Codice etico
Azienda: Gruppo OTB S.p.A.
Data di emissione: 18/03/2024
Versione: 4.0
Indice
1. Introduzione
2. Destinatari e struttura del Codice Etico
3. Principi generali
3.1. Integrità e coerenza
3.2. Legalità e onestà
3.3. Tutela e rispetto della persona
3.4. Rispetto dei diritti umani
3.5. Tutela dell’ambiente
4. Standard di comportamento
4.1. Gli stakeholder del Gruppo OTB
4.2. Collaboratori
4.3. Soci e Azionisti
4.4. Clienti
4.5. Fornitori di beni e servizi
4.6. Pubblica Amministrazione
4.7. Comunità locali e mass media
4.8. Etica nella gestione degli affari
5. Norme di attuazione e controllo del Codice Etico
5.1. Entrata in vigore e modifiche
Lettera del Presidente
Sono cresciuto con i valori che mi hanno insegnato i miei genitori e su quelli ho impostato la mia vita, il mio comportamento verso il prossimo, i miei collaboratori e la mia azienda.
Oggi è fondamentale codificare l'approccio etico che ci contraddistingue, perché ciascuno di noi (e ciascuna delle nostre aziende) ha un ruolo sociale e tutti abbiamo la responsabilità di rappresentare degli esempi di comportamento per i nostri colleghi, per i nostri fornitori, per i nostri clienti, per la società – a livello locale, nazionale ed internazionale.
È con grande piacere che vi presento il nostro Codice Etico di Gruppo che dovrà essere letto, compreso, assimilato, e rispettato da ogni persona che lavora per OTB S.p.A. e per ciascuna delle aziende del Gruppo; e che sarà parte integrante del nostro DNA, per una migliore qualità di vita per tutti.
All the best.
Renzo Rosso
Presidente
OTB S.p.A.
1. Introduzione
OTB è il gruppo a cui fanno capo alcuni tra i marchi di moda più iconici al mondo come Diesel, Maison Margiela, Marni, Viktor&Rolf, Jil-Sander e aziende all’avanguardia come Staff International e Brave Kid, specializzate rispettivamente nella produzione e distribuzione mondiale di marchi del prêt-à-porter e di abbigliamento per bambini.
I nostri marchi sono conosciuti internazionalmente come i brand di consumatori non convenzionali.
La mission del Gruppo OTB è quella di “far crescere/costruire marchi dedicati ad una nuova tipologia di consumatori, favorendone lo sviluppo, sfidando le regole, incoraggiando la creatività”.
Con passione, creatività e un approccio pragmatico, OTB svela la sostanza e l'autentico carattere dei suoi marchi: innovativi e iconici, unici e audaci.
Proiettando questa ambizione verso il futuro, i nostri brand non cambiano soltanto il modo in cui i consumatori vedono sé stessi, ma anche come vedono il mondo che li circonda.
Il Gruppo, presieduto da Renzo Rosso, incarna oggi la sua anima e visione. OTB punta a superare i confini di moda e lifestyle, offrendo un portafoglio di marchi per un nuovo tipo di consumatori, quelli che sfidano le percezioni tradizionali e preferiscono avvicinarsi alla moda a modo loro. Acronimo di “Only The Brave”, persino il nome OTB riflette la visione e i valori del Gruppo.
I marchi del Gruppo hanno una rete di oltre 500 negozi monomarca diretti e indiretti nel mondo. Il ciclo produttivo per la realizzazione delle collezioni è articolato e si sviluppa grazie a numerose attività: dalla creazione, da parte degli stilisti, di bozzetti tradotti dai modellisti, all’organizzazione di uffici delegati nel mondo all’interno dei quali si garantisce la sicurezza e la conformità alle norme internazionali dei prodotti; dalla gestione della rete di fornitori, façonisti e professionisti qualificati al costante controllo lungo l’intero ciclo produttivo volto a garantire la realizzazione di collezioni di valore che soddisfino i clienti, sino a comprendere la definizione di strategie distributive e la gestione dei canali di vendita nazionali e internazionali.
Il Gruppo OTB, composto dalla capogruppo OTB S.p.A. e dalle società da essa direttamente o indirettamente controllate (di seguito anche il “Gruppo”), è una realtà internazionale che opera in molteplici contesti e svolge un ruolo rilevante rispetto agli aspetti economici, sociali, ambientali delle comunità e dei Paesi in cui svolge le proprie attività.
Il presente Codice Etico (di seguito anche il “Codice”) è un documento ufficiale del Gruppo OTB che descrive l’insieme di valori, principi e regole di comportamento cui il Gruppo si attiene nella conduzione dei propri affari, nell’esercizio delle proprie attività e nella gestione dei rapporti con gli stakeholder, e che orientano il comportamento dei suoi dipendenti e di tutti coloro con i quali il Gruppo entra in contatto nel corso della sua attività (di seguito “Destinatari”).
Tutti coloro che lavorano nel e per il Gruppo sono impegnati ad osservare e a fare osservare i principi del presente Codice Etico nell’ambito delle proprie funzioni e responsabilità. In nessun modo la convinzione di agire a vantaggio o nell’interesse del Gruppo può giustificare l’adozione di comportamenti in contrasto con questi principi.
2. Destinatari e struttura del Codice Etico
I principi e le disposizioni del presente Codice Etico hanno come Destinatari i membri del Consiglio di Amministrazione, i componenti degli organi sociali, i dirigenti, i dipendenti di tutte le società del Gruppo e tutti coloro che, a vario titolo, direttamente o indirettamente, stabilmente o temporaneamente, agiscono in nome o per conto del Gruppo (ad esempio, consulenti, agenti, lavoratori interinali).
Il Gruppo OTB predilige interlocutori che si uniformano nei loro comportamenti a principi etici condivisibili e in linea con quelli espressi nel presente Codice Etico.
Il presente Codice Etico si applica in tutti i Paesi in cui il Gruppo OTB opera e a tutti gli aspetti dell’attività del Gruppo.
Il Codice Etico si articola in:
▪ Principi generali: esplicitano i valori e i principi fondamentali della cultura organizzativa del Gruppo OTB;
▪ Standard di comportamento: evidenziano i criteri di condotta a cui attenersi nel rispetto dei valori e dei principi del Gruppo ed enfatizzano gli elementi di etica nella gestione degli affari;
▪ Norme di attuazione e controllo del Codice Etico: descrivono il sistema di controllo per l’osservanza del codice e per il suo continuo miglioramento.
3. Principi generali
Il Gruppo OTB si ispira ai seguenti valori:
▪ il coraggio di guardare le cose da differenti prospettive;
▪ il rispetto delle persone innanzitutto;
▪ l’eccellenza tesa al miglioramento continuo;
▪ uno spirito continuo di evoluzione.
Ai fini del presente Codice Etico sono di seguito riportati i principi generali di comportamento a cui ciascun Destinatario deve ispirare la propria condotta nello svolgimento dei propri compiti.
3.1. Integrità e coerenza
Il Gruppo OTB si impegna ad agire in modo onesto, leale e trasparente, nel rispetto degli impegni presi ed evitando comportamenti tali da trarre indebito vantaggio da posizioni di svantaggio dei terzi e agendo secondo buona fede in ogni attività o decisione.
Il vertice aziendale, il management e i responsabili delle strutture aziendali devono costituire un esempio e un modello di riferimento per tutti i dipendenti, manifestando una condotta ineccepibile nell’esercizio delle attività di competenza, promuovendo costantemente un forte senso di integrità, lo spirito di collaborazione, di fiducia, di rispetto reciproco, di coesione e di gruppo al fine di tutelare e migliorare sistematicamente il clima aziendale, l’immagine e il prestigio del Gruppo OTB.
3.2. Legalità e onestà
Il Gruppo OTB considera principio imprescindibile della propria attività il rispetto delle leggi e dei regolamenti applicabili in tutti i Paesi in cui lo stesso opera, la correttezza e la trasparenza nella conduzione degli affari. In nessun caso il perseguimento dell’interesse del Gruppo può giustificare una condotta contraria ai principi di correttezza, onestà e legalità.
3.3. Tutela e rispetto della persona
Il Gruppo OTB riconosce nel valore della persona e nell’unicità di ogni essere umano l’elemento fondamentale della propria cultura. Il Gruppo OTB rispetta idee e punti di vista diversi. L’eterogeneità dei collaboratori del Gruppo offre la possibilità di comprendere appieno mercati e clienti, di arricchire le competenze e di raggiungere al meglio gli obiettivi fissati. Il Gruppo OTB rispetta i diritti fondamentali delle persone, tutela l’integrità fisica e morale e garantisce a tutti uguali opportunità.
Il Gruppo OTB rifiuta ogni forma di violenza e discriminazione, in particolare quelle basate su fattori quali genere, disabilità, orientamento sessuale, identità di genere, età, opinioni politiche, credo religioso, origine etnica e geografica, condizioni sociali e culturali.
Respinge e contrasta ogni forma di comportamento molesto e lesivo della dignità personale nei luoghi di lavoro e favorisce un ambiente di lavoro sicuro, sereno e favorevole alle relazioni interpersonali su un piano di uguaglianza, reciproca correttezza e rispetto.
Il Gruppo OTB riconosce la salute e sicurezza sul posto di lavoro come un diritto fondamentale dei suoi dipendenti e un elemento chiave della sostenibilità del Gruppo.
Il Gruppo OTB si impegna affinché siano ripudiate forme di discriminazione, di lavoro forzato o minorile. In particolare, il Gruppo OTB si impegna affinché sia prestata massima considerazione al riconoscimento ed alla salvaguardia della dignità, della libertà e dell’uguaglianza degli esseri umani.
3.4. Rispetto dei diritti umani
Il Gruppo rispetta i diritti umani e fondamentali della persona e, nel suo agire, si ispira agli International Labour Standard (ILS) contemplati nelle convenzioni fondamentali dell’Organizzazione Internazionale del Lavoro (ILO); a titolo esemplificativo si menziona il rispetto del diritto di libertà associativa e del diritto alla contrattazione collettiva (Convenzioni ILO n° 87 ; 98; 135; 154), la libertà nella scelta dell’impiego (Convenzioni ILO n° 29 e 105 in tema di lavoro forzato), l’esclusione di ogni forma di lavoro minorile all’interno dei siti produttivi (Convenzioni ILO n° 138 e 182), l’esclusione di ogni forma di discriminazione, violenza o abuso sul posto di lavoro (Convenzioni ILO n° 100; 111; 183), la definizione degli standard minimi in tema di salute e sicurezza sul lavoro (Convenzione ILO n° 155), la definizione del rapporto tra datore di lavoro e lavoratori dipendenti sulla base di contratti riconosciuti dai diversi ordinamenti nazionali.
3.5. Tutela dell’ambiente
Il Gruppo OTB è impegnato a pianificare le proprie attività garantendo il miglior equilibrio possibile tra iniziative economiche e tutela ambientale, in funzione dei diritti delle generazioni presenti e future, e in un’ottica di sviluppo sostenibile del business. Il Gruppo infatti, in ottica di miglioramento continuo, promuove l’uso di pratiche operative in grado di ridurre l’impatto ambientale generato dallo svolgimento delle proprie attività.
4. Standard di comportamento
4.1. Gli stakeholder del Gruppo OTB
Gli stakeholder o portatori d’interesse sono i soggetti interni ed esterni, singoli o gruppi, nonché le organizzazioni e le istituzioni che li rappresentano, i cui interessi sono influenzati in maniera diretta o indiretta dalle attività del Gruppo.
In particolare, il Gruppo OTB ha identificato le seguenti categorie di portatori d’interesse:
▪ Collaboratori (dipendenti e altre tipologie di collaboratori),
▪ Soci e Azionisti,
▪ Clienti,
▪ Fornitori di beni e servizi,
▪ Pubblica Amministrazione,
▪ Comunità locali e mass media,
▪ Ambiente e generazioni future.
Per i suddetti stakeholder sono declinati e si applicano regole e standard di comportamento in linea con i valori e i principi cui si ispira il Gruppo OTB.
4.2. Collaboratori
Il Gruppo riconosce la centralità delle Risorse Umane nella convinzione che il principale fattore di successo di ogni impresa sia costituito dal contributo umano, professionale e creativo delle persone che vi operano. Spirito di squadra, trasparenza e mutuo rispetto sono considerati alla base delle relazioni con tutte le persone.
Il Gruppo OTB si aspetta che tutti i propri Collaboratori adottino una condotta corretta, trasparente e il linea con i principi del presente codice nello svolgimento della loro funzione, contribuendo all’affermazione e al continuo miglioramento della reputazione aziendale, nonché alla tutela del valore del Gruppo. Il Gruppo OTB si aspetta inoltre professionalità, affidabilità, determinazione, impegno, senso di responsabilità, dinamicità e un atteggiamento proteso al miglioramento continuo nello svolgimento di ogni attività.
4.2.1. Selezione e sviluppo del personale
Nella fase di selezione, assunzione e avanzamento di carriera dei Collaboratori sono effettuate valutazioni esclusivamente sulla base di profili attesi e considerazioni di merito oggettive, trasparenti e verificabili, evitando ogni forma di clientelismo e discriminazione.
Il Gruppo si impegna a offrire pari opportunità nel lavoro e nell’avanzamento professionale a tutti i suoi Collaboratori nel rispetto di competenze e performance. A ciascun Collaboratore pertanto sono proposte identiche opportunità di lavoro e/o di crescita professionale senza discriminazione alcuna, fin dalla prima fase di selezione.
Pratiche di corruzione pubblica e privata, favori illegittimi, comportamenti collusivi sono inaccettabili e, quindi, proibiti. Il Gruppo non tollera nessuna forma di favoritismo di carattere personale e/o familiare. Ai dipendenti del Gruppo è fatto divieto di esercitare pressioni e sollecitazioni, anche attraverso terzi, che possano essere finalizzate a influenzare il regolare e trasparente processo di selezione e di avanzamento di carriera definito dal Gruppo.
Il Gruppo OTB si impegna ad offrire ai lavoratori le medesime opportunità di lavoro, garantendo un trattamento normativo e retributivo equo basato esclusivamente su criteri di merito e di competenza, senza discriminazione alcuna.
In particolare, il Gruppo OTB si impegna affinché siano garantite attività di selezione, assunzione, formazione nonché politiche retributive e di gestione delle risorse umane senza discriminazione alcuna al fine di creare un ambiente di lavoro nel quale caratteristiche od orientamenti personali non possano dare luogo a discriminazioni.
4.2.2. Costituzione del rapporto di lavoro
Gli inserimenti dei Collaboratori avvengono con regolare contratto di lavoro nel rispetto delle leggi vigenti in ciascun Paese in cui il Gruppo opera.
Non è tollerata alcuna forma di lavoro irregolare.
Il Gruppo non assume Collaboratori stranieri privi del permesso di soggiorno o con un permesso revocato o scaduto, per il quale non sia stata presentata la domanda di rinnovo.
Alla costituzione del rapporto di lavoro ogni Collaboratore è portato a conoscenza dei termini e delle condizioni definite dalla posizione occupata. Il Gruppo fornisce retribuzioni e condizioni eque e ragionevoli; le retribuzioni e i benefit riconosciuti ai dipendenti del Gruppo soddisfano almeno i requisiti di legge stabiliti in ciascun Paese.
4.2.3. Gestione del personale
Le persone che entrano a far parte del Gruppo sono affiancate a figure più esperte, in grado di fornire loro l’adeguato orientamento all’interno della struttura, di indicare gli obiettivi da perseguire, e di comunicare in modo chiaro e trasparente le condizioni contrattuali previste.
Le persone, in relazione al ruolo ricoperto all’interno dell’organizzazione, lavorano su obiettivi aziendali, funzionali, manageriali definiti che vengono valutati annualmente dal responsabile diretto, il quale finalizzerà una valutazione di tipo meritocratico basata sui risultati conseguiti dal singolo e dal Gruppo stesso.
La gestione dei rapporti di lavoro e di collaborazione è volta a sviluppare le capacità e le competenze di ciascuno, secondo una politica di merito orientata alle pari opportunità. Ogni dipendente ha il dovere di scambiare e diffondere le informazioni essenziali all’interno della propria unità lavorativa o del progetto in cui è inserito. Mettere le conoscenze a disposizione di chi ne ha bisogno porta a risultati migliori, ad una maggiore efficienza e consente ai colleghi di sviluppare il pieno utilizzo delle proprie capacità in tempi più veloci.
La formazione del personale e un costante aggiornamento sono un’esigenza primaria del Gruppo.
Il Gruppo OTB promuove lo spirito di squadra e la collaborazione e si aspetta che i dipendenti, a tutti i livelli, collaborino al fine di mantenere un clima di reciproco rispetto.
4.2.4. Molestie sessuali, morali e mobbing
Le molestie sessuali, le molestie morali o “mobbing” non sono tollerate dal Gruppo, in qualsiasi forma esse si manifestino. Tutti devono mostrare sensibilità e rispetto nei confronti degli altri e astenersi da qualsiasi comportamento considerato offensivo.
Per molestia sessuale si intende ogni comportamento indesiderato a connotazione sessuale espresso in forma fisica, verbale o non verbale, avente lo scopo o l’effetto di violare la dignità e la libertà di chi lo subisce e di creare un clima intimidatorio, ostile, degradante, umiliante e offensivo.
Costituiscono molestia morale o mobbing quegli atti e comportamenti ostili, aggressivi o vessatori intenzionalmente posti in essere in modo reiterato e sistemico, in costante progresso e con modalità persecutorie da parte di chi si trova in posizione sovraordinata o subordinata rispetto alla persona che ne è vittima, ovvero da altri colleghi; tali atti e comportamenti hanno lo scopo o l’effetto di violare la dignità personale e di danneggiare l’integrità psicofisica della persona, anche emarginandola dall’ambiente di lavoro.
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4.2.5. Tutela della salute e sicurezza sul lavoro
Il Gruppo garantisce il proprio impegno nella prevenzione degli infortuni e delle malattie professionali perseguendo il miglioramento continuo delle proprie prestazioni di sicurezza.
Si impegna a diffondere e consolidare una cultura della salute e sicurezza sul lavoro sviluppando la consapevolezza dei rischi e promuovendo comportamenti responsabili. Organizza piani di formazione e svolge azioni preventive e verifiche periodiche al fine di preservare la salute e la sicurezza dei lavoratori.
Ciascun Collaboratore deve adottare le misure preventive stabilite dal Gruppo per la tutela della propria salute e sicurezza, comunicate mediante specifiche linee guida, istruzioni, formazione e informazione. Ciascun Collaboratore non deve esporre sé stesso o altri lavoratori a pericoli che possano causare lesioni e recare danno a sé stesso o ad altri.
4.2.6. Fumo e abuso di sostanze alcoliche o stupefacenti
Tutti i Collaboratori devono adoperarsi per mantenere un ambiente di lavoro decoroso nel quale sia rispettata la dignità di ciascun individuo.
Ad ogni Collaboratore è espressamente vietato di prestare attività lavorativa in stato di ubriachezza, ovvero sotto l’effetto di sostanze stupefacenti, allucinogene o che comunque influenzino il regolare svolgimento dell’attività lavorativa.
Al fine di creare un ambiente salutare per i Collaboratori e i visitatori, il Gruppo ha previsto il divieto in via generale di fumare nei luoghi di lavoro.
4.2.7. Riservatezza e Privacy
Le informazioni che hanno carattere di riservatezza, i dati, le conoscenze acquisite, elaborate e gestite dai dipendenti nell’esercizio della propria attività lavorativa devono rimanere strettamente riservate e non devono essere acquisite, utilizzate, comunicate o divulgate, sia all’interno che all’esterno del Gruppo, se non dalle persone autorizzate e nel rispetto delle procedure aziendali. È richiesto di prestare la massima attenzione e riservatezza per tutelare le informazioni generate o acquisite onde evitarne ogni uso improprio e non autorizzato.
A titolo puramente esemplificativo e non esaustivo, sono considerate informazioni riservate: i progetti aziendali (piani commerciali, strategici, industriali, operativi, ecc.), gli investimenti ed i disinvestimenti, i dati relativi ai dipendenti, le informazioni che riguardano know-how e processi, le banche dati quali Fornitori, Clienti e Collaboratori, attività di innovazione tecnologica, piani di acquisizione o fusione ed accordi societari.
4.2.8. Utilizzo dei beni aziendali e del tempo
Ogni Collaboratore del Gruppo deve utilizzare con diligenza e rispetto i beni aziendali messi a disposizione come strumenti di lavoro al fine di svolgere al meglio le proprie mansioni, specialmente quando tali beni vengono utilizzati per uso personale anche se preventivamente autorizzati.
Ogni Collaboratore si impegna a rispettare le leggi e le normative vigenti in ciascun Paese in cui il Gruppo opera a tutela dei diritti d’autore e della proprietà intellettuale. I software e le banche dati protette da copyright e utilizzate dal personale nello svolgimento delle proprie attività non possono essere riprodotti o duplicati, né per fini aziendali né per uso personale. È vietato installare e/o utilizzare sui computer del Gruppo software o banche dati non autorizzati. Tutti i Collaboratori sono tenuti a seguire le linee guida del Gruppo in merito all’utilizzo, accesso, e sicurezza dei software e di ogni sistema di information technology, e-mail, internet e portale interno.
Il tempo lavorativo deve essere utilizzato in modo responsabile e nell’interesse del Gruppo: il dipendente non può svolgere, durante il proprio orario lavorativo, altre attività che non siano strettamente collegate con le proprie mansioni d’ufficio.
4.3. Soci e Azionisti
Obiettivo primario del Gruppo OTB è la creazione di valore sostenibile nel tempo, tale cioè da remunerare il rischio imprenditoriale attraverso una politica attenta a salvaguardarne anche la solidità.
Il Gruppo OTB rende disponibili tutte le informazioni che permettono a Soci ed Azionisti di operare scelte di investimento informate e consapevoli, garantendo la correttezza, la chiarezza e la parità di accesso all’informazione.
In relazione a tali principi, a titolo esemplificativo e non esaustivo, è vietato:
▪ porre in essere qualsiasi comportamento volto a cagionare una lesione all’integrità del patrimonio sociale;
▪ compiere qualsiasi atto, simulato o fraudolento, diretto a influenzare la volontà dei Soci, per ottenere l’irregolare formazione di una maggioranza e/o una deliberazione differente da quella che si sarebbe prodotta;
▪ effettuare operazioni societarie suscettibili di cagionare un indebito danno ad Azionisti e creditori.
I rapporti Infragruppo sono regolati contrattualmente e improntati a principi di integrità, trasparenza e lealtà. I corrispettivi per le operazioni intercompany sono giustificati e determinati con equità, considerando i valori di mercato, al fine di non aggravare indebitamente la controparte.
4.3.1. Rapporti infragruppo
È riconosciuta autonomia alle Società del Gruppo, cui è richiesto di uniformarsi ai valori espressi nel Codice Etico e di collaborare lealmente al perseguimento degli obiettivi, nel rispetto della legge e delle normative vigenti.
Ciascuna Società evita di porre in essere comportamenti o prendere decisioni a proprio favore, che risultino pregiudizievoli per l’integrità o l’immagine delle altre Società del Gruppo.
Chi riveste cariche sociali all’interno del Gruppo ha, tra gli altri, il dovere di favorire la comunicazione tra le Società del Gruppo, di sollecitare ed utilizzare sinergie e di cooperare nell’interesse degli obiettivi comuni.
4.4. Clienti
È obiettivo primario del Gruppo la piena soddisfazione dei propri Clienti. Il Gruppo è proteso alla creatività e all’innovazione mantenendo elevati livelli di qualità e di servizio. Per il Gruppo è fondamentale che la relazione con i Clienti sia improntata ai principi di correttezza, onesta, professionalità e trasparenza.
Il Gruppo fornisce accurate ed esaurienti informazioni circa i prodotti ed i servizi offerti, in modo che i Clienti possano assumere decisioni consapevoli. Inoltre, assicura opportune modalità di dialogo e di ascolto, impegnandosi a dare sempre un riscontro ai suggerimenti ed ai reclami, al fine di consolidare il rapporto nel lungo periodo.
Il Gruppo OTB assicura che i prodotti incontrino le aspettative e i requisiti del mercato, anche in termini di sicurezza dei materiali e delle sostanze chimiche utilizzate per il trattamento dei tessuti, perseguendo la qualità e il miglioramento continuo nell’ambito delle attività svolte, contribuendo in tal modo al successo dell’impresa ed alla soddisfazione degli stakeholder.
4.5. Fornitori di beni e servizi
I Fornitori hanno un ruolo fondamentale nel migliorare la competitività complessiva del Gruppo OTB. Nei rapporti con i propri Fornitori il Gruppo promuove comportamenti onesti, diligenti, trasparenti e cooperativi. Parallelamente, incoraggia i propri Fornitori ad utilizzare i medesimi criteri, con l’intento di beneficiare vicendevolmente degli effetti positivi che una relazione stabile e di lungo termine, basata sulla fiducia, è in grado di produrre.
La comunicazione del Gruppo circa i prodotti ed i servizi richiesti è accurata ed esauriente, in modo che i Fornitori siano in grado di approntare offerte informate e consapevoli. I reclami e le segnalazioni di incongruenze nelle forniture devono essere veritieri e non strumentali per avvantaggiare indebitamente il Gruppo.
Il Gruppo OTB si impegna a sensibilizzare i propri Fornitori sui temi del presente Codice Etico, al fine di promuovere la consapevolezza e il rispetto delle regole di condotta coerenti con quelle espresse nel presente documento, soprattutto con riferimento al rispetto dei diritti umani e dei lavoratori e alla gestione sostenibile e responsabile degli impatti ambientali e sociali.
I Fornitori sono selezionati e qualificati secondo criteri adeguati e oggettivi, sulla base della loro capacità di offerta, su una valutazione preliminare dell’integrità nella gestione del loro business e secondo principi di imparzialità, correttezza e qualità. Il Gruppo bilancia l’esigenza di ottenere condizioni economiche convenienti con la necessità di non derogare ai parametri di qualità nelle forniture di beni e servizi. Inoltre, sono segnalati tempestivamente ai Fornitori eventuali mutamenti significativi nei requisiti che afferiscono la qualificazione, affinché sia consentito loro di attivarsi in merito, nell’interesse della continuità dei rapporti con il Gruppo.
Il Gruppo OTB negozia ed imposta i contratti con i propri Fornitori in modo corretto, completo e trasparente cercando di prevedere le circostanze che potrebbero influire significativamente sulla relazione instaurata. Al sopraggiungere di situazioni o eventi inattesi, il Gruppo si impegna a non sfruttare eventuali condizioni di debolezza o asimmetria informativa della controparte.
L’esito delle attività di controllo sui beni e servizi ricevuti e sulle performance complessive dei Fornitori formano oggetto di condivisione con gli stessi, con l’obiettivo di agevolare il loro progressivo miglioramento nell’interesse comune.
Il compenso da corrispondere ai Fornitori dovrà essere esclusivamente commisurato alle prestazioni ed alle condizioni indicate all’interno del contratto ed i pagamenti non potranno essere eseguiti a favore di soggetti diversi da quelli pattuiti dalle parti.
Le previsioni contenute nel codice etico del Fornitore, alle quali la controparte dovesse sollecitare il Gruppo all’adesione, saranno osservate se non in conflitto con quelle del presente Codice Etico del Gruppo.
4.6. Pubblica Amministrazione
Per Pubblica Amministrazione si intendono tutti quei soggetti, privati e di diritto pubblico, che svolgono una “funzione pubblica” o un “pubblico servizio”. Per “funzione pubblica” si intendono le attività, disciplinate da norme di diritto pubblico, attinenti le funzioni legislative, amministrative e giudiziarie. Per “pubblico servizio” si intendono le attività di produzione di beni e servizi di interesse generale ed assoggettate alla vigilanza di un’Autorità Pubblica, e quelle attività volte a garantire i diritti della persona alla vita, alla salute, alla libertà di comunicazione, anche in regime di concessione e/o convenzione.
Il Gruppo non potrà farsi rappresentare nei rapporti con la Pubblica Amministrazione da Collaboratori e/o da soggetti terzi quando si possa configurare, anche solo astrattamente, un conflitto d’interesse.
Il Gruppo condanna qualsiasi comportamento posto in essere da chiunque, per suo conto o nel suo interesse, volto a promettere od offrire, direttamente o indirettamente, denaro o altre utilità a Pubblici Ufficiali e Incaricati di Pubblico Servizio, italiani o stranieri, o a loro parenti e familiari, da cui possa conseguire un interesse o un vantaggio per il Gruppo. Si considerano atti di corruzione i suddetti comportamenti, sia se tenuti direttamente dal Gruppo, sia se realizzati per il tramite di persone che agiscono per conto o nell’interesse dello stesso, ad esempio: consulenti, collaboratori a progetto, agenti, procuratori e terzi legati al Gruppo da rapporti analoghi o equivalenti.
Le persone incaricate dal Gruppo a seguire una qualsiasi trattativa d’affari, richiesta o rapporto istituzionale con la Pubblica Amministrazione italiana, comunitaria o estera, non devono per nessuna ragione cercare di influenzare impropriamente, con azioni e omissioni, le decisioni che Pubblici Ufficiali e Incaricati di Pubblico Servizio assumono per conto della Pubblica Amministrazione.
È proibito intrattenere rapporti di lavoro con impiegati della Pubblica Amministrazione o assumere ex-impiegati della Pubblica Amministrazione, loro parenti o familiari, che partecipino o abbiano partecipato personalmente ed attivamente a trattative d’affari, o avallato richieste effettuate dal Gruppo OTB alla Pubblica Amministrazione, salvo che, in considerazione delle specifiche circostanze che connotano detto rapporto di lavoro, si ritenga inesistente ogni nesso tra le funzioni assolte nella Pubblica Amministrazione ed il rapporto di lavoro in oggetto.
Qualora una Pubblica Amministrazione sia Cliente o Fornitore del Gruppo, quest’ultima deve agire nel rigoroso rispetto delle leggi e delle norme che ne regolano il rapporto.
Il Gruppo OTB condanna qualsiasi comportamento volto a conseguire, da parte dello Stato, dell’Unione Europea o di altro ente pubblico nazionale ed estero, qualsiasi tipo di contributo, finanziamento, mutuo agevolato o altra erogazione dello stesso tipo, per mezzo di dichiarazioni e/o documenti alterati o falsificati, o per il tramite di informazioni omesse o, più genericamente, per il tramite di artifici o raggiri, volti ad indurre in errore l’ente erogatore.
4.6.1. Rapporti con le Autorità Pubbliche di Vigilanza e autorità giudiziarie
La gestione dei rapporti con l’autorità giudiziaria e le altre autorità istituzionali è riservata esclusivamente alle Funzioni aziendali a ciò preposte.
Il Gruppo non nega, nasconde o ritarda alcuna informazione o comunicazione eventualmente richiesta dalle Autorità Pubbliche di Vigilanza e/o dall’autorità giudiziaria, nel corso di eventuali controlli o ispezioni, e collabora attivamente a eventuali procedure istruttorie.
4.6.2. Sovvenzioni e Finanziamenti
Contributi, sovvenzioni o finanziamenti ottenuti dallo Stato, dalle Regioni, dall’Unione Europea e da altro ente pubblico nazionale o estero, anche se di modico valore e/o importo, non possono essere destinati a finalità diverse da quelle per cui sono stati concessi.
I soggetti deputati alla gestione delle attività finanziarie, degli investimenti e/o finanziamenti ricevuti dalla Pubblica Amministrazione nazionale ed estera, dovranno improntare il loro operato a principi di correttezza e trasparenza, osservando, altresì, gli obblighi d’informazione previsti.
4.7. Comunità locali e mass media
Nell’ambito del Gruppo è presente Only The Brave Foundation, organizzazione non a scopo di lucro fondata nel 2008, con la mission di contribuire a combattere l’ineguaglianza sociale e a realizzare uno sviluppo sostenibile in aree e per persone meno avvantaggiate del mondo. Obiettivo della fondazione è selezionare e supportare la realizzazione di progetti che rispondano a criteri di innovatività, sostenibilità e che abbiano un impatto diretto e concreto sulla società.
Per il tramite di Only The Brave Foundation e nell’ambito di programmi definiti, il Gruppo OTB è impegnato a contribuire allo sviluppo sociale, economico e ambientale e al benessere delle comunità in cui opera, sostenendo iniziative sociali e culturali che promuovano i valori e i principi del Gruppo.
4.7.1. Sponsorizzazioni e contributi
Il Gruppo OTB può aderire a richieste di sponsorizzazioni destinate a eventi e iniziative che offrano garanzie di qualità e serietà, e tali attività possono essere realizzate previa definizione di appositi accordi e verifica dell’onorabilità del soggetto beneficiario e dell’evento/iniziativa promossa, evitando di elargire sponsorizzazioni a controparti di cui sia anche solo sospettata l’appartenenza ad organizzazioni criminali o la commissione di reati in materia di riciclaggio.
Previa adesione, il Gruppo è tenuto comunque a prestare particolare attenzione a possibili situazioni di conflitto di interessi personali o aziendali.
Possono essere sostenute attraverso contributi iniziative proposte da enti e associazioni dichiaratamente senza fini di lucro e con regolari statuti e atti costitutivi, valutando l’affidabilità e la loro coerenza con i valori espressi nel Codice Etico.
Inoltre, sono possibili forme di collaborazione di tipo strettamente istituzionale, volte a contribuire alla realizzazione di eventi come lo svolgimento di studi, ricerche, convegni, seminari o attività similari.
I contributi, eventualmente versati ai predetti enti, devono essere conformi e coerenti con le leggi in vigore ed essere accuratamente documentati.
4.7.2. Rapporti con gli Organi di Informazione
La comunicazione ai mezzi di informazione svolge un ruolo importante ai fini della creazione e della valorizzazione dell’immagine del Gruppo. I rapporti con i mass media spettano pertanto ai soggetti a ciò espressamente delegati e devono essere svolti in coerenza con le politiche e procedure del Gruppo.
Le comunicazioni del Gruppo verso l’ambiente esterno devono essere veritiere, chiare, trasparenti, non ambigue o strumentali e tra loro omogenee. I siti web del Gruppo saranno altresì sviluppati nel rispetto del Codice Etico, impegnandosi a non pubblicare informazioni non rispondenti a realtà o diffamatorie.
In generale, gli altri dipendenti del Gruppo non possono fornire informazioni a rappresentanti dei mass media, né impegnarsi a fornirle, senza l’autorizzazione delle Funzioni competenti.
4.7.3. Rapporti con le Organizzazioni Politiche e Sindacali
I principi di trasparenza, indipendenza ed integrità devono caratterizzare i rapporti intrattenuti dalle Funzioni aziendali con le organizzazioni politiche e sindacali. Il Gruppo non eroga, in linea di principio, contributi diretti o indiretti a partiti politici, comitati o organizzazioni politiche e sindacali.
Al fine di tutelare i diritti dei lavoratori, il Gruppo OTB si impegna inoltre a favorire buoni e continuativi rapporti con le organizzazioni sindacali.
4.8. Etica nella gestione degli affari
4.8.1. Conflitto di interessi
I Destinatari devono garantire che ogni decisione sia presa nell’interesse del Gruppo OTB. Ciascuno di essi deve evitare situazioni e/o attività che possano condurre a conflitti di interesse con quelli del Gruppo, o che potrebbero interferire o pregiudicare la loro indipedenza di giudizio e di scelta, e quindi l’imparzialità, nell’ambito di decisioni aziendali. Da qui il divieto di svolgere attività lavorative a favore della concorrenza, di prestare, senza il consenso scritto del Gruppo, la propria attività professionale a favore di terzi in qualità di dipendente, consulente, membro del Consiglio di Amministrazione o del Collegio Sindacale, nonché di agire e lavorare per conto di un Fornitore o Cliente del Gruppo.
A titolo esemplificativo e non esaustivo, potrebbero costituire fattispecie di conflitto di interessi le seguenti situazioni:
▪ avere interessi economici o finanziari, anche attraverso familiari, con Fornitori, Clienti, concorrenti;
▪ utilizzare la propria posizione nel Gruppo OTB, o le informazioni acquisite nell’usuale attività lavorativa a vantaggio proprio o di terzi in contrasto con gli interessi del Gruppo;
▪ eseguire attività lavorative di qualunque genere (prestazioni d’opera e prestazioni intellettuali) presso Clienti, Fornitori, concorrenti e/o presso terzi in contrasto con gli interessi del Gruppo;
▪ concludere il perfezionamento o l’avvio di trattative e/o contratti – in nome e/o per conto del Gruppo – che abbiano come controparte familiari o soci, ovvero persone giuridiche di cui il Destinatario sia titolare o a cui sia comunque interessato;
▪ accettare denaro, regali o favori, da persone fisiche o giuridiche che siano o intendano entrare in rapporti di affari con il Gruppo OTB.
Anche lavorare con membri della propria famiglia può avere come conseguenza il manifestarsi di una situazione di influenza. Talvolta ciò può essere in contrasto con il miglior interesse del Gruppo, specialmente ove sussista un diretto rapporto gerarchico tra i due individui in stretto rapporto tra loro. I Collaboratori che si trovano il tale situazione non devono essere coinvolti nelle decisioni legate all’assunzione, retribuzione, valutazione o promozione del familiare.
Nei rapporti tra i terzi e il Gruppo, i Destinatari devono agire secondo norme etiche e legali, con esplicito divieto di ricorrere a favoritismi illegittimi, pratiche collusive, di corruzione o di sollecitazione. È fatto obbligo di riferire tempestivamente ad una delle figure di riferimento indicate nel paragrafo 5, qualsiasi informazione che possa far presumere o presagire una situazione di potenziale conflitto di interessi con il Gruppo.
4.8.2. Doni e favori
Nei rapporti con i terzi il Gruppo OTB non ammette di promettere o offrire doni e/o favori (ad esempio, denaro, oggetti, prestazioni, raccomandazioni), anche a seguito di illecite pressioni, tendenti ad ottenere indebiti vantaggi, o comunque rivolti ad acquisire o riservare trattamenti di favore nella conduzione di qualsiasi attività collegabile al Gruppo.
Allo stesso modo, il Gruppo OTB vieta ai propri Collaboratori di ricevere doni e/o favori da terzi per influenzare rapporti potenziali o effettivi con il Gruppo.
Fermo restando quanto sopra detto, sono consentiti gli atti di cortesia commerciale, purché di modico valore e tali da non compromettere l’integrità e la reputazione e da non influenzare l’autonomia di giudizio di chi li riceve.
4.8.3. Concorrenza
Il Gruppo OTB riconosce l’importanza di un mercato competitivo e si impegna a rispettare le normative vigenti in materia. Compete con i suoi concorrenti secondo principi etici di correttezza e lealtà. Il Gruppo OTB non impiegherà mezzi illeciti per acquisire segreti commerciali o altre informazioni riservate di concorrenti ed eviterà di applicare condizioni di prezzo e contrattuali particolari che abbiano il solo fine di escludere concorrenti dalla trattativa.
4.8.4. Leggi Antitrust
Il Gruppo OTB si impegna a rispettare le leggi antitrust che regolano il corretto funzionamento del mercato concorrenziale e che vietano la possibilità di formazione di accordi monopolistici o di cartello e di interferenze nei meccanismi di regolamentazione della concorrenza. In base a queste leggi, il Gruppo OTB non stipulerà accordi, neanche informali, con altre imprese al fine di alterare la concorrenza sul mercato e si impegna a non violare le leggi sulla concorrenza, anche senza agire congiuntamente con altre imprese.
4.8.5. Tutela dei dati personali
Nell’ambito dello svolgimento delle proprie attività, il Gruppo raccoglie una quantità significativa di informazioni riservate e di dati personali (relativi sia a chi opera in e per il Gruppo OTB, sia a tutte le categorie di interlocutori che si interfacciano con il Gruppo come, ad esempio, Clienti e Fornitori), che si impegna a trattare in ottemperanza a tutte le leggi vigenti e alle migliori prassi applicate in materia di riservatezza e di privacy.
Il Gruppo assicura la pertinenza del trattamento dei dati con le finalità dichiarate; i dati personali non saranno utilizzati per fini secondari senza il previo consenso dell’interessato.
4.8.6. Delitti informatici
Il Gruppo condanna ogni comportamento che possa anche indirettamente agevolare la realizzazione di fattispecie delittuose che consistono nell’accesso abusivo ad un sistema informatico o telematico, detenzione e diffusione abusiva di codici di accesso a sistemi informatici o telematici, intercettazione, impedimento o interruzione illecita di comunicazioni informatiche o telematiche, danneggiamento di sistemi informatici e telematici, danneggiamento di informazioni, dati, programmi informatici utilizzati anche dallo Stato o da altro ente pubblico o di pubblica utilità.
I Destinatari del presente Codice, in particolare, non devono in alcun modo: introdursi o mantenersi abusivamente in un sistema informatico o telematico protetto, installare apparecchiature atte ad intercettare in maniera fraudolenta comunicazioni informatiche o telematiche protette da misure di sicurezza; procurare, riprodurre o diffondere abusivamente mezzi di accesso (password, sistemi di autorizzazione, ecc.) a sistemi informatici o telematici protetti da misure di sicurezza.
4.8.7. Attività finalizzate al terrorismo e all’eversione dell’ordine democratico
Il Gruppo OTB condanna in ogni caso l’utilizzo delle proprie risorse per il finanziamento ed il compimento di qualsiasi attività destinata al raggiungimento di obiettivi terroristici o di eversione dell’ordine democratico.
4.8.8. Riciclaggio, ricettazione, falsificazione di banconote e monete, carte di pubblico credito, valori di bollo e carta filigranata
Il Gruppo condanna qualsiasi comportamento che possa anche solo indirettamente agevolare la realizzazione di fattispecie delittuose quali l’associazione per delinquere, e tra queste anche quella finalizzata al traffico illecito di sostanze stupefacenti o psicotrope, il riciclaggio, la ricettazione e comunque l’impiego di beni, denaro o altre utilità di provenienza illecita, nonché l’autoriciclaggio, e l’intralcio alla giustizia.
Il Gruppo ottempera alla legislazione applicabile in materia di antiriciclaggio e di lotta alla criminalità organizzata, in qualsiasi giurisdizione competente, facendo attenzione che le operazioni di cui è parte non presentino, anche solo potenzialmente, il rischio di favorire il ricevimento o la sostituzione o l’impiego di denaro o beni derivanti da attività criminali.
I Destinatari non devono, in alcun modo e in alcuna circostanza, correre il rischio, per mancanza di assunzione delle dovute informazioni, di essere implicati in vicende relative al riciclaggio, o all’autoriciclaggio, di denaro proveniente da attività illecite o criminali, falsificare e/o mettere in circolazione banconote, monete, carte di pubblico credito, valori di bollo e carta filigranata.
4.8.9. Trasparenza nell’informativa contabile, nelle dichiarazioni fiscali e nei controlli interni
La trasparenza contabile si fonda sulla verità, accuratezza, completezza ed affidabilità della documentazione dei fatti gestionali e delle relative registrazioni contabili.
Ciascun Destinatario è tenuto a collaborare affinché i fatti di gestione siano rappresentati correttamente e tempestivamente nella contabilità. Per ogni operazione è conservata agli atti un’adeguata documentazione di supporto dell’attività svolta, in modo da consentire l’agevole registrazione contabile, l’individuazione dei diversi livelli di responsabilità nonché la ricostruzione accurata dell’operazione.
Ciascuna registrazione deve riflettere esattamente ciò che risulta dalla documentazione di supporto. I Destinatari che venissero a conoscenza di omissioni, falsificazioni, alterazioni o trascuratezze dell’informativa e della documentazione di supporto sono tenuti a riferire i fatti ad una delle figure di riferimento indicate nel paragrafo 5.
Le informazioni registrate in contabilità devono inoltre essere correttamente riflesse all’interno delle dichiarazioni fiscali del Gruppo, al fine di creare un rapporto di correttezza e di trasparenza nei confronti dei soggetti dell’Amministrazione Fiscale e dell’Amministrazione Finanziaria. Il Gruppo pertanto condanna qualsiasi comportamento volto a compiere operazioni simulate, a distruggere documentazione rilevante ai fini fiscali e a ostacolare l’operato degli Organi appena citati.
Il Gruppo OTB riconosce l’importanza primaria dei controlli interni per una buona gestione e per garantire il raggiungimento degli obiettivi del Gruppo. Il Gruppo reputa fondamentale la diffusione, a tutti i livelli della propria organizzazione, di una cultura aziendale consapevole dell’importanza di un adeguato sistema di controllo interno. In particolare, il sistema di controllo interno deve favorire il raggiungimento degli obiettivi aziendali e deve pertanto essere orientato al miglioramento dell’efficacia e dell’efficienza dei processi produttivi e gestionali.
Tutti i Destinatari, nell’ambito delle funzioni svolte, sono responsabili del corretto funzionamento del sistema di controllo. La Funzione Corporate Governance & Internal Audit e le società di revisione incaricate hanno libero accesso ai dati, alla documentazione ed alle informazioni utili per lo svolgimento della loro attività.
4.8.10. Attività finalizzate al contrabbando di beni
Il Gruppo OTB ottempera alla legislazione in materia di contrabbando ponendo in essere adeguati controlli al fine di garantire che siano stati svolti correttamente e completamente tutti gli adempimenti doganali sui beni importati ed esportati dalle proprie società, e garantire che i rapporti con le Autorità Doganali avvengano nel rispetto dei criteri di integrità e trasparenza. Il Gruppo condanna pertanto qualsiasi condotta volta a sottrarre beni al pagamento, in tutto o in parte, dei diritti di confine, indipendentemente dalle modalità con cui queste possano concretizzarsi (es. via aerea, via marittima, etc.). In considerazione della dimensione internazionale delle proprie attività, il Gruppo si impegna inoltre a promuovere i medesimi comportamenti presso i propri Fornitori e Clienti.
5. Norme di attuazione e controllo del Codice Etico
Il Gruppo OTB vigila con attenzione sull’osservanza del Codice Etico da parte di tutti i Destinatari, predisponendo adeguati strumenti di informazione, prevenzione e controllo e assicurando la trasparenza delle operazioni e dei comportamenti posti in essere, intervenendo, qualora necessario, con azioni correttive e sanzioni adeguate.
Il Gruppo assicura la più ampia divulgazione del Codice Etico, portandolo a conoscenza degli stakeholder interni ed esterni mediante apposite attività di comunicazione.
Il Gruppo promuove la realizzazione di corsi di formazione ai propri collaboratori volti a favorire la piena comprensione dei principi e delle norme previste dal presente Codice Etico.
Tutti gli Stakeholders o portatori di interesse del Gruppo OTB sono tenuti al rispetto del Codice ed a segnalare eventuali comportamenti non conformi ai principi e alle regole in esso contenuti.
Il Gruppo OTB ritiene il Codice Etico quale parte integrante ed essenziale del Modello di Organizzazione e Gestione adottato.
Le eventuali segnalazioni di violazioni alle disposizioni del presente Codice, che si richiede essere effettuate in buona fede, sulla base di elementi di fatto precisi e concordanti, a tutela dell’integrità dell’ente e non per scopi personali, potranno essere inoltrate utilizzando la piattaforma digitale di segnalazione disponibile in apposita sezione del sito internet della Società di riferimento (si veda la Policy di gestione delle Segnalazioni presente sul sito internet della Società), attraverso le seguenti modalità:
- forma scritta;
- in forma orale, tramite la registrazione di una nota audio. La piattaforma consente di camuffare la voce del Segnalante nel caso in cui questo voglia restare anonimo.
In entrambi i casi, il canale è idoneo ad assicurare la riservatezza delle fonti e delle informazioni di cui si venga in possesso, nonché a garantire l’anonimato della segnalazione.
Con riferimento agli Stakeholders o portatori di interesse delle Società del Gruppo OTB, non specificatamente indicate nella Policy di Gestione delle Segnalazioni, nel caso di necessità di informazioni relative al Codice Etico o in ogni situazione in cui si possa avere il dubbio su quale sia il comportamento più appropriato e/o per segnalare una violazione del codice possono utilizzare la casella mail codeofethics@otb.net.
La Funzione Corporate Governance & Internal Audit, una volta ricevute le segnalazioni, avvalendosi del supporto di altre Funzioni aziendali competenti, in particolare le Funzioni People & Organization e Legal & Corporate Affairs di Gruppo, farà in modo che tutte le denunce ricevute siano:
▪ registrate e custodite secondo le normative vigenti;
▪ qualificate (archiviazione o attivazione accertamenti) con esplicitazione delle motivazioni che hanno indotto alla decisione;
▪ confermata tempestivamente (entro 7 giorni lavorativi) la loro ricezione;
▪ sottoposte, ove ritenuto necessario, al processo di verifica con informativa alle parti interessate.
Il Gruppo garantisce confidenzialità e riservatezza sull’identità di chi effettua la segnalazione e non tollera nessuna forma di ritorsione nei confronti di chi, in buona fede, ha fatto segnalazioni di possibili violazioni del Codice Etico o richiede chiarimenti sulle modalità applicative dello stesso.
La violazione dei principi del presente Codice Etico lede il rapporto di fiducia instaurato con il Gruppo OTB e può portare ad azioni disciplinari, legali o penali. Il Gruppo, infatti, intende sanzionare i comportamenti dei Collaboratori che non siano congruenti e rispettosi dei valori e dei principi che costituiscono il Codice Etico, secondo la gravità delle infrazioni commesse e dei comportamenti assunti.
L’osservanza delle norme del Codice Etico è parte essenziale delle obbligazioni contrattuali dei Collaboratori del Gruppo. Pertanto, la violazione costituisce inadempimento alle obbligazioni derivanti dal rapporto di lavoro o illecito disciplinare che può pregiudicare la continuità del rapporto di lavoro e comportare azioni per il risarcimento dei danni.
Per i Destinatari non dipendenti, l’osservanza del Codice costituisce presupposto per la prosecuzione del rapporto professionale/collaborativo in essere con la Società; pertanto, la violazione delle norme del Codice potrà costituire inadempimento delle obbligazioni contrattuali, con ogni conseguenza di legge, anche in ordine alla risoluzione del contratto e/o dell’incarico e potrà comportare il risarcimento dei danni subiti dal Gruppo.
5.1. Entrata in vigore e modifiche
Il presente Codice Etico è approvato dal Consiglio di Amministrazione di OTB S.p.A. in data xx marzo 2024 e recepito da tutte le società del Gruppo.
Eventuali aggiornamenti, integrazioni e variazioni apportate al Codice Etico sono approvate dall’Amministratore di OTB S.p.A. con delega in materia di corporate governance.
Il presente Codice Etico è adottato da tutte le entità legali e da tutti i collaboratori del Gruppo OTB.
Modello di organizzazione, gestione e controllo
Modello di organizzazione, gestione e controllo
ex artt. 6, co 3, 7 del Decreto Legislativo 8 giugno 2001, n. 231 «Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica, a norma dell’articolo 11 della Legge 29 settembre 2000, n. 300”
PARTE GENERALE
Azienda: Jil Sander S.p.A.
Emesso in data: 14/03/2024
Versione: 3
Indice
Struttura del documento
1. Decreto Legislativo 8 giugno 2001, n. 231
1.1. Caratteristiche e natura della responsabilità degli enti
1.2. Fattispecie di reato individuate dal Decreto e dalle successive modificazioni
1.3. Criteri di imputazione della responsabilità all’ente
1.4. Indicazioni del Decreto in ordine alle caratteristiche del Modello di organizzazione, gestione e controllo
1.5. Delitti tentati e delitti commessi all’estero
1.6. Sanzioni
1.7. Vicende modificative dell’ente
2. Finalità del Modello
3. Modello e Codice Etico
4. Modifiche ed aggiornamento del Modello
5. Sistema di corporate governance del Gruppo OTB
5.1. Struttura societaria e organizzativa del Gruppo OTB
5.2. Jil Sander s.p.a.
6. Adozione del Modello da parte di Jil Sander
7. Modello di Jil Sander e delle società appartenenti al Business World Jil Sander e aventi sede in Italia e/o all’estero
8. Reati rilevanti per Jil Sander
9. Destinatari del Modello e del Codice Etico
10. Organismo di Vigilanza
10.1. Funzione
10.2. Composizione e nomina dei componenti dell’Organismo di Vigilanza
10.3. Requisiti di eleggibilità
10.4. Revoca, sostituzione, decadenza e recesso
10.5. Svolgimento delle attività e poteri
10.6. Informativa dell’Organismo di Vigilanza verso gli organi societari
10.7. Flussi informativi nei confronti dell’Organismo di Vigilanza
10.7.1. Flussi informativi ad hoc
10.7.2. Whistleblowing – Segnalazioni
11. Prestazioni di servizi infragruppo
11.1. Prestazioni di servizi svolte da Jil Sander a favore di società del Gruppo OTB
11.2. Prestazioni di servizi svolte da società del Gruppo OTB in favore di Jil Sander
12. Sistema sanzionatorio
12.1. Principi generali
12.2. Condotte rilevanti e criteri di valutazione
12.3. Sanzioni e misure disciplinari
13. Comunicazione e formazione
Definizioni
▪ Attività sensibili: le attività svolte dalla Società nel cui ambito, a seguito del processo di risk assessment, si è ritenuto sussistere il rischio di potenziale commissione di reati di cui al Decreto.
▪ Attività strumentali: le attività/processi della Società nel cui ambito, a seguito del processo di risk assessment, si è ritenuto essere potenzialmente strumentali alla commissione di reati di cui al Decreto.
▪ Business World o Mondo di Business: è rappresentato da tutte le aziende che condividono il brand “Jil Sander” da una parte e le aziende che condividono l’appartenenza al settore “dei designer, dall’altra.
▪ Canali per le segnalazioni: canali idonei a garantire la riservatezza dell’identità del segnalante, individuati dalla Società quali mezzi, interni o esterni all’organizzazione stessa, con cui veicolare le segnalazioni.
▪ Capogruppo: è identificata nella società OTB s.p.a., che assume la funzione di società esercente l’attività di direzione e coordinamento, tra le altre, sulla Società e persegue pertanto l’obiettivo di esercitare prerogative di indirizzo strategico, coordinamento e controllo e di determinare il sistema di corporate governance delle società da questa direttamente o indirettamente controllate. Inoltre, costituisce centro di competenza per le aziende del Gruppo sulle materie gestite dalle Famiglie Professionali.
▪ Consulenti: i soggetti che in ragione delle competenze professionali prestano la propria opera intellettuale in favore o per conto della Società.
▪ Destinatario della segnalazione: soggetto/i o organo della Società, che ha il compito di ricevere, analizzare, verificare le segnalazioni (anche con l’eventuale supporto di altre Funzioni).
▪ Destinatari interni: soggetti interni a cui è rivolto il Modello; termine che ricomprende:
(i) i componenti del Consiglio di Amministrazione;
(ii) i componenti del Collegio Sindacale (di seguito “Sindaci”);
(iii) i dipendenti ed i collaboratori con cui si intrattengono rapporti contrattuali, a qualsiasi titolo, anche occasionali e/o soltanto temporanei;
(iv) il personale distaccato presso Jil Sander da altre società del Gruppo.
▪ Destinatari terzi: soggetti esterni a cui è rivolto il Modello, che intrattengono rapporti onerosi o anche gratuiti di qualsiasi natura con la Società (quali, a titolo esemplificativo e non esaustivo, consulenti, fornitori, appaltatori di opere o di servizi, partner commerciali e finanziari e terze parti in genere).
▪ Destinatari: collettivamente i Destinatari interni e terzi.
▪ D. Lgs. 231/2001 o Decreto: il Decreto Legislativo 8 giugno 2001, n. 231 e successive modificazioni o integrazioni.
▪ Ente pubblico: qualsiasi organismo di diritto pubblico, anche se dotato di forma e/o struttura privatistica, laddove, alla stregua della normativa UE recepita in Italia, ricorrano i seguenti tre requisiti:
• personalità giuridica;
istituzione dell'ente per soddisfare specificatamente esigenze di interesse generale (ad esempio: la raccolta e lo smaltimento dei rifiuti solidi urbani, l’erogazione di energia elettrica, gas, servizi di teleriscaldamento, ecc.);
• alternativamente, il finanziamento della sua attività in modo maggioritario da parte dello Stato, degli enti pubblici territoriali o di altri organismi di diritto pubblico, oppure la sottoposizione della gestione al controllo di questi ultimi, o la designazione da parte dello Stato, degli enti pubblici territoriali o di altri organismi di diritto pubblico, di più della metà dei membri dell'organo di amministrazione, di direzione o di vigilanza.
▪ Famiglia professionale: è l’insieme di ruoli specialistici che, pur operando in luoghi e livelli organizzativi diversi (Capogruppo, Headquarters dei Mondi di Business, singola legal entity, ecc.), ha in comune:
• la mission;
• il know-how specialistico e i processi di lavoro/operativi (il “mestiere”);
• i comportamenti professionali e i valori del Gruppo OTB.
▪ Filiale o Filiale distributiva: è una legal entity o una stabile organizzazione all’estero controllata, direttamente o indirettamente, da un Headquarter di Mondo di Business e deputata a rendere operative le linee guida commerciali, retail e di marketing definite presso ciascun Mondo di Business.
▪ Funzione di business: svolge attività caratteristiche del settore di business di appartenenza e può operare solo a livello di Headquarters dei Mondi di Business, Filiali distributive, business unit, manufacturing e sourcing.
Al fine di garantire un adeguato sviluppo e di mantenere la specificità dei singoli business che appartengono al Gruppo OTB, tali Funzioni, ciascuna per le proprie competenze specifiche:
• assicurano il raggiungimento degli obiettivi strategici, di business e operativi del Gruppo OTB;
• sviluppano modelli operativi (quali ad esempio di distribuzione, di produzione, logistici, ecc.) specifici dei settori di business di appartenenza;
• definiscono strategie di mercato, di vendita e di sourcing e le relative linee guida provvedendo a comunicarle alle Filiali distributive.
▪ Funzione aziendale: risorse presenti nella struttura organizzativa di Jil Sander.
▪ Gruppo o Gruppo OTB: è l’insieme di legal entity composto dalla Capogruppo e dalle società da questa direttamente o indirettamente controllate (Headquarters dei Mondi di Business, Filiali, sourcing, manufacturing, business unit, finanziarie, ONLUS, Service, ecc.).
▪ Incaricato di un pubblico servizio: colui che “a qualunque titolo presta un pubblico servizio”, intendendosi un’attività disciplinata nelle stesse forme della pubblica funzione, ma caratterizzata dalla mancanza dei poteri tipici di questa (art. 358 c.p.).
▪ Linee guida Confindustria: documento-guida di Confindustria (approvato il 7 marzo 2002 ed aggiornato, da ultimo, a giugno 2021) per la costruzione dei modelli di organizzazione, gestione e controllo di cui al Decreto.
▪ Modello: Modello di organizzazione, gestione e controllo ai sensi del Decreto adottato da Jil Sander.
▪ Organi sociali: sono sia l’organo amministrativo sia il Collegio Sindacale della Società.
▪ Organismo di Vigilanza o OdV: l’organismo previsto dall’art. 6 del Decreto, preposto alla vigilanza sul funzionamento e sull’osservanza del Modello.
▪ PA o Pubblica Amministrazione: sono tutte le amministrazioni dello Stato, ivi compresi gli istituti e scuole di ogni ordine e grado e le istituzioni educative, le aziende ed amministrazioni dello Stato ad ordinamento autonomo, le regioni, le province, i comuni, le comunità montane e loro consorzi e associazioni, le istituzioni universitarie, gli istituti autonomi case popolari, le camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura e loro associazioni, tutti gli enti pubblici non economici nazionali, regionali e locali, le amministrazioni, le aziende e gli enti del servizio sanitario nazionale. A titolo esemplificativo e non esaustivo sono ricompresi:
• Amministrazioni dello Stato: Governo, Parlamento, Ministeri, Magistratura ordinaria e contabile, consolati e ambasciate, prefettura, questura ecc.;
• Enti Pubblici territoriali: regioni, province, comuni;
• Aziende Sanitarie Locali (ASL);
• Istituto Superiore per la prevenzione e la sicurezza del Lavoro (ISPESL);
• Agenzie Regionali per la protezione dell’ambiente (ARPA);
• Direzioni Territoriali del Lavoro (DTL);
• Ispettorato del Lavoro;
• Enti Previdenziali (INPS, INAIL);
• Agenzia delle Dogane;
• Agenzia delle Entrate;
• Società Italiana degli Autori ed editori (SIAE);
• Forze dell’Ordine (Polizia di Stato, Arma dei Carabinieri, NAS, Vigili del Fuoco, Guardia di Finanza, ecc.);
• Autorità di Vigilanza indipendenti: Garante per la Protezione dei Dati Personali (Garante Privacy), Autorità Garante della Concorrenza e del Mercato (Antitrust), Autorità per la Vigilanza dei Lavori Pubblici, ecc.
▪ Partner: sono le controparti contrattuali della Società, persone fisiche o giuridiche, con cui la stessa addivenga ad una qualunque forma di collaborazione contrattualmente regolata.
▪ Pubblico ufficiale: colui che “esercita una pubblica funzione legislativa, giudiziaria o amministrativa” (art. 357 c.p.).
▪ Ritorsioni o misure ritorsive: atti di ritorsione o discriminatori, diretti o indiretti, nei confronti del Segnalante per motivi collegati, direttamente o indirettamente alla Segnalazione.
▪ Region: sono un insieme di Filiali (anche distributive) appartenenti al Mondo di Business “Jil Sander” che presentano caratteristiche simili con riferimento all’area geografica in cui operano (quali ad esempio: Europa, America, APAC).
▪ Segnalante o soggetto segnalante: colui che segnala un potenziale illecito o irregolarità sul luogo di lavoro. Per gli enti privati, il riferimento è sia alle “persone che rivestono funzioni di rappresentanza, di amministrazione o di direzione dell'ente o di una sua unità organizzativa dotata di autonomia finanziaria e funzionale nonché da persone che esercitano, anche di fatto, la gestione e il controllo dello stesso”, sia alle “persone sottoposte alla direzione o alla vigilanza di uno dei soggetti” precedentemente menzionati.
▪ Segnalazione: comunicazione del Segnalante avente ad oggetto informazioni “circostanziate di condotte illecite, rilevanti ai sensi del Decreto e fondate su elementi di fatto precisi e concordanti, o di violazioni del Modello di organizzazione e gestione dell’ente, di cui siano venuti a conoscenza in ragione delle funzioni svolte”.
▪ Società o Jil Sander: Jil Sander s.p.a.
▪ Società del Gruppo OTB: società direttamente o indirettamente controllate da OTB s.p.a. ai sensi dell’art. 2359, commi 1 e 2, c.c.
▪ Soggetti apicali: persone che rivestono funzioni di rappresentanza, di amministrazione o di direzione della Società o di una sua dotata di autonomia finanziaria e funzionale, nonché persone che esercitano, anche di fatto, la gestione o il controllo della Società.
▪ Soggetti subordinati: persone sottoposte alla direzione o alla vigilanza di uno dei Soggetti apicali.
▪ Vertice della Società: Consiglio di Amministrazione, Presidente del Consiglio di Amministrazione e Amministratore Delegato della Società.
Struttura del documento
La presente Parte Generale comprende una disamina della disciplina contenuta nel D. Lgs. 231/2001 e costituisce le linee guida che descrivono il processo di adozione del Modello da parte della Società, i reati rilevanti, i destinatari del Modello, l’Organismo di Vigilanza, il sistema sanzionatorio a presidio delle violazioni, gli obblighi di comunicazione del Modello e di formazione del personale.
1. Decreto Legislativo 8 giugno 2001, n. 231
1.1. Caratteristiche e natura della responsabilità degli enti
Il D. Lgs 231/2001, nel recepire la normativa comunitaria sulla lotta alla corruzione, ha introdotto e disciplinato la responsabilità amministrativa derivante da reato degli enti collettivi che, fino all’entrata in vigore del Decreto, potevano unicamente essere chiamati a pagare, in via solidale, multe, ammende e sanzioni amministrative inflitte ai propri rappresentanti legali, amministratori o dipendenti.
La natura di questa forma di responsabilità degli enti è di genere misto e la sua peculiarità sta nel fatto che coniuga aspetti del sistema penale con quelli del sistema amministrativo. L’ente è punito con una sanzione amministrativa in quanto risponde di un illecito amministrativo, accertato tramite processo penale: l’Autorità competente a contestare l’illecito è il pubblico ministero, mentre è il giudice penale che, accertato l’illecito, irroga la sanzione.
La responsabilità amministrativa dell’ente è distinta ed autonoma rispetto a quella della persona fisica che commette il reato e sussiste anche qualora non sia stato identificato l’autore del reato ovvero se il reato si sia estinto per una causa diversa dall’amnistia. In ogni caso la responsabilità dell’ente va sempre ad aggiungersi e mai a sostituirsi a quella della persona fisica autrice del reato.
Il campo di applicazione del Decreto è molto ampio e riguarda tutti gli enti forniti di personalità giuridica, le società, le associazioni anche prive di personalità giuridica, gli enti pubblici economici, gli enti privati concessionari di un pubblico servizio. La normativa non è invece applicabile allo Stato, agli enti pubblici territoriali, agli enti pubblici non economici, e agli enti che svolgono funzioni di rilievo costituzionale (per esempio i partiti politici e i sindacati).
1.2. Fattispecie di reato individuate dal Decreto e dalle successive modificazioni
L’ente può essere chiamato a rispondere soltanto per i reati – c.d. reati presupposto – indicati dal Decreto.
Si elencano di seguito i reati che attualmente costituiscono presupposto della responsabilità degli Enti:
− art. 24: indebita percezione di erogazioni, truffa in danno dello Stato, di un ente pubblico o dell’Unione europea o per il conseguimento di erogazioni pubbliche, frode informatica in danno dello Stato o di un ente pubblico e frode nelle pubbliche forniture 1;
− art. 24 bis: delitti informatici e trattamento illecito di dati 2;
− art. 24 ter: delitti di criminalità organizzata 3;
− art. 25: peculato, concussione, induzione indebita a dare o promettere utilità, corruzione e abuso d’ufficio 4;
− art. 25 bis: falsità in monete, in carte di pubblico credito, in valori di bollo e in strumenti o segni di riconoscimento 5;
− art. 25 bis.1: delitti contro l’industria e il commercio 6;
− art. 25 ter: reati societari 7;
− art. 25 quater: delitti con finalità di terrorismo o di eversione dell’ordine democratico 8;
− art. 25 quater.1: pratiche di mutilazione degli organi genitali femminili 9;
− art. 25 quinquies: delitti contro la personalità individuale 10;
− art. 25 sexies: abusi di mercato 11;
− art. 25 septies: omicidio colposo o lesioni gravi o gravissime commesse con violazione delle norme sulla tutela della salute e della sicurezza sul lavoro 12;
− art. 25 octies: ricettazione, riciclaggio e impiego di denaro, beni o utilità di provenienza illecita, nonché autoriciclaggio 13;
− art. 25 octies.1: delitti in materia di strumenti di pagamento diversi dai contanti 14;
− art. 25 novies: delitti in materia di violazione del diritto d’autore 15;
− art. 25 decies: induzione a non rendere dichiarazioni o a rendere dichiarazioni mendaci all’autorità giudiziaria 16;
− art. 25 undecies: reati ambientali 17;
− art. 25 duodecies: impiego di cittadini di paesi terzi il cui soggiorno è irregolare 18;
− art. 25 terdecies: razzismo e xenofobia 19;
− art. 25 quaterdecies: frode in competizioni sportive, esercizio abusivo di gioco o di scommessa e giochi d’azzardo esercitati a mezzo di apparecchi vietati 20;
− art. 25 quinquiesdecies: reati tributari 21;
− art. 25 sexiesdecies: contrabbando 22;
− reati transnazionali 23;
− art. 25 septiesdecies: delitti contro il patrimonio culturale 24;
− art. 25 duodevicies: riciclaggio di beni culturali e devastazione e saccheggio di beni culturali e paesaggistici 25.
L’applicabilità e la rilevanza di ciascun reato per la Società saranno oggetto di approfondimento più avanti, al paragrafo 8 della presente Parte Generale.
1 Articolo modificato da ultimo dal D. Lgs. n. 75/2020.
2 Articolo modificato da ultimo dal D.L. n. 105/2019, convertito, con modificazioni, dalla L. 133/2019.
3 Articolo aggiunto dalla L. n. 94/2009.
4 Articolo modificato da ultimo dal D. Lgs. n. 156/2022.
5 Articolo aggiunto dal D.L. n. 350/2001, convertito con modificazioni dalla L. n. 409/2001 e modificato dal D. Lgs. n. 125/2016.
6 Articolo aggiunto dalla L. n. 99/2009.
7 Articolo aggiunto dal D. Lgs. n. 61/2002 e modificato da ultimo dal D. Lgs. n. 38/2017.
8 Articolo aggiunto dalla L. n. 7/2003.
9 Articolo aggiunto dalla L. n. 7/2006.
10 Articolo aggiunto dalla L. n. 228/2003 e modificato dalla L. n. 199/2016.
11 Articolo aggiunto dalla L. n. 62/2005.
12 Articolo aggiunto dalla L. n. 123/2007 e successivamente sostituito dalla L. n. 81/2008.
13 Articolo aggiunto dal D. Lgs. n. 231/2007 e modificato dalla L. n. 186/2014.
14 Articolo aggiunto dal D. Lgs. n. 184/2021.
15 Articolo aggiunto dalla L. n. 99/2009.
16 Articolo aggiunto dalla L. n. 116/2009.
17 Articolo aggiunto dal D. Lgs. n. 121/2011 e modificato dalla L. n. 68/2015.
18 Articolo aggiunto dal D. Lgs. n. 109/2012 e modificato dalla L. n. 161/2017.
19 Articolo aggiunto dalla L. n. 167/2017.
20 Articolo aggiunto dalla L. n. 39/2019.
21 Articolo aggiunto dal D.L. n. 124/2019 e aggiornato da ultimo dal D. Lgs. n. 156/2022.
22 Articolo aggiunto dal D. Lgs. n. 75/2020.
23 Articolo 10, Legge n. 146/2006.
24 Articolo aggiunto dalla L. 22/2022.
25 Articolo aggiunto dalla L. 22/2022.
1.3. Criteri di imputazione della responsabilità all’ente
Oltre alla commissione di uno dei reati presupposto, affinché l’ente sia sanzionabile ai sensi del D. Lgs. 231/2001 devono sussistere ulteriori presupposti. Tali ulteriori presupposti, che possono essere distinti in “oggettivi” e “soggettivi”.
Il primo presupposto oggettivo è costituito dal fatto che il reato sia stato commesso da un soggetto legato all’ente da un rapporto qualificato. In proposito si distingue tra:
▪ soggetti in “posizione apicale”, cioè che rivestono posizioni di rappresentanza, amministrazione o direzione dell’ente, quali, ad esempio, il legale rappresentante, l’amministratore, il direttore di una funzione aziendale autonoma, nonché le persone che gestiscono, anche soltanto di fatto, l’ente. Si tratta delle persone che effettivamente hanno il potere di prendere decisioni in nome e per conto dell’ente o comunque di manifestarne la volontà all’esterno. Sono inoltre assimilabili a questa categoria tutti i soggetti delegati dagli amministratori ad esercitare attività di gestione o direzione dell’ente o di sue sedi distaccate;
▪ soggetti “subordinati”, ovvero tutti coloro che sono sottoposti alla direzione ed alla vigilanza dei soggetti apicali. Specificatamente appartengono a questa categoria i lavoratori dipendenti e quei soggetti che, pur non facendo parte del personale, hanno una mansione da compiere sotto la direzione ed il controllo di soggetti apicali. Tra i soggetti esterni interessati vi sono i collaboratori, i promotori, gli agenti e i consulenti che, su mandato della Società, compiono attività in suo nome. Rilevanti sono, infine, anche i mandati o i rapporti contrattuali con soggetti non appartenenti al personale dell’ente, sempre nel caso in cui questi soggetti agiscano in nome, per conto o nell’interesse dell’ente.
Ulteriore presupposto oggettivo è il fatto che il reato deve essere commesso nell’interesse o a vantaggio dell’ente; è sufficiente la sussistenza di almeno una delle due condizioni, alternative tra loro:
▪ l’interesse sussiste quando l’autore del reato ha agito con l’intento di favorire l’ente, indipendentemente dalla circostanza che poi tale obiettivo sia stato realmente conseguito;
▪ il vantaggio sussiste quando l’ente ha tratto – o avrebbe potuto trarre – dal reato un risultato positivo, economico o di altra natura.
La responsabilità dell’ente sussiste non soltanto quando questo abbia tratto un vantaggio patrimoniale immediato dalla commissione del reato, ma anche nell’ipotesi in cui, pur nell’assenza di tale risultato, il fatto trovi motivazione nell’interesse dell’ente. Ad esempio, il miglioramento della propria posizione sul mercato o l’occultamento di una situazione di crisi finanziaria sono casi che coinvolgono gli interessi dell’ente senza apportare però un immediato vantaggio economico.
È importante inoltre evidenziare che, qualora il reato venga commesso da soggetti qualificati di una società appartenente ad un gruppo, il concetto di interesse può essere esteso in senso sfavorevole alla società capogruppo. Il Tribunale di Milano (ord. 20 dicembre 2004) ha sancito che l’elemento caratterizzante l’interesse di gruppo sta nel fatto che questo non si configura come proprio ed esclusivo di uno dei membri del gruppo, ma come comune a tutti i soggetti che ne fanno parte. Per questo motivo si afferma che l’illecito commesso dalla controllata possa essere addebitato anche alla controllante, purché la persona fisica che ha commesso il reato – anche a titolo di concorso – appartenga anche solo funzionalmente alla controllante.
Quanto ai criteri soggettivi di imputazione del reato all’ente, questi attengono agli strumenti preventivi di cui lo stesso si è dotato al fine di prevenire la commissione di uno dei reati previsti dal Decreto nell’esercizio della propria attività. Il Decreto, infatti, prevede la non imputabilità all’ente di responsabilità solo se sia dimostrato:
▪ che l’organo dirigente ha adottato ed efficacemente attuato, prima della commissione del fatto che costituisce reato, modelli di organizzazione, gestione e controllo idonei a prevenire reati della specie di quello verificatosi;
▪ che il compito di vigilare sul funzionamento e sull’osservanza dei modelli, e di curare il loro aggiornamento sia stato affidato ad un organismo dell’ente dotato di autonomi poteri di iniziativa e di controllo;
▪ che non vi sia stata omessa o insufficiente vigilanza da parte del predetto organismo.
Le condizioni appena elencate devono concorrere congiuntamente affinché la responsabilità dell’ente possa essere esclusa.
Nonostante il Modello costituisca causa di non punibilità, sia che il reato presupposto sia stato commesso da un soggetto in posizione apicale, sia che sia stato commesso da un soggetto in posizione subordinata, il meccanismo previsto dal Decreto in tema di onere della prova è molto più severo per l’ente nel caso in cui il reato sia stato commesso da un soggetto in posizione apicale. In quest’ultimo caso, infatti, l’ente deve dimostrare che le persone hanno commesso il reato eludendo fraudolentemente il Modello; il Decreto richiede quindi una prova di estraneità più forte in quanto l’ente deve anche provare una sorta di frode interna da parte di soggetti apicali.
Nell’ipotesi di reati commessi da soggetti in posizione subordinata, l’ente può invece essere chiamato a rispondere solo qualora si accerti che la commissione del reato è stata resa possibile dall’inosservanza degli obblighi di direzione o vigilanza. Si tratterebbe, in questo caso, di una colpa in organizzazione: l’ente ha acconsentito indirettamente alla commissione del reato, non presidiando le attività e i soggetti a rischio di commissione di un reato presupposto. In tale caso, la responsabilità della Società è comunque esclusa se, prima della commissione del reato, la Società si è dotata di un Modello di organizzazione, gestione e controllo idoneo a prevenire reati della specie di quello commesso.
1.4. Indicazioni del Decreto in ordine alle caratteristiche del Modello di organizzazione, gestione e controllo
Il Decreto si limita a disciplinare alcuni principi generali in merito al Modello, senza fornirne però caratteristiche specifiche. Il Modello opera quale causa di non punibilità solo se è:
▪ efficace, cioè ragionevolmente idoneo a prevenire il reato o i reati commessi;
▪ effettivamente attuato, cioè il suo contenuto trova applicazione nelle procedure aziendali e nel sistema di controllo interno.
Quanto all’efficacia del Modello, il Decreto prevede che esso abbia il seguente contenuto minimo:
▪ siano individuate le attività dell’ente nel cui ambito possono essere commessi reati;
▪ siano previsti specifici protocolli diretti a programmare la formazione e l’attuazione delle decisioni dell’ente, in relazione ai reati da prevenire;
▪ siano individuate le modalità di gestione delle risorse finanziarie idonee ad impedire la commissione di reati;
▪ sia introdotto un sistema disciplinare idoneo a sanzionare il mancato rispetto delle misure indicate nel Modello;
▪ siano previsti obblighi di informazione nei confronti dell’Organismo di Vigilanza;
▪ in relazione alla natura e alla dimensione dell’organizzazione, nonché al tipo di attività svolta, siano previste misure idonee a garantire lo svolgimento dell’attività nel rispetto della legge e a scoprire ed eliminare tempestivamente eventuali situazioni di rischio.
Il Decreto stabilisce che il Modello sia sottoposto a verifica periodica ed aggiornamento, sia nel caso in cui emergano significative violazioni delle prescrizioni, sia qualora avvengano significativi cambiamenti nell’organizzazione o nell’attività dell’ente.
1.5. Delitti tentati e delitti commessi all’estero
L’Ente risponde anche degli illeciti dipendenti da delitti tentati e da reati commessi all’estero.
Nelle ipotesi di commissione nella forma del tentativo dei delitti previsti dal Decreto, le sanzioni pecuniarie e le sanzioni interdittive (cfr. Par. 1.5 - “Sanzioni applicabili”) sono ridotte da un terzo alla metà, mentre è esclusa l’irrogazione di sanzioni nei casi in cui l’ente impedisca volontariamente il compimento dell’azione o la realizzazione dell’evento. L’esclusione di sanzioni si giustifica, in tal caso, in forza dell’interruzione di ogni rapporto di immedesimazione tra ente e soggetti che assumono di agire in suo nome e per suo conto.
Per quanto riguarda il locus commissi delicti, ai fini dell’individuazione della giurisdizione competente, alla luce del principio di territorialità di cui all’art. 6 c.p., rientrano nella giurisdizione penale italiana gli illeciti dipendenti da reati commessi nel territorio dello Stato, con la doverosa precisazione che, ai sensi del comma 2 del suddetto articolo, “Il reato si considera commesso nel territorio dello Stato, quando l'azione o l'omissione, che lo costituisce, è ivi avvenuta in tutto o in parte, ovvero si è verificato l'evento che è la conseguenza dell'azione o omissione”.
Tale disciplina è volta ad estendere l'applicabilità della legge penale italiana a fatti che non sono stati realizzati in tutti i loro elementi nel territorio dello Stato, essendo sufficiente che un “frammento” del reato (una parte dell'azione o dell'omissione, ovvero l'evento) si sia verificato in Italia per far ricadere l'intero reato sotto la disciplina della legge penale italiana.
A titolo esemplificativo, nel caso del reato di corruzione per un atto contrario ai doveri d'ufficio (ex art. 319 c.p.), laddove la condotta tipica si estrinseca con il “dare o promettere denaro o altra utilità”, il reato si considererà commesso nel territorio italiano qualora il soggetto ivi programmi ovvero effettui la dazione o la promessa per il compimento all'estero di un atto contrario ai doveri d'ufficio da parte di un Pubblico Ufficiale.
D’altra parte, il Decreto estende l'efficacia della responsabilità amministrativa dell'ente regolamentando le ipotesi in cui lo stesso può essere chiamato a rispondere avanti al giudice penale italiano dell'illecito amministrativo per reati commessi all'estero, intendendosi come tali quelli integralmente consumati fuori dal territorio italiano.
Infatti, secondo i dettami del Decreto, l’ente può essere chiamato a rispondere in relazione a reati - rilevanti ai fini del Decreto - commessi all’estero (ai sensi dell’art. 4 del Decreto, che richiama i seguenti articoli del c.p.: 7 “Reati commessi all'estero”, 8 “Delitto politico commesso all'estero”, 9 “Delitto comune del cittadino all'estero” e 10 “Delitto comune dello straniero all'estero”)26, qualora ricorrano le seguenti condizioni:
− il reato deve essere commesso all’estero dal soggetto funzionalmente legato all’ente;
− l’ente deve avere la sede principale in Italia;
− l’ente può rispondere nei casi e alle condizioni previsti dagli artt. 7, 8, 9 e 10 c.p.;
− se sussistono i casi e le condizioni indicate al punto precedente, l’ente risponde purché nei suoi confronti non proceda lo Stato del luogo in cui è stato commesso il fatto;
− nei casi in cui la legge prevede che il colpevole sia punito a richiesta del Ministro della giustizia, si procede contro l’ente solo se la richiesta è formulata anche nei confronti di quest’ultimo;
− il reo al momento dell’esercizio dell’azione penale deve trovarsi nel territorio dello Stato e non deve essere stato estradato.
26 Art. 7 c.p.: “È punito secondo la legge italiana il cittadino o lo straniero che commette in territorio estero taluno dei seguenti reati:
1) delitti contro la personalità dello Stato italiano [241-313; c. nav. 1088]; 2) delitti di contraffazione del sigillo dello Stato e di uso di tale sigillo contraffatto [467]; 3) delitti di falsità in monete aventi corso legale nel territorio dello Stato, o in valori di bollo o in carte di pubblico credito italiano [453-461, 464-466]; 4) delitti commessi da pubblici ufficiali [357] a servizio dello Stato, abusando dei poteri o violando i doveri inerenti alle loro funzioni [314 ss.]; 5) ogni altro reato per il quale speciali disposizioni di legge [501 4, 537, 591 2, 604, 642 4; c. nav. 1080] o convenzioni internazionali stabiliscono l'applicabilità della legge penale italiana”.
Art. 8 c.p.: “Il cittadino o lo straniero [248 2, 249 2], che commette in territorio estero un delitto politico non compreso tra quelli indicati nel numero 1 dell'articolo precedente, è punito secondo la legge italiana [112], a richiesta del Ministro della giustizia [128-129; c.p.p. 342].
Se si tratta di delitto punibile a querela della persona offesa, occorre, oltre tale richiesta, anche la querela [120-126; c.p.p. 336-340].
Agli effetti della legge penale, è delitto politico ogni delitto, che offende un interesse politico dello Stato, ovvero un diritto politico del cittadino [241-294]. È altresì considerato delitto politico il delitto comune determinato, in tutto o in parte, da motivi politici”.
Art. 9 c.p.: “Il cittadino, che, fuori dei casi indicati nei due articoli precedenti, commette in territorio estero un delitto per il quale la legge italiana stabilisce l'ergastolo, o la reclusione non inferiore nel minimo a tre anni, è punito secondo la legge medesima [112], sempre che si trovi nel territorio dello Stato.
Se si tratta di delitto per il quale è stabilita una pena restrittiva della libertà personale di minore durata, il colpevole è punito a richiesta del Ministro della giustizia ovvero a istanza o a querela della persona offesa.
Nei casi preveduti dalle disposizioni precedenti, qualora si tratti di delitto commesso a danno delle Comunità europee, di uno Stato estero o di uno straniero, il colpevole è punito a richiesta del Ministro della giustizia, sempre che l'estradizione [c.p.p. 697] di lui non sia stata conceduta, ovvero non sia stata accettata dal Governo dello Stato in cui egli ha commesso il delitto.
Nei casi preveduti dalle disposizioni precedenti, la richiesta del Ministro della giustizia o l'istanza o la querela della persona offesa non sono necessarie per i delitti previsti dagli articoli 320, 321 e 346 bis”.
Art. 10 c.p.: “Lo straniero, che, fuori dei casi indicati negli articoli 7 e 8, commette in territorio estero, a danno dello Stato o di un cittadino, un delitto per il quale la legge italiana stabilisce l'ergastolo, o la reclusione non inferiore nel minimo a un anno, è punito secondo la legge medesima [112], sempre che si trovi nel territorio dello Stato, e vi sia richiesta del Ministro della giustizia, ovvero istanza o querela della persona offesa.
Se il delitto è commesso a danno delle Comunità europee, di uno Stato estero o di uno straniero, il colpevole è punito secondo la legge italiana, a richiesta del Ministro della giustizia, sempre che: 1) si trovi nel territorio dello Stato; 2) si tratti di delitto per il quale è stabilita la pena [di morte o] dell'ergastolo ovvero della reclusione non inferiore nel minimo a tre anni; 3) l'estradizione di lui non sia stata conceduta, ovvero non sia stata accettata dal Governo dello Stato in cui egli ha commesso il delitto, o da quello dello Stato a cui egli appartiene.
La richiesta del Ministro della giustizia o l'istanza o la querela della persona offesa non sono necessarie per i delitti previsti dagli articoli 317, 318, 319, 319 bis, 319 ter, 319 quater, 320, 321, 322 e 322 bis”.
1.6. Sanzioni
Il Decreto prevede specifiche sanzioni a carico dell’ente che sia riconosciuto responsabile dell’illecito amministrativo dipendente da reato (art. 9 e ss.), come di seguito specificate.
Sanzione pecuniaria
In caso di accertamento della commissione di un illecito amministrativo dipendente da reato si applica sempre la sanzione pecuniaria per quote. Nella commisurazione della pena, il giudice determina il numero delle quote tenendo conto della gravità del fatto, del grado della responsabilità dell'ente nonché dell'attività svolta per eliminare o attenuare le conseguenze del fatto e per prevenire la commissione di ulteriori illeciti. L'importo della singola quota è, invece, fissato sulla base delle condizioni economiche e patrimoniali dell'ente allo scopo di assicurare l'efficacia della sanzione.
Secondo l’art. 10, la sanzione pecuniaria viene applicata per quote in un numero non inferiore a cento né superiore a mille; mentre l'importo di una quota va da un minimo di euro 258 ad un massimo di euro 1.549.
L’art. 12 stabilisce che l’importo della sanzione pecuniaria è ridotto se:
− l'autore del reato ha commesso il fatto nel prevalente interesse proprio o di terzi e l'ente non ne ha ricavato vantaggio o ne ha ricavato un vantaggio minimo;
− il danno patrimoniale cagionato è di particolare tenuità.
Analogamente, ai sensi dell’art. 12, comma 2, sono previste riduzioni della sanzione quando, prima della dichiarazione di apertura del dibattimento di primo grado:
− l'Ente ha risarcito integralmente il danno e ha eliminato le conseguenze dannose o pericolose del reato ovvero si è comunque efficacemente adoperato in tal senso;
− oppure è stato adottato e reso operativo un Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo idoneo a prevenire reati della specie di quello verificatosi.
Sanzioni interdittive
Le seguenti sanzioni interdittive – di norma di durata non inferiore a tre mesi e non superiore a due anni – sono irrogabili nelle sole ipotesi tassativamente previste e solo per alcuni reati27:
− l'interdizione dall'esercizio dell'attività28;
− la sospensione o la revoca delle autorizzazioni, licenze o concessioni funzionali alla commissione dell'illecito;
− il divieto di contrattare con la Pubblica Amministrazione, salvo che per ottenere le prestazioni di un pubblico servizio;
− l’esclusione da agevolazioni, finanziamenti, contributi o sussidi e l'eventuale revoca di quelli già concessi;
− il divieto di pubblicizzare beni o servizi.
Un diverso trattamento sanzionatorio è previsto in caso di responsabilità dell’ente dipendente dai delitti di concussione, induzione indebita a dare o promettere utilità e corruzione, laddove la sanzione interdittiva si applica per una durata non inferiore a quattro anni e non superiore a sette anni, se il reato è stato commesso da uno dei soggetti c.d. “apicali”, e per una durata non inferiore a due anni e non superiore a quattro, se il reato è stato invece commesso da uno dei soggetti c.d. “sottoposti” (art. 25, co. 5).
Ai sensi dell’art. 13, le sanzioni interdittive si applicano in relazione agli illeciti amministrativi per i quali sono espressamente previste, quando ricorre almeno una delle seguenti condizioni:
− l’ente ha tratto dal reato un profitto di rilevante entità e il reato è stato commesso da soggetti in posizione apicale ovvero da soggetti sottoposti all'altrui direzione quando, in questo caso, la commissione del reato è stata determinata o agevolata da gravi carenze organizzative;
− in caso di reiterazione degli illeciti.
Non si applicano invece quando:
− l’autore del reato ha commesso il fatto nel prevalente interesse proprio o di terzi e l'ente non ne ha ricavato vantaggio o ne ha ricavato un vantaggio minimo;
− il danno patrimoniale cagionato è di particolare tenuità.
Ferma l'applicazione delle sanzioni pecuniarie, ai sensi dell’art. 17 le sanzioni interdittive non si applicano inoltre quando, prima della dichiarazione di apertura del dibattimento di primo grado, concorrono le seguenti condizioni:
− l’ente ha risarcito integralmente il danno e ha eliminato le conseguenze dannose o pericolose del reato ovvero si è comunque efficacemente adoperato in tal senso;
− l’ente ha eliminato le carenze organizzative che hanno determinato il reato mediante l'adozione e l'attuazione di un Modello idoneo a prevenire reati della specie di quello verificatosi;
− l’ente ha messo a disposizione il profitto conseguito ai fini della confisca.
In linea generale, le sanzioni hanno ad oggetto la specifica attività alla quale si riferisce l'illecito dell'ente. Il giudice ne determina il tipo e la durata sulla base dei medesimi criteri indicati per l’applicazione della sanzione pecuniaria, tenendo conto dell'idoneità delle singole sanzioni a prevenire illeciti del tipo di quello commesso.
Nell’ipotesi in cui il giudice ravvisi l’esistenza dei presupposti per l’applicazione di una misura interdittiva a carico di un ente che svolga attività di interesse pubblico ovvero abbia un consistente numero di dipendenti, lo stesso potrà disporre che l’ente continui a operare sotto la guida di un commissario giudiziale. In tale ipotesi, il profitto eventualmente derivante dalla prosecuzione dell’attività è oggetto di confisca (art. 15).
Tali misure possono essere applicate all’ente anche in via cautelare, e dunque prima dell’accertamento nel merito in ordine alla sussistenza del reato e dell’illecito amministrativo che da esso dipende, nell’ipotesi in cui si ravvisi l’esistenza di gravi indizi tali da far ritenere la responsabilità dell’ente, nonché il pericolo fondato che vengano commessi illeciti della stessa natura di quello per cui si procede (art. 45).
Anche in tale ipotesi, in luogo della misura cautelare interdittiva, il giudice può nominare un commissario giudiziale per la prosecuzione dell’attività qualora l’ente presti un servizio di interesse per la collettività, ovvero l’interruzione della sua attività possa provocare rilevanti ripercussioni sull’occupazione.
L’inosservanza delle sanzioni interdittive costituisce un reato autonomo previsto dal Decreto come fonte di possibile responsabilità amministrativa dell’ente (art. 23).
27 Il legislatore ha previsto la possibile applicazione delle sanzioni interdittive solo per alcune fattispecie di reato delle seguenti categorie: reati commessi nei rapporti con la Pubblica Amministrazione (artt. 24 e 25 del Decreto 231); delitti informatici e trattamento illecito dei dati (art. 24 bis del Decreto 231); delitti di criminalità organizzata (art. 24 ter del Decreto 231); falsità in monete, carte di pubblico credito, valori di bollo e in strumenti o segni di riconoscimento (art. 25 bis del Decreto 231); delitti contro l’industria e il commercio (art. 25 bis.1 del Decreto 231); reati societari (art.25 ter del Decreto 231); delitti con finalità di terrorismo o di eversione dell’ordine democratico (art. 25 quater del Decreto 231); pratiche di mutilazione degli organi genitali femminili (art. 25 quater.1 del Decreto 231); delitti contro la personalità individuale (art. 25 quinquies del Decreto 231); omicidio colposo e lesioni gravi o gravissime, commesse in violazione delle norme sulla tutela della salute e sicurezza sul lavoro (art. 25 septies del Decreto 231); ricettazione, riciclaggio ed impiego di denaro, beni o utilità di provenienza illecita, nonché autoriciclaggio (art. 25 octies del Decreto 231); delitti in materia di strumenti di pagamento diversi dai contanti (art. 25-octies.1 del Decreto 231); delitti in materia di violazione del diritto d’autore (art. 25 novies del Decreto 231); reati ambientali (art. 25 undecies del Decreto 231); reati di impiego di cittadini di paesi terzi il cui soggiorno è irregolare (art. 25 duodecies del Decreto 231); reati di razzismo e xenofobia (art. 25 terdecies del Decreto 231); frode in competizione sportive, esercizio abusivo di gioco o di scommessa e giochi d’azzardo esercitati a mezzo di apparecchi vietati (art. 25 quaterdecies del Decreto 231); delitti contro il patrimonio culturale (art. 25 septiesdecies del Decreto 231); riciclaggio di beni culturali e devastazione e saccheggio di beni culturali e paesaggistici (art. 25 duodevicies del Decreto 231).
28 L’art. 16 prevede che “può essere disposta l'interdizione definitiva dall'esercizio dell'attività se l'ente ha tratto dal reato un profitto di rilevante entità ed è già stato condannato, almeno tre volte negli ultimi sette anni, alla interdizione temporanea dall'esercizio dell'attività”. Inoltre, “Il giudice può applicare all'ente, in via definitiva, la sanzione del divieto di contrattare con la pubblica amministrazione ovvero del divieto di pubblicizzare beni o servizi quando è già stato condannato alla stessa sanzione almeno tre volte negli ultimi sette anni”. Da ultimo, “Se l'ente o una sua unità organizzativa viene stabilmente utilizzato allo scopo unico o prevalente di consentire o agevolare la commissione di reati in relazione ai quali è prevista la sua responsabilità è sempre disposta l'interdizione definitiva dall'esercizio dell'attività”.
Confisca del prezzo o del profitto del reato
Con la sentenza di condanna è sempre disposta la confisca - anche per equivalente - del prezzo29 o del profitto30 del reato, salvo che per la parte che può essere restituita al danneggiato e fatti salvi i diritti acquisiti dai terzi in buona fede.
29 Il prezzo deve intendersi come denaro o altra utilità economica data o promessa per indurre o determinare un altro soggetto a commettere il reato.
30 Il profitto deve intendersi quale utilità economica immediatamente ricavata dall’Ente (cfr. Cass. S.U. 25.6.2009 n. 38691). Nel caso di reati commessi in violazione della normativa in materia ambientale o della salute e sicurezza sul lavoro, il profitto è considerato equivalente al risparmio di spesa che l’Ente ha conseguito in virtù della condotta illecita.
Pubblicazione della sentenza
La pubblicazione della sentenza di condanna può essere disposta quando nei confronti dell’Ente viene applicata una sanzione interdittiva. Tale pubblicazione avviene ai sensi dell’articolo 36 c.p., nonché mediante affissione nel comune dove l’ente ha la sede principale.
La pubblicazione è eseguita a cura della cancelleria del giudice competente ed a spese dell’ente.
1.7. Vicende modificative dell’ente
Il Decreto disciplina il regime della responsabilità dell’ente in caso di trasformazione, fusione, scissione e cessione di azienda.
In caso di trasformazione dell’ente resta ferma la responsabilità per i reati commessi anteriormente alla data in cui la trasformazione ha avuto effetto. Il nuovo ente sarà quindi destinatario delle sanzioni applicabili all’ente originario, per fatti commessi anteriormente alla trasformazione.
In caso di fusione, l’ente risultante dalla fusione, anche per incorporazione, risponde dei reati dei quali erano responsabili gli enti che hanno partecipato alla fusione. Se l’operazione è avvenuta prima della conclusione del giudizio di accertamento della responsabilità dell’ente, il giudice dovrà tenere conto delle condizioni economiche dell’ente originario e non di quelle dell’ente risultante dalla fusione.
Nel caso di scissione, la responsabilità per i reati commessi anteriormente alla data in cui la scissione ha avuto effetto rimane in capo all’ente scisso, mentre gli enti beneficiari della scissione sono solidalmente obbligati al pagamento delle sanzioni pecuniarie inflitte all’ente scisso, nei limiti del valore del patrimonio netto trasferito ad ogni singolo ente, salvo che si tratti di ente al quale è stato trasferito anche in parte il ramo di attività nell’ambito del quale è stato commesso il reato; le sanzioni interdittive si applicano all’ente (o agli enti) in cui sia rimasto o confluito il ramo d’attività nell’ambito del quale è stato commesso il reato. Se la scissione è avvenuta prima della conclusione del giudizio di accertamento della responsabilità dell’ente, il giudice dovrà tenere conto delle condizioni economiche dell’ente originario e non di quelle dell’ente risultante dalla scissione.
In caso di cessione o di conferimento dell’azienda nell’ambito della quale è stato commesso il reato, salvo il beneficio della preventiva escussione dell’ente cedente, il cessionario è solidalmente obbligato con l’ente cedente al pagamento della sanzione pecuniaria, nei limiti del valore dell’azienda ceduta e nei limiti delle sanzioni pecuniarie che risultano dai libri contabili obbligatori o dovute per illeciti di cui il cessionario era comunque a conoscenza.
2. Finalità del Modello
Con l’adozione del presente documento la Società intende adempiere puntualmente alla normativa, essere conforme ai principi ispiratori del Decreto, nonché migliorare e rendere quanto più efficienti possibile il sistema di controlli interni e di corporate governance già esistenti.
Obiettivo principale del Modello è quello di creare un sistema organico e strutturato di principi e procedure di controllo, atto a prevenire, ove possibile e concretamente fattibile, la commissione dei reati previsti dal Decreto. Il Modello si integrerà con il sistema di governo della Società e implementerà il processo di diffusione di una cultura d’impresa improntata alla correttezza, alla trasparenza ed alla legalità.
Il Modello si propone, inoltre, le seguenti finalità:
▪ fornire un’adeguata informazione ai dipendenti e a coloro che agiscono su mandato della Società o sono legati alla Società stessa da rapporti rilevanti ai fini del Decreto, riguardo alle attività che comportano il rischio di commissione dei reati;
▪ diffondere una cultura d’impresa che sia basata sulla legalità, in quanto la Società condanna ogni comportamento non conforme alla legge o alle disposizioni interne e, in particolare, alle disposizioni contenute nel proprio Modello;
▪ diffondere una cultura del controllo;
▪ attuare un’efficace ed efficiente organizzazione dell’attività di impresa, ponendo l’accento, in particolar modo, sulla formazione delle decisioni e sulla loro trasparenza, sulla previsione di controlli, preventivi e successivi, nonché sulla gestione dell’informazione interna ed esterna;
▪ attuare tutte le misure necessarie per eliminare nel più breve tempo possibile eventuali situazioni di rischio da cui possa derivare la commissione dei reati.
3. Modello e Codice Etico
La Società ha adottato e fatto proprio il Codice Etico del Gruppo OTB (di seguito anche “Codice Etico di Gruppo” o anche solo “Codice Etico”) predisposto e aggiornato dalla Capogruppo.
Il Codice Etico di Gruppo differisce per natura, funzioni e contenuti dal Modello. Ha portata generale ed è privo di attuazione procedurale. Il Codice Etico di Gruppo ha come fine ultimo l’indicazione delle regole di comportamento e dei valori etico-sociali di cui deve essere permeata l’attività della Società, in parallelo col perseguimento della propria finalità e dei propri obiettivi, coerentemente con quanto riportato nel Modello. In particolare, il Codice Etico di Gruppo contiene la descrizione delle regole di comportamento da adottare nei confronti dei Destinatari quali, ad esempio i soci, il personale, i clienti, i fornitori, i finanziatori, la Pubblica Amministrazione e la collettività, oltre ai principi comportamentali da seguire relativamente ai seguenti aspetti:
▪ integrità e coerenza;
▪ legalità e onestà;
▪ tutela e rispetto della persona, anche con riferimento alla tutela della salute e sicurezza sul lavoro;
▪ rispetto dei diritti umani, inclusa la conformità agli International Labour Standards;
▪ tutela dell’ambiente.
Il Modello presuppone il rispetto di quanto previsto nel Codice Etico di Gruppo, formando con esso un corpus di norme interne finalizzate alla diffusione di una cultura improntata sull’etica e sulla trasparenza aziendale.
Il Codice Etico di Gruppo, che qui si intende integralmente richiamato, costituisce il fondamento essenziale del Modello e le disposizioni contenute nel Modello si integrano con quanto in esso previsto.
4. Modifiche ed aggiornamento del Modello
Il Consiglio di Amministrazione della Società ha competenza esclusiva per l’adozione e la modificazione del Modello.
Il Modello deve sempre essere tempestivamente modificato o integrato con delibera del Consiglio di Amministrazione, anche su proposta dell’Organismo di Vigilanza, quando:
▪ siano intervenute violazioni o elusioni delle prescrizioni in esso contenute, che ne abbiano dimostrato l’inefficacia o l’incoerenza ai fini della prevenzione dei reati presupposto;
▪ siano intervenute modifiche nelle aree sensibili in considerazione di evoluzioni normative (ad es., introduzione nel Decreto di nuovi reati presupposto) o di mutamenti nell’organizzazione o nel business della Società (ad es., introduzione di nuovi ambiti di operatività);
▪ siano adottate nuove procedure e/o protocolli operativi o siano intervenute modifiche che impattano significativamente sul sistema di controllo interno;
▪ siano adottati altri strumenti di governance (ad es., codici di condotta, protocolli, modifiche al sistema disciplinare) ai sensi del Decreto;
▪ siano state poste in essere riorganizzazioni con conseguente riassegnazione di attività a rischio reato a nuove funzioni, con dirette conseguenze per il Business.
Nel caso in cui si rendano necessarie modifiche, quali chiarimenti o precisazioni del testo, di natura “non sostanziale” che non hanno impatto sulla struttura dei controlli preventivi e sul Business o quelle di carattere esclusivamente formale, l’Amministratore Delegato della Società può provvedervi in maniera autonoma, dopo aver sentito il parere non vincolante dell’Organismo di Vigilanza.
Deve invece ritenersi preclusa a qualsiasi Funzione Aziendale l’adozione in autonomia di qualsivoglia modifica al Modello.
In ogni caso, eventuali accadimenti che rendano necessaria la modifica o l’aggiornamento del Modello devono essere segnalati dall’Organismo di Vigilanza in forma scritta al Consiglio di Amministrazione.
Le modifiche delle procedure aziendali necessarie per l’attuazione del Modello avvengono ad opera delle Funzioni interessate. L’Organismo di Vigilanza è costantemente informato dell’aggiornamento e dell’implementazione delle nuove procedure operative ed ha facoltà di esprimere il proprio parere sulle proposte di modifica.
5. Sistema di corporate governance del Gruppo OTB
Il termine “corporate governance” descrive l’approccio generale di gestione secondo il quale il management dirige e controlla l’intera organizzazione aziendale, attraverso una combinazione tra gestione delle informazioni e gestione gerarchica della struttura di controllo.
L’implementazione di un efficace sistema di corporate governance costituisce quindi lo strumento attraverso il quale il Gruppo OTB intende dirigere e controllare le legal entity che lo compongono.
In tale contesto, il Gruppo OTB ha adottato il sistema di corporate governance31 descritto nel “Regolamento di Gruppo” orientato al rispetto delle normative vigenti, alla massimizzazione del valore per gli azionisti, al controllo dei rischi di impresa nell’ottica di garantire un’efficace ed efficiente gestione aziendale.
Il Modello si inserisce quindi nel più generale sistema di corporate governance adottato dal Gruppo OTB, ne richiama i principi generali e si riferisce alle sue componenti costitutive e agli strumenti del sistema di controllo interno e di gestione dei rischi che lo compongono e sono qualificabili come:
▪ istituzionali (Codice Etico e Corporate Social Responsibility; ruolo e compiti di Board of Directors e Comitati; ruolo e compiti della Funzione Corporate Governance & Internal Audit; assetto organizzativo e sistema di ruoli), in quanto relativi alle competenze ed ai rapporti tra organi societari di amministrazione e controllo;
▪ operativi (sistema di deleghe e procure; processi, policy, linee guida e procedure operative; gestione societaria; compliance management), in quanto riguardanti le concrete modalità attraverso le quali sono gestiti i diversi processi aziendali sia operativi sia di compliance.
5.1. Struttura societaria e organizzativa del Gruppo OTB
La struttura societaria del Gruppo OTB risulta suddivisa nei tre livelli di seguito indicati:
1. il primo livello è costituito dalla Capogruppo;
2. il secondo livello è costituito dagli Headquarters dei Mondi di Business;
3. il terzo livello è costituto dalle Filiali, che per alcuni Mondi di Business raggruppano più mercati (Region). Al terzo livello appartengono anche le business unit e le legal entity che forniscono i servizi di sourcing, di manufacturing, di coordinamento della produzione (quali, ad esempio, shoes & bags) e di gestione del leftover.
La struttura organizzativa del Gruppo OTB risulta articolata in “Funzioni” o “Funzioni aziendali” ciascuna delle quali rappresenta un insieme di risorse umane e materiali tra loro coordinate ed organizzate per il perseguimento di specifiche finalità aziendali.
Le Funzioni aziendali sono ordinate in senso gerarchico e si collocano a diversi livelli della struttura aziendale e societaria del Gruppo OTB a seconda:
▪ dell'ampiezza e della natura delle loro responsabilità, attribuzioni ed attività;
▪ della complessità organizzativa e dell'articolazione interna che le caratterizza.
Le Funzioni aziendali del Gruppo OTB, che presentano caratteristiche omogenee con riferimento a compiti e responsabilità, possono essere raggruppate fra loro per formare Famiglie Professionali e Funzioni di Business.
Per Famiglie Professionali si intendono le Funzioni aziendali che hanno in comune:
▪ la mission;
▪ il know-how specialistico e i processi di lavoro/operativi (il “mestiere”);
▪ i comportamenti professionali e i valori del Gruppo OTB.
Ad una stessa Famiglia Professionale possono appartenere Funzioni aziendali che operano in luoghi e livelli organizzativi diversi (Capogruppo, Headquarters dei Mondi di Business, Filiali, singola legal entity, ecc.).
In particolare, il Gruppo OTB è suddiviso nelle seguenti Famiglie Professionali:
▪ Finance;
▪ Legal;
▪ Information Technology;
▪ People & Organization;
▪ Sustainability.
Al fine di garantire identità di Gruppo, coerenza complessiva, efficienza ed equità interna, le Famiglie Professionali:
▪ concorrono a definire, ciascuna per quanto di competenza, i processi, le procedure operative e gli strumenti da adottare a livello di Gruppo, con attenzione alle specificità dei business/aziende;
▪ assicurano l’adeguatezza delle competenze professionali dei componenti di tali Famiglie;
▪ agiscono da centro di competenza e di indirizzo per le problematiche complesse.
Le Funzioni di business svolgono attività caratteristiche del settore di business di appartenenza e operano generalmente a livello di Headquarters dei Mondi di Business, di Filiali, di business unit e di sourcing/manufacturing.
Al fine di garantire un adeguato sviluppo e di mantenere la specificità dei singoli business che appartengono al Gruppo OTB, tali Funzioni, ciascuna per le proprie competenze specifiche:
▪ assicurano il raggiungimento degli obiettivi strategici, di business e operativi del Gruppo OTB;
▪ sviluppano modelli operativi (quali, ad esempio, di distribuzione, di produzione, logistici, ecc.) specifici dei settori di business di appartenenza;
▪ definiscono strategie di mercato, di vendita e di sourcing e le relative linee guida, provvedendo a comunicarle alle Filiali.
Esempi di Funzioni di business presenti nel Gruppo OTB sono:
▪ Retail Operations;
▪ Marketing;
▪ Operations;
▪ Interior Design;
▪ E-commerce;
▪ Style;
▪ Licensing;
▪ Merchandising & Product.
Infine, all’interno del Gruppo OTB sono presenti altre Funzioni aziendali che svolgono attività di supporto presso le legal entity di qualunque livello (Capogruppo, Headquarter di Mondo di Business, Filiale), a favore degli organi di amministrazione e di controllo con servizi di consulenza e assistenza tecnica grazie alle competenze specialistiche di cui dispongono.
Tali Funzioni possono essere specifiche della Capogruppo (ad esempio la Funzione Public Affair & Corporate Communication) ovvero rappresentare delle Funzioni tipiche delle varie legal entity appartenenti al Gruppo in ragione di normative localmente applicabili, o di altre motivazioni organizzative di Gruppo (ad esempio la Funzione Corporate Governance & Internal Audit) o locali.
31 Si rimanda al Regolamento Interno (adottato in prima istanza a luglio 2014 con delibera del Consiglio di Amministrazione di OTB s.p.a. e successive modifiche ed integrazioni) per ulteriori approfondimenti circa il sistema di corporate governance adottato dal Gruppo OTB (ad esempio con riferimento a struttura societaria e organizzativa del Gruppo, caratteristiche degli organi amministrativi delle varie legal entity, caratteristiche degli organi e delle Funzioni di controllo, Funzioni aziendali e di Gruppo, sistema procedurale interno, flussi informativi e sistema di reporting).
5.2. Jil Sander s.p.a.
Jil Sander è un’azienda di moda fondata ad Amburgo nel 1968 dalla stilista tedesca Jil Sander riconosciuta nel mondo per le collezioni ready-to-wear uomo e donna.
Jil Sander ha lasciato il suo segno nel fashion system, con il suo stile minimale apprezzato in tutto il mondo e che ancora oggi influenza i designer e le nuove collezioni.
Nel 2021 l’azienda è stata acquisita dal Gruppo OTB che, attraverso la società Staff International s.p.a., ne gestisce la produzione.
6. Adozione del Modello da parte di Jil Sander
In osservanza delle disposizioni del Decreto, la Società ha adottato in data 17/10/2019 con delibera del Consiglio di Amministrazione il proprio Modello, con ultimo aggiornamento in data 15/03/2023. L’adozione e le successive modificazioni del Modello sono di competenza esclusiva dell’organo amministrativo.
Il Modello, ispirato anche alle Linee Guida per la costruzione dei modelli di organizzazione, gestione e controllo ex D. Lgs. 8 giugno 2001, n. 231, emanate da Confindustria nella versione di giugno 2021, è stato elaborato tenendo conto della struttura e dell’attività concretamente svolta dalla Società, del mercato di riferimento, nonché della natura e delle dimensioni della sua organizzazione. La Società ha proceduto ad un’analisi preliminare del proprio contesto aziendale e successivamente ad una analisi delle aree di attività che presentano profili potenziali di rischio in relazione alla commissione dei reati presupposto indicati dal Decreto. In particolar modo sono stati analizzati: la storia della Società, il contesto societario, il contesto del settore di appartenenza, l’organigramma aziendale, il sistema di corporate governance esistente, il sistema delle procure e delle deleghe, i rapporti giuridici esistenti con soggetti terzi, anche con riferimento ai contratti di servizio che regolano i rapporti infragruppo, la realtà operativa, le prassi e le procedure formalizzate e diffuse all’interno della Società per lo svolgimento delle operazioni.
Ai fini della preparazione del Modello, la Società ha proceduto dunque:
▪ all’individuazione delle attività sensibili, ovvero le aree in cui è possibile che siano commessi i reati presupposto indicati nel Decreto, mediante interviste con i Responsabili delle Funzioni aziendali, l’analisi degli organigrammi aziendali e del sistema di ripartizione delle responsabilità;
▪ all’autovalutazione dei rischi (c.d. risk and control self assessment) di commissione di reato e del sistema di controllo interno idoneo ad intercettare comportamenti illeciti, da parte dei responsabili delle Funzioni Aziendali;
▪ all’identificazione di adeguati presidi di controllo, necessari per la prevenzione dei reati di cui al Decreto o per la mitigazione del rischio di commissione, già esistenti o da implementare nelle procedure operative e prassi aziendali;
▪ alla revisione del proprio sistema di deleghe e poteri e di attribuzione delle responsabilità.
In relazione alla possibile commissione dei reati di omicidio colposo e lesioni gravi o gravissime commessi con violazione della normativa antinfortunistica (art. 25-septies del Decreto), la Società ha proceduto all’analisi del proprio contesto aziendale e di tutte le attività specifiche ivi svolte, nonché alla valutazione dei rischi a ciò connessi sulla base di quanto risulta dalle verifiche svolte in ottemperanza alle previsioni del D.Lgs. 81/2008 e della normativa speciale ad esso collegata.
Il presente documento costituisce regolamento interno della Società, vincolante per la medesima.
7. Modello di Jil Sander e delle società appartenenti al Business World Jil Sander e aventi sede in Italia e/o all’estero
In ragione dell’attenzione posta dalla Capogruppo e da Jil Sander, in qualità di Headquarter del Business World Jil Sander, alle tematiche di corporate governance e alla tutela della legalità nella conduzione delle diverse attività di business, la Società, nel rispetto dell’autonomia propria di ogni eventuale società avente sede in Italia che entri a fare parte del Business World Jil Sander, promuove l’adozione da parte delle stesse di un Modello di gestione, organizzazione e controllo ex D. Lgs. 231/01.
Le società appartenenti al Business World Jil Sander, aventi sede in Italia che decidono di adottare un modello di organizzazione, gestione e controllo ex D. Lgs. 231/01, nella definizione di tale Modello, si atterranno ai principi applicabili contenuti nel Modello, integrandone i contenuti e le necessarie misure di controllo in base alle specifiche peculiarità inerenti alla natura, alle dimensioni, al tipo di attività, alla struttura delle deleghe interne e ai poteri delle società controllate stesse. È responsabilità di ogni singola società appartenente al Business World Jil Sander e avente sede in Italia adottare un proprio Modello e nominare un proprio Organismo di Vigilanza.
Il Modello adottato da ciascuna società appartenente al Business World Jil Sander e avente sede in Italia è comunicato all’Organismo di Vigilanza di Jil Sander, che ne riferisce al Consiglio di Amministrazione nella relazione di cui al paragrafo 10.6. Ogni successiva modifica di carattere significativo, apportata al proprio Modello, è comunicata dagli organismi di vigilanza delle società appartenenti al Business World Jil Sander e aventi sede in Italia all’Organismo di Vigilanza di Jil Sander.
Sarà compito dell’OdV di Jil Sander informare tempestivamente l’OdV di OTB s.p.a. con riferimento all’aggiornamento del proprio Modello e di quelli delle società appartenenti al Business World Jil Sander e aventi sede in Italia.
Infine, nell’ambito del più ampio contesto delle normative in materia di corporate criminal liability in vigore negli ordinamenti giuridici esteri di origine in cui operano le società controllate direttamente o indirettamente dalla Società, la stessa ha adottato specifiche linee guida emesse dalla Capogruppo allo scopo di indicare i principi organizzativi e di comportamento a cui ciascuna società estera controllata direttamente o indirettamente da Jil Sander deve attenersi al fine di garantire, indipendentemente dalla normativa localmente applicabile, un sistema di governo societario ispirato alla legalità.
8. Reati rilevanti per Jil Sander
Il Modello è stato elaborato tenendo conto della struttura e dei rischi specifici derivanti dalle attività concretamente svolte dalla Società e della natura e dimensione della sua organizzazione.
Alla luce della specifica operatività della Società sono stati individuati come maggiormente rilevanti – e pertanto oggetto di specifico approfondimento nelle Parti Speciali del Modello – i seguenti reati presupposto:
▪ reati commessi nei rapporti con la Pubblica Amministrazione (artt. 24 e 25);
▪ delitti informatici e trattamento illecito di dati (art. 24-bis);
▪ delitti di criminalità organizzata e reati transnazionali (art. 24-ter e art. 10, L. 146/2006);
▪ reati di falsità in monete, in carte di pubblico credito, in valori di bollo e in strumenti o segni di riconoscimento (art. 25-bis);
▪ delitti contro l’industria e il commercio (art. 25-bis.1);
▪ reati societari (art. 25-ter);
▪ omicidio colposo o lesioni gravi o gravissime commesse con violazione delle norme sulla tutela della salute e sicurezza sul lavoro (art. 25-septies);
▪ ricettazione, riciclaggio e impiego di denaro, beni o utilità di provenienza illecita nonché autoriciclaggio (art. 25-octies);
▪ delitti in materia di strumenti di pagamento diversi dai contanti (art. 25-octies.1);
▪ delitti in materia di violazione del diritto d’autore (art. 25-novies);
▪ induzione a non rendere dichiarazioni o a rendere dichiarazioni mendaci all'Autorità Giudiziaria (art. 25-decies);
▪ impiego di cittadini di paesi terzi il cui soggiorno è irregolare (art. 25-duodecies) e delitti contro la personalità individuale, limitatamente all’art. 603-bis c.p. (art. 25-quinquies);
▪ razzismo e xenofobia (art. 25-terdecies);
▪ reati tributari (art. 25-quinquiesdecies);
▪ contrabbando (art.25-sexiesdecies);
▪ reati ambientali (art. 25-undecies);
▪ delitti contro il patrimonio culturale (artt. 25-septiesdecies e 25-duodevicies)
Per quanto riguarda i restanti reati presupposto previsti dal Decreto, l’esito delle attività di risk assessment ha portato a ritenere di minore rilevanza la concreta possibilità di commissione di tali reati, in virtù i) dell’attività principale svolta dalla Società, ii) del contesto socioeconomico in cui opera, e iii) dei rapporti e delle relazioni giuridiche ed economiche che usualmente la stessa instaura con soggetti terzi. In ogni caso, in relazione a tali reati trova applicazione il Codice Etico di Gruppo che vincola tutti i Destinatari al rispetto dei valori essenziali quali solidarietà, rispetto della persona umana, moralità, correttezza e legalità. Più in generale, per quanto attiene alle più ampie tematiche di corporate governance, il Regolamento di Gruppo rappresenta un ulteriore strumento di controllo e monitoraggio anche finalizzato ad una gestione d’impresa ispirata alla legalità.
La Parte Speciale del Modello individua le attività della Società denominate sensibili a causa del rischio insito di commissione dei reati qui elencati e prevede per ciascuna di esse principi e protocolli di prevenzione.
In ogni caso, il Modello è tempestivamente integrato o modificato dal Consiglio di Amministrazione, anche su proposta e comunque previa consultazione dell’Organismo di Vigilanza quando siano intervenute:
▪ modifiche normative quali, ad esempio, l’introduzione di nuovi reati e/o la modifica degli attuali;
▪ modifiche nelle modalità di svolgimento dell’attività di impresa;
▪ ogni altra situazione illustrata nel precedente paragrafo 4 “Modifiche ed aggiornamento del Modello”.
9. Destinatari del Modello e del Codice Etico
Le disposizioni del presente Modello si applicano:
▪ ai “Destinatari interni”, ossia:
(i) ai componenti del Consiglio di Amministrazione e, comunque, coloro che svolgono funzioni di rappresentanza, gestione, amministrazione, direzione o controllo della Società o di una sua unità organizzativa dotata di autonomia finanziaria e funzionale;
(ii) ai componenti del Collegio Sindacale (“Sindaci”);
(iii) ai dipendenti ed i collaboratori con cui si intrattengono rapporti contrattuali, a qualsiasi titolo, anche occasionali e/o soltanto temporanei;
(iv) al personale distaccato presso Jil Sander da altre società del Gruppo.
▪ ai “Destinatari terzi”, ossia i soggetti esterni a cui è rivolto il Modello, che intrattengono rapporti onerosi o anche gratuiti di qualsiasi natura con la Società (quali, a titolo esemplificativo e non esaustivo, consulenti, fornitori, appaltatori di opere o di servizi, partner commerciali e finanziari e terze parti in genere).
Tutti i Destinatari sono tenuti a rispettare con la massima diligenza le disposizioni contenute nel Codice Etico, nel Modello e nelle sue procedure di attuazione, anche in adempimento dei doveri di lealtà, correttezza e diligenza che scaturiscono dai rapporti giuridici instaurati con la Società.
Ai Destinatari terzi è richiesto l’impegno a rispettare il Codice Etico e il Modello e l’impegno ulteriore ad uniformarsi alle prescrizioni del Decreto. Tale previsione è inserita in apposite clausole contrattuali, che prevedono in caso di inosservanza anche la risoluzione del rapporto contrattuale in essere.
La Società condanna qualsiasi comportamento difforme dalla legge, dalle previsioni del Modello e del Codice Etico, anche qualora il comportamento sia realizzato nell’interesse della Società o con l’intenzione di arrecarle un vantaggio.
10. Organismo di Vigilanza
10.1. Funzione
In ottemperanza al Decreto, la Società ha nominato un Organismo di Vigilanza autonomo, indipendente e competente in materia di controllo dei rischi connessi alla specifica attività svolta dalla Società stessa e ai relativi profili giuridici.
L’Organismo di Vigilanza ha il compito di vigilare costantemente:
▪ sull’osservanza del Modello da parte degli organi sociali e dei dipendenti della Società;
▪ sull’effettiva efficacia del Modello nel prevenire la commissione dei reati di cui al Decreto;
▪ sull’attuazione delle prescrizioni del Modello nell’ambito dello svolgimento delle attività della Società;
▪ sull’aggiornamento del Modello, nel caso in cui si riscontri la necessità di adeguare lo stesso a causa di cambiamenti sopravvenuti alla struttura ed all’organizzazione aziendale o al quadro normativo di riferimento.
Nel corso della prima seduta utile successiva alla nomina, l’Organismo di Vigilanza si dota di un proprio Regolamento di funzionamento, approvandone ed eventualmente aggiornandone i contenuti, e presentandolo al Consiglio di Amministrazione per opportuna conoscenza.
10.2. Composizione e nomina dei componenti dell’Organismo di Vigilanza
Il Consiglio di Amministrazione nomina l’Organismo di Vigilanza, motivando il provvedimento riguardante la scelta di ciascun componente, sia questo costituito in forma collegiale o monocratica, che deve essere selezionato esclusivamente in base a requisiti di:
▪ autonomia e indipendenza:
l’autonomia e l’indipendenza dell’Organismo di Vigilanza, così come dei suoi componenti, costituiscono elementi chiave per il successo e la credibilità dell’attività di controllo.
I concetti di autonomia e di indipendenza non hanno una definizione valida in senso assoluto, ma devono essere declinati ed inquadrati nel complesso operativo in cui sono da applicare. Dal momento che l’Organismo di Vigilanza ha compiti di controllo dell’operatività aziendale e delle procedure applicate, la posizione dello stesso nell’ambito della Società deve garantire la sua autonomia da ogni forma d’interferenza e di condizionamento da parte di qualunque componente della Società ed in particolare dei vertici operativi, soprattutto considerando che la funzione esercitata si esprime, anche, nella vigilanza in merito all’attività dei Soggetti apicali. Pertanto, l’Organismo di Vigilanza è inserito nell’organigramma della Società nella posizione gerarchica più elevata possibile e risponde, nello svolgimento di questa sua funzione, soltanto al Consiglio di Amministrazione.
Inoltre, per garantire l’autonomia dell’Organismo di Vigilanza, il Consiglio di Amministrazione mette a disposizione dello stesso risorse aziendali specificamente dedicate, di numero e valore proporzionato ai compiti affidatigli, e approva nel contesto di formazione del budget aziendale una dotazione adeguata di risorse finanziarie, proposta dall’OdV, della quale quest’ultimo può disporre per ogni esigenza necessaria al corretto svolgimento dei compiti (es. consulenze specialistiche, trasferte, ecc.).
L’autonomia e l’indipendenza del singolo componente o del componente monocratico dell’Organismo di Vigilanza vanno determinate in base alla funzione svolta ed ai compiti allo stesso attribuiti, individuando da chi e da che cosa questo deve essere autonomo ed indipendente per poter svolgere tali compiti. Conseguentemente, il componente monocratico o i membri dell’Organismo di Vigilanza non devono rivestire ruoli decisionali, operativi e gestionali tali da compromettere l’autonomia e l’indipendenza dell’intero OdV. In ogni caso, i requisiti di autonomia e indipendenza presuppongono che i membri non si trovino in una posizione, neppure potenziale, di conflitto d’interessi personale con la Società. Pertanto, i componenti dell’Organismo di Vigilanza non devono:
- ricoprire all’interno di Jil Sander o delle società da questa controllate o che la controllano incarichi di tipo operativo tali da minare l’indipendenza di giudizio;
- essere legati alla Società da rapporti continuativi di prestazione d’opera che ne possano ragionevolmente compromettere l’indipendenza di giudizio;
- essere legati da rapporti di parentela con soggetti apicali della Società o con soggetti apicali di società del Gruppo;
- trovarsi in qualsiasi altra situazione di attuale o potenziale conflitto di interessi;
▪ professionalità:
l’Organismo di Vigilanza deve possedere, al suo interno, competenze tecnico-professionali adeguate alle funzioni che è chiamato a svolgere. Pertanto, è necessario che all’interno dell’OdV, collegiale o monocratico, siano presenti soggetti con professionalità adeguate in materia economica, legale e di analisi, controllo e gestione dei rischi aziendali. In particolare, l’Organismo di Vigilanza deve possedere le capacità tecniche specialistiche necessarie al fine di svolgere attività ispettiva e consulenziale.
Una volta individuati i membri o il componente monocratico dell’Organismo di Vigilanza, il Consiglio di Amministrazione, all’atto della nomina, verifica la sussistenza di tali condizioni basandosi non solo sui curricula, ma anche sulle dichiarazioni ufficiali e specifiche raccolte dal Consiglio direttamente dai candidati.
Al fine di implementare le professionalità utili o necessarie per l’attività dell’Organismo di Vigilanza, e di garantire la professionalità dell’Organismo (oltre che, come già evidenziato, la sua autonomia), viene attribuito all’Organismo di Vigilanza uno specifico budget di spesa a disposizione, finalizzato alla possibilità di acquisire all’esterno dell’ente, quando necessario, competenze integrative alle proprie. L’Organismo di Vigilanza può così, anche avvalendosi di professionisti esterni, dotarsi di risorse competenti in materia giuridica, di organizzazione aziendale, revisione, contabilità, finanza e sicurezza sui luoghi di lavoro;
▪ continuità d’azione:
l’Organismo di Vigilanza svolge in modo continuativo le attività necessarie per la vigilanza del Modello con adeguato impegno e con i necessari poteri di indagine.
La continuità di azione non deve essere intesa come “incessante operatività”, dal momento che tale interpretazione imporrebbe necessariamente un Organismo di Vigilanza esclusivamente interno alla Società, quando invece tale circostanza determinerebbe una diminuzione della indispensabile autonomia che deve caratterizzare l’Organismo stesso. La continuità di azione comporta che l’attività dell’OdV non debba limitarsi ad incontri periodici dei propri membri, ma essere organizzata in base ad un piano di azione ed alla conduzione di attività di monitoraggio e di analisi del sistema di prevenzione dell’ente.
Al fine di facilitare il conseguimento di tale requisito, appare necessario che almeno uno dei componenti dell’Organismo di Vigilanza sia anche fisicamente incardinato nell’ambito di società del Gruppo o comunque stabilmente vicino alle aree sensibili, in modo da poter avere pronti riscontri sull’efficacia del sistema di controllo adottato ed espresso nel Modello Organizzativo nonché acquisire in maniera efficace gli elementi informativi necessari al migliore svolgimento dei compiti dell’OdV.
L’Organismo di Vigilanza può essere composto, nel rispetto dei parametri di cui sopra, in forma monocratica da un unico membro (esterno alla Società), oppure in forma collegiale da un minimo di tre ad un massimo di cinque componenti di cui:
− un componente interno, individuato nel Responsabile della Funzione Corporate Governance & Internal Audit di Gruppo;
− i restanti componenti esterni, ossia non appartenenti alle Società del Gruppo OTB.
Il Consiglio di Amministrazione nomina il Presidente dell’OdV, selezionandolo tra i componenti esterni, con il compito di provvedere all’espletamento delle formalità relative alla convocazione, alla fissazione degli argomenti da trattare e allo svolgimento delle riunioni collegiali. Qualora non vi abbia provveduto il Consiglio di Amministrazione, l’Organismo elegge tra i propri componenti esterni un Presidente.
È fatta salva la facoltà per il Consiglio di Amministrazione di prevedere una composizione diversa per caratteristiche e numerosità dei componenti l’OdV al fine di far fronte a particolari esigenze della Società.
L’OdV è nominato dal Consiglio di Amministrazione della Società, con provvedimento motivato che dia atto della sussistenza dei requisiti di onorabilità, professionalità autonomia ed indipendenza.
A tal fine i candidati esterni sono tenuti ad inviare il loro curriculum vitae accompagnato da una dichiarazione nella quale attestano di possedere i requisiti sopra descritti.
Il Consiglio di Amministrazione esamina le informazioni fornite dagli interessati o comunque a disposizione della Società, al fine di valutare l’effettivo possesso dei necessari requisiti.
All’atto dell’accettazione della carica i componenti dell’OdV, presa visione del Modello e data formale adesione al Codice Etico, si impegnano a svolgere le funzioni loro attribuite garantendo la necessaria continuità di azione ed a comunicare immediatamente al Consiglio di Amministrazione qualsiasi avvenimento suscettibile di incidere sul mantenimento dei requisiti sopra citati.
Dopo l’accettazione formale dei soggetti nominati, la decisione è comunicata a tutti i livelli aziendali, tramite comunicazione interna.
Il mandato dell’OdV ha durata triennale. L’OdV si intende prorogato nella sua carica fino a quando non viene rinnovato.
10.3. Requisiti di eleggibilità
A tutti i componenti dell’Organismo di Vigilanza, collegiale o monocratico, è richiesto preventivamente di non trovarsi in alcuna delle condizioni di ineleggibilità e/o incompatibilità di seguito riportate:
▪ essere stati sottoposti a misure di prevenzione disposte dall’autorità giudiziaria ai sensi della Legge 27 dicembre 1956, n. 1423 («Misure di prevenzione nei confronti delle persone pericolose per la sicurezza») o della Legge 31 maggio 1965, n. 575 («Disposizioni contro la mafia»);
▪ essere indagati o essere stati condannati, anche con sentenza non ancora definitiva o emessa ex art. 444 ss. c.p.p., anche se con pena condizionalmente sospesa, salvi gli effetti della riabilitazione:
- per uno o più illeciti tra quelli tassativamente previsti dal D. Lgs. 231/2001;
- per un qualunque delitto non colposo;
▪ essere interdetti, inabilitati, in liquidazione giudiziale o essere stati condannati, anche con sentenza non definitiva, ad una pena che comporti l’interdizione, anche temporanea, da pubblici uffici o l’incapacità ad esercitare uffici direttivi.
Il verificarsi anche di una sola delle suddette condizioni comporta, secondo il caso, l’ineleggibilità alla, o la decadenza dalla, carica di componente dell’OdV, collegiale o monocratico.
10.4. Revoca, sostituzione, decadenza e recesso
La revoca dall’incarico di componente dell’OdV, collegiale o monocratico, può avvenire solo attraverso delibera del Consiglio di Amministrazione e solo in presenza di giusta causa, con il parere favorevole del Collegio Sindacale, ove presente.
Sono condizioni legittimanti la revoca per giusta causa, da considerarsi tassative:
▪ la perdita dei requisiti di eleggibilità di cui al paragrafo precedente, ferma la decadenza di cui sopra;
▪ l’inadempimento agli obblighi inerenti all’incarico affidato;
▪ la mancanza di buona fede e di diligenza nell’esercizio del proprio incarico;
▪ la commissione di una grave negligenza nell’assolvimento dei compiti connessi con l’incarico;
▪ la violazione degli obblighi di riservatezza sulle informazioni acquisite nell’ambito dello svolgimento delle attività di vigilanza;
▪ la mancata collaborazione con gli altri membri dell’OdV;
▪ l’assenza ingiustificata a più di due adunanze consecutive dell’OdV, a seguito di rituale convocazione;
▪ “l’omessa o insufficiente vigilanza” da parte dell’OdV – secondo quanto previsto dall’art. 6, 1° comma, lettera d), D. Lgs. 231/01 – risultante da una sentenza di condanna, anche non passata in giudicato, emessa nei confronti della Società o di altre società nelle quali il soggetto fosse al tempo componente dell’OdV ovvero da sentenza di applicazione della pena su richiesta (il c.d. patteggiamento);
▪ nel caso di componente interno, l’attribuzione di funzioni e responsabilità operative all’interno dell’organizzazione aziendale incompatibili con i requisiti di “autonomia e indipendenza” e “continuità di azione” propri dell’OdV;
▪ gravi e accertati motivi di incompatibilità che ne vanifichino l’indipendenza e l’autonomia.
In presenza di giusta causa, il Consiglio di Amministrazione, con il parere favorevole del Collegio Sindacale ove presente, revoca la nomina del componente dell’OdV, collegiale o monocratico, non più idoneo e, dopo adeguata motivazione, provvede alla sua immediata sostituzione.
La cessazione del rapporto di lavoro con la Società del componente interno dell’OdV, a qualsiasi causa dovuta, determina la contemporanea decadenza dall’incarico di componente dell’OdV, salvo diversa delibera del Consiglio di Amministrazione.
Costituisce causa di decadenza dall’incarico, prima della scadenza del termine previsto al paragrafo 10.2, la sopravvenuta incapacità o impossibilità ad esercitare l’incarico.
Ciascun componente dell’OdV può dimettersi in qualsiasi momento dall’incarico, dandone comunicazione scritta e motivata al Consiglio di Amministrazione con un preavviso di almeno un mese.
In caso di decadenza o dimissioni da parte di uno dei componenti dell’OdV, collegiale o monocratico, il Consiglio di Amministrazione provvede tempestivamente alla sostituzione del componente decaduto.
10.5. Svolgimento delle attività e poteri
L’Organismo di Vigilanza si riunisce almeno ogni quattro mesi e, qualora collegiale, ogni qualvolta uno dei membri ne faccia richiesta scritta al Presidente. Inoltre, qualora collegiale, durante lo svolgimento della prima seduta utile, può delegare specifiche funzioni al Presidente.
Per l’espletamento dei compiti assegnati, l’Organismo di Vigilanza è investito di tutti i poteri di iniziativa e controllo su ogni attività aziendale e livello del personale, e riporta esclusivamente al Consiglio di Amministrazione, cui riferisce, qualora collegiale, tramite il proprio Presidente, ovvero direttamente tramite il componente monocratico.
I compiti e le attribuzioni dell’OdV e dei suoi membri non possono essere sindacati da alcun altro organismo o struttura aziendale, fermo restando che il Consiglio di Amministrazione può verificare la coerenza tra quanto svolto dallo stesso OdV, le politiche interne aziendali e i principi etici ai quali si conforma la Società.
L’Organismo di Vigilanza svolge le proprie funzioni coordinandosi con gli altri Organi o Funzioni di controllo esistenti nella Società. In particolare, l’OdV si coordina con le Funzioni aziendali che svolgono attività a rischio per tutti gli aspetti relativi all’implementazione delle procedure operative di attuazione del Modello.
L’Organismo di Vigilanza, nel vigilare sull’effettiva attuazione del Modello, è dotato di poteri che esercita nel rispetto delle norme di legge, dei diritti individuali dei lavoratori e dei soggetti interessati, così articolati:
▪ svolgere o provvedere a fare svolgere, sotto la sua diretta sorveglianza e responsabilità, attività ispettive periodiche;
▪ accedere a tutte le informazioni riguardanti le attività sensibili della Società;
▪ acquisire qualsivoglia documentazione, senza preventiva autorizzazione e senza alcun preavviso;
▪ chiedere informazioni o l’esibizione di documenti in merito alle attività sensibili a tutto il personale dipendente della Società e, laddove necessario, agli Amministratori, al Collegio Sindacale ove presente, ai soggetti incaricati in ottemperanza a quanto previsto dalla normativa in materia di antinfortunistica e di tutela della sicurezza e della salute nei luoghi di lavoro;
▪ chiedere informazioni o l’esibizione di documenti in merito alle attività sensibili a collaboratori, consulenti, agenti e rappresentanti esterni della Società e in genere a tutti i Destinatari, individuati secondo quanto previsto al paragrafo 9;
▪ chiedere informazioni agli eventuali Organismi di Vigilanza delle società controllate da Jil Sander;
▪ avvalersi dell’ausilio e del supporto del personale dipendente;
▪ avvalersi dell’ausilio e del supporto della Funzione Corporate Governance & Internal Audit per le attività ordinarie di verifica ovvero di consulenti esterni specializzati in materia;
▪ proporre all’organo o alla Funzione titolare del potere disciplinare l’adozione delle sanzioni di cui al successivo paragrafo 12;
▪ verificare periodicamente il Modello e, ove necessario, proporre al Consiglio di Amministrazione eventuali modifiche e aggiornamenti nel rispetto di quanto definito nel precedente paragrafo 4;
▪ promuovere, monitorare e valutare l’adeguatezza dei programmi di formazione del personale su tematiche in ambito D.Lgs. 231/2001;
▪ redigere periodicamente, con cadenza minima annuale, una relazione scritta al Consiglio di Amministrazione, con i contenuti minimi indicati nel successivo paragrafo 10.6;
▪ nel caso di accadimento di fatti gravi ed urgenti, rilevati nello svolgimento delle proprie attività, informare immediatamente il Consiglio di Amministrazione;
▪ contribuire ad individuare periodicamente, sentito il parere dei Direttori/Responsabili titolari di rapporti con controparti, le tipologie di rapporti giuridici con soggetti esterni alla Società nonché determinare le modalità di comunicazione e rispetto del Modello a tali soggetti e le procedure necessarie per il rispetto delle disposizioni in esso contenute.
Con riferimento ai rapporti tra l’OdV, il Consiglio di Amministrazione e il Collegio Sindacale ove presente:
▪ l’OdV può richiedere eventuali incontri con il Consiglio di Amministrazione e/o con il Collegio Sindacale, anche separatamente, o di partecipare alle relative adunanze;
▪ il Consiglio di Amministrazione e/o il Collegio Sindacale possono convocare in qualsiasi momento l’OdV per richiedere informazioni sulle attività e i controlli svolti.
È fatto obbligo di verbalizzare tutti gli incontri tra OdV, Consiglio di Amministrazione e Collegio Sindacale.
L’Organismo di Vigilanza determina il proprio budget annuale e lo sottopone all’approvazione del Consiglio di Amministrazione. In presenza di situazioni eccezionali o urgenti, che saranno oggetto di successiva relazione al Consiglio di Amministrazione, l’Organismo di Vigilanza può derogare al budget in dotazione, qualora non sufficiente all’efficace espletamento delle proprie incombenze, con facoltà di estendere la propria autonomia di spesa di propria iniziativa.
10.6. Informativa dell’Organismo di Vigilanza verso gli organi societari
L’Organismo di Vigilanza ha l’obbligo di riferire al Consiglio di Amministrazione, anche su fatti rilevanti del proprio ufficio o eventuali urgenti criticità del Modello emerse nella propria attività di vigilanza.
È obbligatorio per l’OdV presentare al Consiglio di Amministrazione, con cadenza almeno annuale, una relazione scritta che illustri le seguenti specifiche informazioni:
▪ la sintesi dell’attività e dei controlli svolti dall’OdV durante l’anno;
▪ eventuali discrepanze tra le procedure operative attuative delle disposizioni del Modello;
▪ eventuali nuovi ambiti di commissione di reati previsti dal Decreto;
▪ la verifica delle Segnalazioni ricevute da soggetti esterni o interni che riguardino eventuali violazioni del Modello e i risultati delle verifiche riguardanti le suddette Segnalazioni;
▪ l’eventuale proposta all’organo o alla Funzione titolare del potere disciplinare dell’adozione delle sanzioni dallo stesso organo o funzione individuate e, quindi, le eventuali sanzioni comminate dall’organo competente (previa informazione da parte dell’organo competente stesso nei confronti dell’OdV);
▪ una valutazione generale del Modello, con eventuali proposte di integrazioni e migliorie di forma e contenuto, sull’effettivo funzionamento dello stesso;
▪ eventuali modifiche del quadro normativo di riferimento;
▪ la sintesi dei fatti rilevanti e delle sanzioni disciplinari applicate nelle società controllate da Jil Sander;
▪ un rendiconto delle spese sostenute.
Inoltre, l’OdV deve riferire tempestivamente al Consiglio di Amministrazione (c.d. informativa ad hoc) in merito a:
▪ qualsiasi violazione del Modello ritenuta fondata, di cui sia venuto a conoscenza per segnalazione o che abbia accertato l’Organismo stesso;
▪ rilevate carenze organizzative o procedurali idonee a determinare il concreto pericolo di commissione di reati rilevanti ai fini del Decreto;
▪ la mancata collaborazione da parte delle strutture aziendali;
▪ l’esistenza di procedimenti penali nei confronti di soggetti che operano per conto della, ovvero a carico della, Società in relazione a reati rilevanti ai sensi del Decreto, di cui sia venuto a conoscenza;
▪ ogni altra informazione ritenuta utile ai fini dell’assunzione di determinazioni urgenti da parte del Consiglio di Amministrazione.
10.7. Flussi informativi nei confronti dell’Organismo di Vigilanza
L’art. 6, comma 2, lett. d), del Decreto impone la previsione nel Modello di obblighi informativi nei confronti dell’OdV deputato a vigilare sul funzionamento e l’osservanza del Modello stesso.
La previsione di flussi informativi è necessaria a garantire l’effettiva ed efficace attività di vigilanza dell’OdV e per l’eventuale accertamento “a posteriori” delle cause che hanno reso possibile il verificarsi dei reati previsti dal Decreto.
Tutti i Destinatari del Modello devono informare l’Organismo di ogni violazione del Modello, nonché di tutti i comportamenti o eventi potenzialmente rilevanti ai fini del Decreto.
I flussi informativi nei confronti dell’Organismo di Vigilanza si distinguono in:
▪ flussi informativi ad hoc;
▪ whistleblowing/segnalazioni.
10.7.1. Flussi informativi ad hoc
In generale, all’interno della documentazione organizzativa aziendale (es. processi, procedure, protocolli, policy, linee guida), è prevista una specifica sezione ove sono descritti i flussi informativi che le Funzioni aziendali competenti sono tenute ad inviare periodicamente all’OdV (es. Piano Annuale della Funzione Corporate Governance & Internal Audit, rapporti di audit, delibere del Consiglio di Amministrazione relative a modifiche organizzative e di business, comunicazioni organizzative, estratti dei verbali del Collegio Sindacale, ove presente, che evidenziano profili di criticità del Sistema di controllo interno).
L’Organismo di Vigilanza può stabilire le altre tipologie di informazioni che i Responsabili coinvolti nella gestione delle attività sensibili devono trasmettere all’Organismo stesso.
Tutti i Destinatari devono comunicare direttamente all’Organismo di Vigilanza eventuali sospette violazioni del Modello e del Codice Etico attraverso gli specifici canali di comunicazione messi a disposizione dalla Società e descritti nel successivo paragrafo.
La Società si impegna ad adottare misure idonee per garantire la riservatezza dell’identità di chi trasmette informazioni volte ad identificare comportamenti difformi da quanto previsto dalle procedure del Modello e dal sistema di controllo interno. Devono essere tuttavia opportunamente sanzionati comportamenti volti esclusivamente a rallentare l’attività dell’OdV.
L’Organismo di Vigilanza si impegna a verificare che la Società adotti regole idonee a garantire i Segnalanti in buona fede contro qualsiasi forma di ritorsione, discriminazione o penalizzazione e, in ogni caso, è assicurata la riservatezza dell’identità del Segnalante, fatti salvi gli obblighi di legge e la tutela dei diritti della Società o delle persone accusate erroneamente o in mala fede.
10.7.2. Whistleblowing – Segnalazioni
La Società si è dotata di uno specifico canale di segnalazione delle violazioni del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo, delle procedure che lo costituiscono e/o delle condotte che possono integrare reati previsti dal D. Lgs. 231/01.
Il Gruppo ha adottato una policy di “Gestione delle Segnalazioni”, pubblicata in apposita sezione del sito internet della Società, da intendersi integralmente richiamata nel Modello.
La procedura definisce le modalità operative, le responsabilità per il ricevimento, la valutazione, la gestione e la chiusura delle segnalazioni. Il Canale di segnalazione tutela attraverso idonee misure tecniche e organizzative la riservatezza dell'identità della persona segnalante, della persona segnalata e di ogni altro soggetto richiamato nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione di supporto.
I soggetti interni ed esterni alla Società espressamente indicati dalla normativa applicabile (quali ad esempio: dipendenti, collaboratori, azionisti, consulenti, outsourcer, dipendenti e collaboratori di società fornitrici), che nell’ambito del contesto lavorativo, inteso come attività lavorativa o professionale, presente o passata, svolta con la Società, siano venuti a conoscenza o abbiano acquisito informazioni su violazioni del Modello o su condotte illecite rilevanti ai sensi del D. Lgs. 231/2001, possono effettuare segnalazioni utilizzando la piattaforma digitale, disponibile in apposita sezione del sito internet della Società, attraverso le seguenti modalità:
- forma scritta;
- in forma orale, tramite la registrazione di una nota audio. La piattaforma consente di camuffare la voce del Segnalante nel caso in cui questo voglia restare anonimo.
In entrambi i casi il canale è idoneo ad assicurare la massima riservatezza delle fonti e delle informazioni di cui si venga in possesso, nonché a garantire l’anonimato complessivo della segnalazione.
La funzione OTB Group Internal Audit (Gestore delle Segnalazioni Principale) e l’OTB Group Legal Office (Gestore delle Segnalazioni Secondario) assumono il ruolo di Gestore delle Segnalazioni (Responsabile del Canale Interno) per le filiali italiane del Gruppo. Nel caso in cui la segnalazione abbia rilevanza ai fini del D. Lgs. 231/2001, il Gestore delle Segnalazioni avvisa il Presidente dell'Organismo di Vigilanza della società interessata dalla segnalazione, affinché lo stesso possa valutare la segnalazione e se del caso dare avvio alle indagini ritenute adeguate.
In caso di conflitto di interessi, ovvero qualora la segnalazione riguardi il Gestore principale, o un suo collaboratore, la funzione responsabile della gestione del Canale Interno è rappresentata dal Gestore delle Segnalazioni Secondario.
Non rientrano tra le violazioni che devono essere segnalate attraverso i canali previsti:
- reclami, controversie o richieste relative ad un interesse personale del Segnalante, come ad esempio questioni riguardanti esclusivamente il proprio rapporto di lavoro personale con i colleghi;
- informazioni chiaramente prive di fondamento;
- informazioni che sono già disponibili e di pubblico dominio;
- informazioni acquisite sulla base di speculazioni o pettegolezzi inattendibili (es. "rumors");
- violazioni già disciplinate da altri atti comunitari o nazionali (come previsto dalla "Parte II Allegato al D. Lgs. n. 24/2023");
- violazioni in materia di sicurezza nazionale e di appalti relativi alla difesa o alla sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell'Unione Europea.
Per essere ammissibile, la segnalazione non solo deve soddisfare i suddetti requisiti oggettivi, ma deve anche essere il più possibile precisa e circostanziata.
In particolare, è necessario che risultino chiare:
- le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione;
- la descrizione del fatto;
- le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto a cui attribuire il fatto segnalato.
È inoltre utile allegare qualsiasi documentazione che possa fornire elementi di fondatezza dei fatti oggetto della segnalazione.
Quando sono utilizzati i canali di segnalazione sopra menzionati, i Segnalanti hanno la possibilità di avvalersi del supporto di una persona designata che li assista durante il processo, la quale assume il ruolo di Facilitatore. In particolare, i Segnalanti hanno l'autonomia di nominare un Facilitatore, che può essere scelto tra persone interne e/o esterne all'azienda, secondo quanto ritenuto utile dal Segnalante. A titolo esemplificativo, ma non esaustivo, il ruolo di Facilitatore può essere assegnato al Gestore delle Segnalazioni, al responsabile diretto, al responsabile delle Risorse Umane, a un collega, a un soggetto terzo o a qualsiasi altro soggetto interno o esterno alla società.
La Società garantisce i Segnalanti, che in buona fede abbiano svolto segnalazioni, a tutela dell’integrità dell’ente, e gli ulteriori soggetti indicati nella procedura di Gestione delle Segnalazioni contro qualsiasi forma di ritorsione, tentata o effettiva, e da qualsiasi forma di discriminazione per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla Segnalazione.
Resta impregiudicata l’impunità del soggetto segnalante: resta dunque impregiudicata la responsabilità penale e disciplinare del segnalante dipendente della Società nell’ipotesi di segnalazione effettuata in malafede o con colpa grave, nonché l’obbligo di risarcire (ex art. 2043 del codice civile) eventuali danni causati dalle citate condotte qualora illecite.
Le informazioni relative agli eventuali sviluppi dei procedimenti disciplinari avviati nei confronti del Segnalato, ritenuto responsabile della violazione sollevata, o del Segnalante, per aver presentato intenzionalmente e in mala fede false accuse o denunce diffamatorie, devono essere obbligatoriamente trasmesse all'OdV.
11. Prestazioni di servizi infragruppo
Ai soli fini di quanto previsto nel presente paragrafo, per Gruppo si intendono le società controllate dalla, o collegate direttamente o indirettamente alla, Capogruppo.
Ove istituito, l’OdV della/e società che presta/no servizio/i infragruppo provvede/ono almeno una volta all’anno a redigere una relazione concernente lo svolgimento delle proprie funzioni in relazione all’esecuzione dei servizi richiesti e la invia al Consiglio di Amministrazione e al Collegio Sindacale (ove presente) della società beneficiaria del servizio.
11.1. Prestazioni di servizi svolte da Jil Sander a favore di società del Gruppo OTB
Nelle prestazioni di servizi svolte dalla Società a favore di altre società del Gruppo nell’ambito delle attività sensibili indicate nella Parte Speciale del presente Modello, la Società si attiene, oltre che al Codice Etico, a quanto previsto dal Modello, dai protocolli e dalle procedure stabilite per la sua attuazione.
Le prestazioni di servizi che possono interessare attività e operazioni a rischio di cui alla successiva Parte Speciale devono essere disciplinate da un contratto scritto.
Il contratto è comunicato all’Organismo di Vigilanza della Società.
Il contratto di prestazione di servizi infragruppo deve prevedere:
▪ l’obbligo da parte della società beneficiaria del servizio di attestare la veridicità e la completezza della documentazione o delle informazioni comunicate alla Società, ai fini dello svolgimento dei servizi richiesti;
▪ il potere dell’Organismo di Vigilanza della Società di richiedere informazioni all’Organismo di Vigilanza o, in mancanza, alle Funzioni aziendali competenti della società beneficiaria del servizio, al fine del corretto svolgimento delle proprie funzioni di vigilanza in relazione allo svolgimento dei servizi richiesti alla Società;
▪ il potere dell’Organismo di Vigilanza della società beneficiaria del servizio, ove presente, di richiedere informazioni all’Organismo di Vigilanza della Società, o, se necessario e previa informazione a quest’ultimo, alle Funzioni aziendali della Società, al fine del corretto svolgimento della propria Funzione di vigilanza.
11.2. Prestazioni di servizi svolte da società del Gruppo OTB in favore di Jil Sander
Nelle prestazioni di servizi svolte da società del Gruppo OTB in favore della Società nell’ambito delle attività sensibili indicate nella Parte Speciale del presente Modello, la Società si attiene, oltre che al Codice Etico di Gruppo, a quanto previsto dal Modello, dai protocolli e dalle procedure stabilite per la sua attuazione.
Le prestazioni di servizi, svolte da società del Gruppo in favore della Società che possono interessare attività e operazioni a rischio di cui alla successiva Parte Speciale, devono essere disciplinate da un contratto scritto.
Il contratto è comunicato all’Organismo di Vigilanza della Società.
Il contratto di prestazione di servizi infragruppo deve prevedere:
▪ l’obbligo, da parte della Società, di attestare la veridicità e la completezza della documentazione o delle informazioni fornite ai fini del ricevimento dei servizi richiesti;
▪ il potere dell’Organismo di Vigilanza della Società di richiedere informazioni all’Organismo di Vigilanza della società che presta i servizi o, in assenza dello stesso, alle Funzioni aziendali competenti della società che presta i servizi, al fine del corretto svolgimento della propria funzione di vigilanza;
▪ il potere dell’Organismo di Vigilanza della società che presta il servizio, ove presente, di richiedere informazioni all’Organismo di Vigilanza della Società o, se necessario e previa informazione a quest’ultimo, alle Funzioni aziendali della Società, al fine del corretto svolgimento della propria funzione di vigilanza.
I contratti devono prevedere che la società del Gruppo che eroga il servizio si doti di un proprio modello o, in mancanza, di specifiche procedure di controllo idonee a prevenire la commissione dei reati rilevanti per la Società nell’ambito delle attività svolte in favore della Società.
12. Sistema sanzionatorio
Il sistema sanzionatorio del Modello è un sistema autonomo di sanzioni finalizzato a rafforzare il rispetto e l’efficace attuazione del Modello.
Le misure sanzionatorie stabilite dal Modello non sostituiscono eventuali ulteriori sanzioni di altra natura (penale, amministrativa, civile e tributaria) che possano derivare dal medesimo fatto di reato.
L’instaurazione di un procedimento disciplinare, così come l’applicazione delle sanzioni di seguito indicate, prescindono pertanto dall’eventuale instaurazione e/o dall’esito di procedimenti penali aventi ad oggetto le medesime condotte.
Sono destinatari del sistema disciplinare tutti i Destinatari del Modello e del Codice Etico di Gruppo, entro i limiti indicati dal precedente paragrafo 9.
La Società condanna qualsiasi comportamento difforme, oltre che alla legge, alle previsioni del Modello e del Codice Etico, anche qualora il comportamento sia realizzato nell’interesse della Società stessa ovvero con l’intenzione di arrecare ad essa un indebito vantaggio.
12.1. Principi generali
Ogni presunta violazione del Modello o delle procedure stabilite in attuazione dello stesso, da chiunque commessa, deve essere immediatamente comunicata per iscritto all’Organismo di Vigilanza, ferme restando le procedure e i provvedimenti di competenza del titolare del potere disciplinare.
Il dovere di segnalazione grava su tutti i Destinatari del Modello.
Dopo aver ricevuto la segnalazione, l’Organismo di Vigilanza deve immediatamente porre in essere i dovuti accertamenti, previa tutela del Segnalante come meglio esplicitato sopra. Le sanzioni sono adottate dagli organi aziendali competenti, in virtù dei poteri loro conferiti dallo statuto o da regolamenti interni alla Società. Dopo le opportune valutazioni, l’OdV informerà il titolare del potere disciplinare che darà il via all’iter procedurale al fine delle contestazioni e dell’ipotetica applicazione delle sanzioni.
12.2. Condotte rilevanti e criteri di valutazione
La violazione (o il solo tentativo di violazione) delle disposizioni contenute nel Modello, nelle procedure che costituiscono attuazione del Modello e/o nel Codice Etico del Gruppo adottati dalla Società può avvenire tramite azioni o comportamenti anche omissivi, riconosciuti come rilevanti per l’applicazione della relativa sanzione.
Costituiscono infrazioni disciplinari i seguenti comportamenti:
▪ condotte, anche omissive, dirette in modo univoco alla commissione di un reato previsto dal Decreto;
▪ violazione, anche con condotte omissive e in eventuale concorso con altri soggetti, dei principi di comportamento prescritti dal Modello, delle procedure operative aziendali che ne costituiscono attuazione ,dal Codice Etico di Gruppo e dalla policy Whistleblowing di gestione delle segnalazioni;
▪ omissione dei controlli sulle attività sensibili o su fasi di esse previsti dal Modello;
▪ redazione, anche in concorso con altri, di documentazione non veritiera;
▪ agevolazione nella redazione da parte di altri di documentazione non veritiera;
▪ sottrazione, distruzione o alterazione della documentazione inerente a una procedura operativa aziendale per eludere il sistema dei controlli previsto dal Modello;
▪ omissione dei controlli prescritti dal Modello e dalle relative procedure in materia di tutela della salute e sicurezza dei lavoratori;
▪ omissione dei controlli prescritti dal Modello e dalle relative procedure in materia ambientale;
▪ comportamenti di ostacolo o elusione alla attività di vigilanza dell’OdV;
▪ impedimento all’accesso alle informazioni e alla documentazione richiesta dai soggetti preposti ai controlli delle procedure e delle decisioni;
▪ realizzazione di qualsiasi altra condotta idonea a eludere il sistema di controlli previsto dal Modello;
▪ mancata vigilanza sull’operato dei propri sottoposti nell’ambito delle attività sensibili di cui al Modello;
▪ omessa segnalazione all’OdV delle violazioni rilevate e/o delle violazioni della policy Whistleblowing di gestione delle segnalazioni;
▪ omessa valutazione e omessa tempestiva assunzione di provvedimenti in merito a segnalazioni e indicazioni di necessità di interventi da parte dell’OdV.
Al fine di individuare la sanzione corretta in base ai criteri di proporzionalità e di adeguatezza, le possibili violazioni sono valutate secondo la loro gravità alla luce dei seguenti criteri di valutazione:
▪ l’intenzionalità del comportamento;
▪ il grado di negligenza, di imperizia e di imprudenza;
▪ numero e rilevanza dei principi di comportamento del Modello disattesi;
▪ le mansioni, la qualifica ed il livello di inquadramento del dipendente, l’incarico dirigenziale ricoperto o l’organo societario di cui il soggetto risulta membro;
▪ la presenza di precedenti disciplinari;
▪ la commissione di più violazioni nell’ambito della medesima condotta;
▪ il concorso di più soggetti nella realizzazione della condotta illecita;
▪ la sussistenza di circostanze aggravanti o attenuanti;
▪ la recidiva nell’arco dell’ultimo triennio;
▪ l’entità del danno derivante alla Società ed a cose e/o a persone, compresi i clienti/utenti;
▪ la gravità della lesione del prestigio della Società.
La commissione di un reato previsto dal Decreto e il comportamento di ostacolo alle funzioni dell’OdV costituiscono sempre violazione grave che può portare all’applicazione della sanzione disciplinare massima stabilita per ciascuna categoria di destinatari di cui al successivo paragrafo 12.3.
La reiterazione persistente di uno qualsiasi dei comportamenti sopra indicati rende la violazione grave e può portare all’applicazione della sanzione disciplinare massima stabilita per ciascuna categoria di destinatari di cui al successivo paragrafo 12.3.
Le altre violazioni saranno valutate dalla Funzione aziendale dotata del potere disciplinare alla luce delle circostanze concrete e dei criteri di valutazione sopra enunciati, ai fini dell’applicazione di una sanzione che sia proporzionata e sufficientemente dissuasiva.
Qualora con un solo atto o comportamento siano state commesse più infrazioni suscettibili di sanzioni diverse, si applica quella più grave.
Con riferimento al sistema sanzionatorio relativo alla corretta gestione delle segnalazioni degli illeciti ex art. 6, comma 2-bis, D. Lgs. 231/2001 (c.d. “whistleblowing”) sono previste, secondo quanto indicato al successivo paragrafo 12.3:
- sanzioni a tutela del segnalante per chi pone in essere atti di ritorsione o discriminatori, diretti o indiretti, nei confronti del segnalante per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla segnalazione;
- sanzioni nei confronti di chi effettua, con dolo o colpa grave, segnalazioni che si rivelino infondate. Le sanzioni sono definite in relazione al ruolo del destinatario delle stesse.
12.3. Sanzioni e misure disciplinari
Il Modello e il Codice Etico costituiscono un complesso di norme alle quali il personale dipendente deve uniformarsi anche ai sensi di quanto previsto dal CCNL di riferimento in materia di norme comportamentali e di sanzioni disciplinari. Pertanto, la violazione delle previsioni del Modello e del Codice Etico e delle sue procedure di attuazione, comporta l’applicazione del procedimento disciplinare e delle relative sanzioni, ai sensi di legge e del CCNL di riferimento. Il rispetto delle disposizioni del Modello e del Codice Etico vale nell’ambito dei contratti di lavoro di qualsiasi tipologia e natura, inclusi quelli con i dirigenti, a tutele crescenti, part-time, nonché nei contratti di collaborazione rientranti nella c.d. para subordinazione.
Misure nei confronti dei Dipendenti
La violazione delle singole regole comportamentali del Codice Etico di Gruppo e del Modello da parte dei Dipendenti con qualifica di impiegato e quadro costituisce illecito disciplinare, con gli effetti previsti dalla legge e dalla contrattazione collettiva ed aziendale applicabile. I provvedimenti disciplinari applicabili, in ordine crescente di gravità, consistono, conformemente alle norme sopra richiamate e nel rispetto degli artt. 72, 73 e 74 del CCNL delle aziende industriali tessili ed affini, nelle seguenti misure:
a) richiamo verbale o ammonizione scritta per la violazione delle procedure e/o dei protocolli o dei principi di comportamento previsti nel Modello e/o nel Codice Etico di Gruppo;
b) multa non superiore a 2 ore dell’elemento retributivo nazionale di cui all’art. 72 punto 2 del vigente CCNL, nel caso di violazione reiterata delle procedure e/o dei protocolli o dei principi di comportamento previsti nel Modello e nel Codice Etico di Gruppo;
c) sospensione dal lavoro e dalla retribuzione fino ad un massimo di 3 giorni ove si verifichi una violazione delle procedure e/o dei protocolli o dei principi di comportamento del Modello o del Codice Etico di Gruppo che comporti una situazione di pericolo per l’integrità dei beni aziendali oppure che arrechi danno alla Società;
d) licenziamento. A titolo esemplificativo, può trovare applicazione la sanzione del licenziamento con preavviso nell’evenienza di reiterata grave violazione delle procedure e/o dei protocolli o dei principi di comportamento del Modello o del Codice Etico di Gruppo; può invece trovare applicazione la sanzione del licenziamento senza preavviso nel caso di commissione – o di condotta diretta in modo univoco alla commissione – di un reato di cui al Decreto o comunque di violazioni commesse con dolo o colpa tanto gravi da non consentire la prosecuzione, neanche provvisoria, del rapporto di lavoro.
Non può essere adottato alcun provvedimento disciplinare nei confronti del lavoratore senza avergli preventivamente contestato l’addebito e senza averlo sentito a sua difesa.
Salvo che per il richiamo verbale, la contestazione deve essere effettuata per iscritto ed i provvedimenti disciplinari non possono essere comminati prima che siano trascorsi 5 giorni, nel corso dei quali il lavoratore può presentare le sue giustificazioni.
Il lavoratore può presentare le proprie giustificazioni anche verbalmente, con l’eventuale assistenza di un rappresentante dell’associazione sindacale cui aderisce o conferisce mandato ovvero da un dirigente della rappresentanza sindacale aziendale.
L’irrogazione della sanzione deve essere motivata e notificata per iscritto al lavoratore nel termine ordinatorio di dieci giorni dalla scadenza del termine assegnato al lavoratore stesso per presentare le sue giustificazioni.
I provvedimenti disciplinari di cui sopra possono essere impugnati dal lavoratore in sede sindacale, secondo le norme contrattuali relative alle vertenze. Non si tiene conto a nessun effetto dei provvedimenti disciplinari decorsi due anni dalla loro comminazione.
Misure nei confronti dei Dirigenti
La violazione delle singole regole comportamentali del Codice Etico e del Modello da parte dei Dirigenti, il cui rapporto di lavoro sia regolato dal vigente CCNL, determina l’applicazione delle misure sanzionatorie più idonee, ivi compreso, nei casi più gravi, il licenziamento nel rispetto delle procedure previste dall’art. 7 della Legge 300/1970; resta ferma per la Società la possibilità di valutare e formulare ogni richiesta risarcitoria per il ristoro dei danni cagionati in conseguenza di detti comportamenti, ivi inclusi i danni causati dall’applicazione da parte del giudice delle misure previste dal Decreto.
Le sanzioni disciplinari applicabili, graduate in relazione alla intensità ed eventuale recidiva del comportamento, possono consistere in:
a) ammonizione scritta nel caso di infrazioni ritenute di lieve gravità avuta considerazione dei criteri di valutazione di cui al precedente paragrafo 12.2 (ovvero ad es. elemento soggettivo colposo con lieve grado di negligenza, assenza di precedenti disciplinari, assenza o particolare tenuità del danno cagionato alla Società o a terzi, sussistenza di particolari circostanze attenuanti);
b) multa, nel massimo di una giornata di retribuzione tabellare nell’evenienza di un’infrazione che comporti un’apprezzabile o significativa esposizione al rischio di commissione di uno dei reati di cui al Modello;
c) sospensione dalle funzioni e dallo stipendio, fino a un massimo di 3 giornate nel caso di plurime reiterazioni dei comportamenti di cui alla lettera a) o nel caso di reiterazione delle azioni od omissioni di cui alla lettera b);
d) licenziamento per giusta causa nell’eventualità di condotte dirette in modo univoco alla commissione di un reato di cui al Decreto o comunque di violazioni commesse con dolo o colpa tanto gravi da non consentire la prosecuzione, neppure provvisoria, del rapporto di lavoro. Questa sanzione viene applicata anche nel caso in cui venga impedita dolosamente, nella funzione di propria competenza, l’applicazione delle prescrizioni e delle procedure e/o dei protocolli e dei principi di comportamento previsti dal Modello e/o dal Codice Etico di Gruppo.
Misure nei confronti degli Amministratori
In caso di violazione delle singole regole comportamentali del Codice Etico di Gruppo e del Modello da parte degli Amministratori, l’OdV informa il Collegio Sindacale, il quale provvede a convocare l’Assemblea per le opportune iniziative previste dalla vigente normativa. Le eventuali sanzioni applicabili possono consistere, in relazione alla gravità del comportamento, in:
a) censura scritta a verbale nel caso di violazioni di lieve gravità;
b) sospensione del compenso nel caso di violazioni che comportino un’apprezzabile esposizione al rischio di commissione di reati di cui al Modello o in presenza di plurime reiterazioni dei comportamenti di cui alla lettera a);
c) revoca dell’incarico qualora la violazione dell’amministratore sia di gravità tale da ledere la fiducia della Società nei suoi confronti, quali ad esempio infrazioni che comportino la commissione di uno dei reati di cui al D. Lgs. 231/2001 oppure che danneggino (patrimonialmente o non) la Società e/o i Soci.
Misure nei confronti dei Sindaci
In caso di violazione delle singole regole comportamentali del Codice Etico di Gruppo e del Modello da parte di un componente del Collegio Sindacale (ove presente), l’OdV deve darne immediata comunicazione al Consiglio di Amministrazione mediante relazione scritta. Il Consiglio di Amministrazione dispone l’audizione dell’interessato, a cui partecipa anche l’OdV, e acquisisce eventuali deduzioni dell’OdV ed effettua eventuali ulteriori accertamenti ritenuti opportuni. Il Consiglio di Amministrazione, qualora si tratti di violazioni gravi tali da integrare giusta causa per la risoluzione del rapporto, convoca l’Assemblea e propone la revoca del componente del Collegio Sindacale nelle forme di legge. Qualora il comportamento del componente del Collegio leda la fiducia della Società sulla affidabilità dell’intero Collegio Sindacale (ove presente), l’Assemblea potrà, nelle forme di legge, revocare e sostituire l’intero Collegio.
Misure nei confronti dei Destinatari terzi
In caso di violazioni delle singole regole comportamentali previste nel Codice Etico di Gruppo e della Parte generale del Modello da parte di Destinatari terzi (es. lavoratori autonomi, collaboratori, partner, stilisti, consulenti, procuratori, fornitori di servizi, di beni, di manodopera in appalto o in subappalto), l’OdV informa mediante relazione scritta il Presidente del Consiglio di Amministrazione, il quale valuterà le modalità per procedere all’accertamento della violazione conformemente alle previsioni contrattuali.
Il Presidente informa il Consiglio di Amministrazione il quale, sentito il Responsabile della Funzione al quale il contratto o rapporto si riferisce, può procedere a seconda della tipologia di contratto:
a) a richiamare al puntuale rispetto delle previsioni del Codice Etico di Gruppo e della normativa applicabile vigente, pena l’applicazione della penale di seguito indicata ovvero la risoluzione del rapporto negoziale intercorrente con la Società;
b) all’applicazione di una penale proporzionata al valore economico del contratto e alla gravità della violazione;
c) alla richiesta di risarcimento per eventuali danni alla Società;
d) in caso di violazioni gravi o ripetute, all’immediata rescissione del contratto o alla risoluzione degli accordi commerciali in essere.
Il procedimento sopra descritto trova applicazione, fatti i debiti mutamenti, anche qualora sia riscontrata la violazione del Modello da parte dei componenti esterni dell’OdV (al membro interno si applicheranno le previsioni di cui ai paragrafi precedenti relativi alle misure nei confronti dei dirigenti/dipendenti). In tal caso, la segnalazione della violazione sarà tramessa al Presidente del Collegio Sindacale, il quale provvederà a redigere la relazione ed a trasmetterla al Consiglio di Amministrazione.
13. Comunicazione e formazione
La comunicazione del Modello è affidata alla Funzione Human Resources che garantisce, attraverso i mezzi ritenuti più opportuni, la sua diffusione e la conoscenza effettiva a tutti i Destinatari di cui al paragrafo 9.
È compito della Società attuare e formalizzare specifici piani di formazione, con lo scopo di garantire l’effettiva conoscenza del Decreto, del Codice Etico e del Modello da parte di tutte le Direzioni e Funzioni aziendali. La formazione deve essere differenziata a seconda che la stessa si rivolga ai dipendenti nella loro generalità, ai dipendenti che operino in specifiche aree di rischio, agli Amministratori, ecc., sulla base dell’analisi delle competenze e dei bisogni formativi elaborata dalla Funzione Human Resources.
La formazione del personale ai fini dell’attuazione del Modello è obbligatoria per tutti i Destinatari interni ed è gestita dalla Funzione Human Resources; l’Organismo di Vigilanza monitora che i programmi di formazione siano effettuati tempestivamente.
La Società garantisce la predisposizione di mezzi e modalità che assicurino sempre la tracciabilità delle iniziative di formazione e la formalizzazione delle presenze dei partecipanti, la possibilità di valutazione del loro livello di apprendimento e la valutazione del loro livello di gradimento del corso, al fine di sviluppare nuove iniziative di formazione e migliorare quelle attualmente in corso, anche attraverso commenti e suggerimenti su contenuti, materiale, docenti, ecc.
La formazione, che può svolgersi anche a distanza o mediante l’utilizzo di sistemi informatici, e i cui contenuti sono vagliati dall’Organismo di Vigilanza, è operata da esperti nella disciplina dettata dal Decreto.