della segnalazione;

- inoltre, il coinvolgimento delle Risorse Umane nella fase di indagine è fondamentale per garantire l'attuazione di misure di tutela sia per il Segnalante che per il soggetto segnalato, e per valutare le implicazioni da un punto di vista giuslavoristico.

(1) Si specifica che il Gruppo OTB ai fini della gestione della segnalazione, può avere necessità di avvalersi del supporto operativo e tecnico di funzioni e/o consulenti esterni precedentemente individuati al fine di svolgere approfondimenti specialistici circa la propria segnalazione. Si potrà quindi rendere necessaria la comunicazione alla società terza anche del nominativo del segnalante e/o di ulteriori informazioni dalle quali potrebbe essere desunta l'identità di tale soggetto. Inoltre, ai sensi della Direttiva UE Whistleblowing e delle altre normative sul Whistleblowing applicabili è richiesto il consenso del segnalante per la comunicazione dell’identità dello stesso, e di qualsiasi altra informazione da cui possa evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità, a persone diverse da quelle competenti, in base alla legge, a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni. Il mancato consenso non pregiudica la gestione, da parte del gruppo, della segnalazione, ma in tal caso l’efficacia dell’attività investigativa potrà essere inferiore.

d. Chiusura del caso

Questa fase è svolta e coordinata dal Gestore delle Segnalazioni, con il supporto dell'Organismo di Vigilanza nei casi rilevanti ai sensi del D.Lgs. 231/2001, sulla base dell'oggetto della segnalazione e dei responsabili delle funzioni interne all'azienda e/o dei consulenti esterni coinvolti nelle fasi precedenti.

La fase di chiusura determina la conclusione del processo.

Un caso è chiuso quando non si ritengono necessarie ulteriori azioni e non è necessario svolgere ulteriori indagini.

In questa fase si devono prendere in considerazione le seguenti azioni:

- conclusione del processo di segnalazione e comunicazione del suo esito;

- azioni in risposta a eventuali segnalazioni (ad esempio, azioni disciplinari);

- comunicazione al personale incaricato del supporto e della protezione del Segnalante e alle altre parti coinvolte;

- identificazione di possibili misure di protezione in corso;

- raccolta di suggerimenti da parte del Segnalante e delle altre parti coinvolte;

- archiviazione di tutti i documenti raccolti nelle fasi precedenti.

Se, durante la fase di valutazione, la violazione è confermata, il responsabile della funzione interessata, coinvolta nella segnalazione, può essere incaricato di formulare un piano d'azione per le aree e i processi coinvolti nella segnalazione.

Inoltre, il Gestore delle Segnalazioni, con l'assistenza delle funzioni e/o dei consulenti coinvolti nell'indagine, procederà a:

- formalizzare le misure necessarie per la risoluzione della violazione;

- individuare il soggetto responsabile di garantire la corretta attuazione e il monitoraggio di tali misure;

- ricevere aggiornamenti continui sull'efficacia delle misure di monitoraggio;

- coinvolgere le funzioni competenti per la determinazione di azioni disciplinari, se necessarie;

- coinvolgere le autorità competenti, se ritenuto necessario.

Al termine della fase di chiusura, il Gestore delle Segnalazioni, in coordinamento con l'Organismo di Vigilanza per le segnalazioni rilevanti ai sensi del D.Lgs. 231/2001 e in funzione della natura della segnalazione, fornirà un riscontro alla segnalazione, coadiuvato dalle funzioni competenti e/o dai consulenti coinvolti. Il Segnalante può accedere a queste informazioni attraverso notifiche automatiche inviate via e-mail dalla piattaforma digitale di segnalazione ad ogni aggiornamento dello stato della segnalazione. In particolare, il Segnalante può verificare lo stato della segnalazione utilizzando il link fornito dalla piattaforma digitale. Nel caso in cui il Segnalante decida di procedere con la segnalazione in forma anonima, sarà suo compito accedere regolarmente alla piattaforma per visualizzare gli aggiornamenti relativi alla sua segnalazione. In questo caso, il Segnalante può accedere in autonomia e in qualsiasi momento alla piattaforma, inserendo il codice ID della segnalazione generato dal sistema al momento dell’invio della segnalazione e la password scelta, al fine di monitorare l’avanzamento della segnalazione e interloquire con il Gestore delle Segnalazioni per fornire ulteriori dettagli/informazioni.

Il riscontro fornito nella suddetta comunicazione deve dare conto dell'esito della segnalazione e, in particolare, a titolo esemplificativo, tale comunicazione può essere:

- archiviata per mancanza di fondamento, di prove sufficienti o per altri motivi;

- conclusa con l'adozione delle misure necessarie per porre rimedio alla questione sollevata;

- rinviata a un'autorità competente per ulteriori indagini.

Il Gestore delle Segnalazioni deve fornire un primo riscontro, anche solo interlocutorio, al Segnalante entro 3 mesi dall’avviso di ricevimento della segnalazione (o se non è stato inviato alcun avviso, entro 3 mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione).

10. Divieto di Ritorsione

Il Segnalante è protetto da qualsiasi Ritorsione, diretta o indiretta, nei suoi confronti e da qualsiasi forma di discriminazione per motivi direttamente o indirettamente collegati alla segnalazione. La Ritorsione può consistere in qualsiasi forma di comportamento lesivo, quali, a titolo esemplificativo:

a) licenziamento, sospensione o misure equivalenti;

b) retrocessione o mancata promozione;

c) mutamento di funzioni, cambiamento del luogo di lavoro, riduzione dello stipendio o modifica dell'orario di lavoro;

d) sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell’accesso alla stessa;

e) note di merito negative o referenze negative;

f) adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria;

g) coercizione, intimidazione, molestie o ostracismo;

h) discriminazione o comunque trattamento sfavorevole;

i) mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione;

l) mancato rinnovo o risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine;

m) danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi;

n) inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o informale, che può comportare l’impossibilità per la persona di trovare un’occupazione nel settore o nell’industria in futuro;

o) conclusione anticipata o annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi;

p) annullamento di una licenza o di un permesso;

q) richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici.

Si specifica che, ai sensi della Direttiva UE Whistleblowing e delle altre normative sul Whistleblowing applicabili, le tutele e le misure di protezione previste per il Segnalante si applicano anche:

a) ai facilitatori;

b) alle persone del medesimo contesto lavorativo della persona Segnalante, di colui che ha sporto una denuncia all'autorità giudiziaria o contabile o di colui che ha effettuato una divulgazione pubblica e che sono legate ad essi da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;

c) ai colleghi di lavoro della persona Segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all'autorità giudiziaria o contabile o effettuato una divulgazione pubblica, che lavorano nel medesimo contesto lavorativo della stessa e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente;

d) agli enti di proprietà della persona Segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all'autorità giudiziaria o contabile o che ha effettuato una divulgazione pubblica o per i quali le stesse persone lavorano, nonché agli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo delle predette persone.

Per quanto non espressamente indicato in questa sede, si rimanda alle normative locali (es. Legge Italiana sul Whistleblowing, Legge Francese sul Whistleblowing, Legge Olandese sul Whistleblowing, Legge Inglese sul Whistleblowing, Legge Tedesca sul Whistleblowing, Legge Spagnola sul Whistleblowing e tutte le altre leggi che regolano la tutela dei soggetti che effettuano segnalazioni di violazioni delle leggi vigenti nei Paesi in cui hanno sede le società del Gruppo OTB).

Parte III – DISPOSIZIONI FINALI

11. Tutela della riservatezza

L'identità del Segnalante e qualsiasi informazione che possa rivelare direttamente o indirettamente la sua identità non sarà divulgata a persone diverse da quelle incaricate di ricevere e gestire le segnalazioni, espressamente autorizzate a trattare tali dati, senza preliminare preavviso e consenso ottenuto dal Segnalante.

In particolare, per quanto riguarda la divulgazione dell'identità del Segnalante, sono previste le seguenti misure di riservatezza:

- nell’ambito del procedimento penale, l'identità della persona Segnalante è coperta dal segreto, nei modi e nei limiti previsti dal codice di rito applicabile;

- nei procedimenti disciplinari, l'identità del Segnalante non può essere rivelata ove la contestazione dell'addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori, anche se conseguenti alla segnalazione. Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell'identità della persona Segnalante sia indispensabile per la difesa dell'incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso del Segnalante alla rivelazione della propria identità;

- il Segnalante deve ricevere una comunicazione scritta che spieghi le ragioni della rivelazione dei dati riservati, nella ipotesi di cui all’ultima frase del punto che precede, nonché nelle procedure di segnalazione interna ed esterna di cui al presente documento, quando la rivelazione della identità della persona Segnalante e delle informazioni relative è indispensabile anche ai fini della difesa della persona coinvolta.

Per quanto riguarda le disposizioni specifiche sulla divulgazione dell'identità del Segnalante, si rimanda alle normative locali (es. Legge Italiana sul Whistleblowing, Legge Francese sul Whistleblowing, Legge Olandese sul Whistleblowing, Legge Inglese sul Whistleblowing, Legge Tedesca sul Whistleblowing, Legge Spagnola sul Whistleblowing e tutte le altre leggi che regolano la tutela delle persone che effettuano segnalazioni di violazioni delle leggi vigenti nei Paesi in cui hanno sede le società del Gruppo OTB).

La riservatezza è garantita anche:

- quando la segnalazione è effettuata seguendo procedure diverse da quelle stabilite dalla presente procedura o è presentata a soggetti diversi da quelli designati per la gestione delle segnalazioni;

- al segnalato e a tutti gli altri soggetti coinvolti nel processo di segnalazione.

In ogni caso, si consiglia di utilizzare sempre la piattaforma digitale dedicata per la presentazione delle segnalazioni, in quanto tale strumento garantisce il rispetto e la tutela della riservatezza del segnalante, del segnalato e di tutti i soggetti eventualmente coinvolti nella segnalazione, grazie all’uso di strumenti di crittografia dedicati.

12. Processo di miglioramento continuo

In aggiunta a quanto sopra, la responsabilità di formulare raccomandazioni in merito alle misure correttive necessarie da adottare nei settori e nei processi aziendali interessati dalle segnalazioni è affidata al Gruppo OTB. Tuttavia, ogni filiale locale è tenuta a monitorare le azioni correttive implementate ritenute necessarie e a migliorarle continuamente, con la supervisione e il relativo reporting al Gruppo sui miglioramenti in corso. Infatti, tali misure saranno sviluppate e attuate con l’assistenza della società interessata.

13. Archiviazione e tracciabilità della documentazione

Tutte le segnalazioni devono essere trattate nel rispetto del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati.

Tutti i documenti relativi alla Segnalazione di Whistleblowing devono essere conservati per il tempo strettamente necessario a gestirla. Se non diversamente indicato dalla normativa locale o, se più restrittivi, da accordi interni, l’obbligo di conservazione della documentazione relativa alla segnalazione scade dopo 5 anni da quando l’esito del processo di whistleblowing è stato comunicato al Segnalante.

Alla scadenza tutti i documenti devono essere cancellati.

14. Formazione e comunicazione

Il Gruppo OTB, in conformità con i valori e i principi di condotta enunciati nel Codice Etico del Gruppo, si impegna a predisporre misure adeguate a sensibilizzare il personale e i terzi sul sistema di segnalazione, sulla sua procedura, sulle fasi del processo e sui prerequisiti da soddisfare.

La formazione del personale e dei collaboratori è effettuata a tutto il personale a seguito dell’approvazione di tale procedura e dell’avvio del sistema informatico implementato per effettuare le segnalazioni. La formazione sarà effettuata anche in fase di assunzione e verrà rinnovata periodicamente, ad ogni cambiamento normativo significativo, in base ai ruoli e al coinvolgimento nel processo di Whistleblowing.

Tale formazione interna deve essere incentrata sui seguenti aspetti:

- il contributo del lavoratore all’efficacia del processo di segnalazione;

- come riconoscere le violazioni;

- come segnalare una sospetta violazione e a chi;

- come e a chi porre domande sul processo di segnalazione;

- come contribuire a prevenire, evitare e proteggersi da comportamenti dannosi;

- misure di protezione per coloro che utilizzano il sistema di whistleblowing;

- l’impatto della mancata segnalazione di una violazione e le sue potenziali conseguenze;

- spiegare le conseguenze di comportamenti non conformi alla procedura di whistleblowing, quali, ad esempio, segnalazioni consapevolmente false o comportamenti lesivi, che possono giustificare l’adozione di provvedimenti disciplinari.

Inoltre, tutto il personale deve comprendere che:

- la procedura di whistleblowing non sostituisce l’assunzione di responsabilità da parte dei dirigenti per il proprio ambiente di lavoro;

- il sistema di gestione del whistleblowing non sostituisce gli obblighi legali nazionali di segnalazione alle autorità competenti, ove opportuno.

Inoltre, per consentire alle Terze Parti di essere a conoscenza della presente procedura, è prevista un’apposita informativa nel sito internet.

Le informazioni relative ai canali, alle procedure e alle modalità per le segnalazioni interne o esterne, o per la divulgazione pubblica, devono essere chiaramente condivise con tutti i soggetti legittimati a effettuare una segnalazione.

Le informazioni di cui sopra saranno esposte e rese ben visibili e accessibili nei luoghi di lavoro e sul sito web di OTB e delle sue Controllate in apposita sezione.

15. Misure disciplinari

In conformità con quanto previsto dalla normativa giuslavorista applicabile, ivi inclusi i contratti collettivi di lavoro, nonché, per le società del Gruppo OTB che hanno adottato un Modello 231, del sistema sanzionatorio ivi previsto, OTB si riserva di avviare azioni disciplinari nel caso in cui il Segnalante sia ritenuto penalmente responsabile, anche, ma non solo, attraverso una sentenza di primo grado, per aver presentato false accuse o denunce diffamatorie. Ciò vale in particolare per i casi in cui gli stessi reati siano commessi in concomitanza con la presentazione di denunce alle autorità giudiziarie o contabili, o per la responsabilità civile derivante dagli stessi reati in caso di dolo o colpa grave.

Inoltre, le persone che si trovano nelle suddette situazioni non hanno diritto alle tutele garantite dalla normativa stessa.

Infine, qualora, all’esito del processo di istruttoria e valutazione, la violazione oggetto di segnalazione venisse accertata, OTB si riserva di avviare azioni disciplinari nei confronti del soggetto segnalato o comunque risultato responsabile della violazione, in conformità con quanto previsto dalla normativa giuslavorista applicabile, ivi inclusi i contratti collettivi di lavoro, nonché, per le società del Gruppo OTB che hanno adottato un Modello 231, del sistema sanzionatorio ivi previsto.

Per quanto riguarda altre disposizioni specifiche sull'applicazione di misure disciplinari, si rimanda alle normative locali (es. Legge Italiana sul Whistleblowing, Legge Francese sul Whistleblowing, Legge Olandese sul Whistleblowing, Legge Inglese sul Whistleblowing, Legge Tedesca sul Whistleblowing, Legge Spagnola sul Whistleblowing e tutte le altre leggi che regolano la tutela delle persone che effettuano segnalazioni di violazioni delle leggi vigenti nei Paesi in cui hanno sede le società del Gruppo OTB).

16. Norme di riferimento e Privacy

I seguenti documenti costituiscono il principale quadro normativo di riferimento e forniscono i riferimenti giuridici rilevanti che sono alla base di questa procedura e dei suoi processi:

- Direttiva UE n. 1937/2019 riguardante la tutela delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e relativi recepimenti nazionali;

- D.Lgs. n. 24/2023 "Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”;

- la legge francese Loi n° 2022-401 du 21 mars 2022 visant à améliorer la protection des lanceurs d’alerte;

- la legge spagnola Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción;

- la legge inglese s.43K of the Employment Rights Act 1996;

- la legge tedesca Whistleblower Protection Act (Hinweisgeberschutzgesetz);

- la legge olandese Whistleblowing Protection Act;

- tutte le altre leggi che regolano la protezione delle persone che denunciano violazioni delle leggi vigenti nei Paesi in cui hanno sede le società del Gruppo OTB;

- altre leggi italiane relative al Modello di organizzazione, gestione e controllo (ai sensi del D.Lgs. n. 231/2001 "Responsabilità amministrativa delle persone giuridiche");

- ISO 37002 International "Whistleblowing management systems";

- Regolamento UE n. 679/2016 "General Data Protection Regulation - GDPR" e recepimenti nazionali.

Tutti i dati personali che non sono utili per la gestione di una specifica segnalazione non devono essere raccolti. Se raccolti incidentalmente, tali dati devono essere cancellati senza ritardo.

Il trattamento dei dati personali sarà gestito nel rispetto del Regolamento UE 2016/679 (GDPR), nonché di tutte le altre leggi e regolamenti applicabili.

Quando la segnalazione non è anonima, i dati personali del Segnalante saranno trattati insieme a quelli dell'interessato/i e/o di eventuali terzi, nonché a tutte le ulteriori informazioni raccolte nel corso dell'istruttoria, al fine di valutare e verificare la fondatezza della segnalazione.(3)

Titolare del trattamento sarà ciascuna società del Gruppo OTB a cui appartiene il Segnalante e/o la Persona Coinvolta mentre la società controllante agirà come Responsabile del trattamento.

Qualora l'esercizio dei diritti riconosciuti dalla Sezione III del GDPR possa comportare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell'identità del Segnalante, e possa essere compromessa la possibilità di verificare effettivamente la fondatezza della segnalazione, o di raccogliere le prove necessarie, è possibile limitare o ritardare tale esercizio, in conformità alle disposizioni di legge applicabili. In nessun caso l'interessato o terzi possono esercitare il diritto di accesso per ottenere informazioni sull'identità del Segnalante.

Il Gruppo OTB si riserva di valutare, caso per caso, le circostanze e le condizioni specifiche che rendono opportuno informare debitamente l'interessato sulla conclusione della procedura di verifica, per evitare abusi e garantire la tutela dei diritti dell'interessato.

(3) Si specifica che il Gruppo OTB ai fini della gestione della segnalazione, può avere necessità di avvalersi del supporto operativo e tecnico di funzioni e/o consulenti esterni precedentemente individuati al fine di svolgere approfondimenti specialistici circa la propria segnalazione. Si potrebbe quindi rendere necessaria la comunicazione alla società terza anche del nominativo del segnalante e/o di ulteriori informazioni dalle quali potrebbe essere desunta l'identità di tale soggetto. Inoltre, ai sensi della Direttiva UE Whistleblowing e delle altre normative sul Whistleblowing applicabili è richiesto il consenso del segnalante per la comunicazione dell’identità dello stesso, e di qualsiasi altra informazione da cui possa evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità, a persone diverse da quelle competenti, in base alla legge, a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni. Il mancato consenso non pregiudica la gestione, da parte del gruppo, della segnalazione, ma in tal caso l’efficacia dell’attività investigativa potrà essere inferiore.

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